Elliptyques est un partenaire Google primé qui vise à donner aux entreprises en croissance un avantage concurrentiel en les canalisant davantage de clients ou de prospects de meilleure qualité. Ils utilisent une approche totalement transparente qui utilise les données des clients pour créer un stratégie de marketing qui optimise les options publicitaires. Ali White, le directeur d'Elliptycs, a découvert qu'au fur et à mesure que son entreprise grandissait, le simple système de gestion des tâches et des projets que son équipe utilisait ne pouvait tout simplement pas suivre les emplois complexes que l'entreprise attirait. Voici comment il a utilisé les projets de travail d'équipe pour améliorer leur réactivité à l'aide d'outils avancés de suivi du temps - et coordonner chaque membre de l'équipe, client, pigiste ou entrepreneur impliqué dans un projet.

“S'il y a un outil en entreprise qui a révolutionné ma façon de travailler, c'est bien celui-ci. J'ai essayé de nombreux autres systèmes de gestion de projet au fil des ans et je n'en ai pas trouvé un aussi efficace que ce logiciel. »

Les défis

Lors de la création d'Elliptycs en 2016, Ali avait besoin d'outils pour l'aider à gérer une petite équipe responsable d'un grand nombre de fonctions opérationnelles clés. Heureusement, Ali avait utilisé des projets de travail d'équipe lors de deux emplois précédents, il avait donc une bonne idée de combien de façons le logiciel pouvait aider sa nouvelle entreprise dès le début. Au sommet de ses priorités se trouvaient des fonctionnalités qui lui permettaient d'attribuer des tâches, d'anticiper les goulots d'étranglement, puis d'évaluer avec précision les charges de travail et l'avancement des projets. Après avoir utilisé les projets de travail d'équipe dans d'autres contextes commerciaux, il savait à quel point il dépendait des outils de reporting intégrés qui lui permettaient d'analyser les flux de travail de l'équipe et de déterminer où investir son temps pour obtenir les meilleurs résultats et le meilleur retour sur investissement.

“Je voulais vraiment comprendre ce qu'il y avait dans l'assiette de chaque membre de l'équipe à un moment donné, comment ils progressaient dans leurs tâches à accomplir et ce qui était en retard pour les aider à gérer leur charge de travail. "

L'un des besoins quotidiens les plus pressants pour les Elliptyques était un simple outil de suivi du temps lié à chaque tâche ou sous-tâche. Sans cela, Ali savait qu'il serait incapable d'évaluer les progrès accomplis dans le respect des délais et d'estimer à quel point son équipe atteindrait ses prévisions budgétaires. Au sein des tâches, Ali souhaitait également attribuer plusieurs sous-tâches, compte tenu de la profondeur et de la complexité des projets qu'ils entreprenaient. Le suivi de chacun d'entre eux et la flexibilité nécessaire pour attribuer une tâche à plusieurs personnes qui y collaboraient étaient essentiels pour attribuer les charges de travail et les responsabilités.

"La gestion des tâches était vraiment la clé pour nous. Je savais que travailler avec les fonctionnalités de Projects faisait toute la différence pour organiser et visualiser les projets d'une manière qui nous aidait à collaborer en douceur et à respecter nos délais. "

La communication était un autre problème complexe qui nécessitait la bonne solution. De nombreux membres de l'équipe étaient habitués à la messagerie par e-mail, ce qui augmentait la possibilité que des informations soient croisées ou perdues dans des boîtes de réception déjà pleines. Avant les projets de travail d'équipe, Ali a vu d'autres équipes perdre des heures à rechercher des e-mails contenant des décisions ou des documents cruciaux. Il savait que les projets de travail d'équipe simplifiaient également la collaboration, de la messagerie quotidienne au partage de documents, en conservant chaque élément de communication et chaque fichier au même endroit. Ali a particulièrement apprécié avoir un moyen de fournir des commentaires tels que des annotations et des annotations, mais le faire directement sur les tâches et les fichiers pertinents avec commercialisation créatif.

La solution

Après avoir examiné ses besoins et son expérience des projets de travail d'équipe, Ali savait que la solution logicielle disposait des meilleurs outils de gestion de projet pour répondre à ses besoins. Son équipe rapidement embarqué aux projets de travail d'équipe et a immédiatement vu la valeur d'une structure de tâches détaillée. Aujourd'hui, Elliptycs utilise des projets de travail d'équipe pour créer divers projets avec des listes de tâches, tâches, et sous-tâches. Ils comptent également beaucoup sur leur capacité à définir les dépendances des tâches, qui n'étaient pas disponibles dans leur système précédent.

“Nous pouvons faire beaucoup plus avec les fonctionnalités de tâches de Teamwork Projects, qui nous permettent de configurer des projets et de les ajuster au besoin. Chacun a une idée précise de ses responsabilités et de la manière dont cela s'inscrit dans l'ensemble du projet. »

Avec le intégré suivi du temps fonctionnalité qui permet aux membres de l'équipe heure du journal directement aux tâches, non seulement leur projet estimations plus précis, mais chacun a une meilleure compréhension de sa propre performance personnelle tout au long du projet. La communication s'est également améliorée avec commentaires qui sont directement liées à des tâches individuelles, de sorte que les membres de l'équipe ne perdent plus de temps à rechercher des conversations importantes. La collaboration avec les clients est devenue beaucoup plus facile avec les projets de travail d'équipe, à la fois grâce à des fonctionnalités améliorées et parce que l'interface utilisateur intuitive permet à Ali d'intégrer rapidement les clients et de les tenir informés tout au long du projet. À partir de la réunion de lancement initiale, ils peuvent avoir une vue immédiate de ce qui est en cours et de ce qui est terminé.

Utilisation de projets de travail d'équipe pour l'intégration

Ali utilise Teamwork Projects pour l'aider à tout planifier, en commençant par le pitch aux clients et la potentielle réunion de lancement. Les nouveaux clients sont présentés aux projets de travail d'équipe lors de cette réunion initiale, et Ali leur donne une visite rapide pour les familiariser avec quelques-unes des fonctionnalités les plus utilisées comme les tâches, outils de reporting, commentaires, et attacher des dossiers. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les membres de l'équipe Elliptycs utiliseront les projets de travail d'équipe dans le cadre de chaque enregistrement, soit en communiquant via la plate-forme, soit en partageant un écran lors d'un appel vidéo.

“Nous continuons à mettre les projets de travail d'équipe devant nos clients pour les aider à voir à quel point nous en dépendons tout au long de leur projet. Cela en fait une seconde nature, même sans tutoriels ou sessions de formation spécifiques. »

Les projets de travail d'équipe ont été particulièrement utiles lors de la communication avec des clients qui ont leur propre équipe informatique ou des ressources de développement Web internes. Elliptycs peut facilement attribuer des tâches à ces équipes via des projets de travail d'équipe, puis obtenir alertes lorsque ce travail est terminé, éliminant ainsi le besoin de vérifications fréquentes ou de mises à jour manquées. Les équipes d’Ali travaillent fréquemment avec d’autres sous-traitants pour mener à bien des projets, soit en tant que partenaires directs, soit parce que leurs clients ont régulièrement des travailleurs indépendants ou des entreprises dont ils dépendent. Chacun de ces utilisateurs supplémentaires est facile à ajouter et grâce aux commandes granulaires de Teamwork Projects, les informations peuvent être partagées ou restreintes avec exactement les bons utilisateurs. Les listes de tâches et les tâches spécifiques peuvent également être limitées aux personnes au sein d'une entreprise, ce qui élimine la surcharge d'informations, les erreurs de communication ou la nécessité de dupliquer les listes de tâches pour certaines équipes ou personnes.

“L'interface utilisateur conviviale nous permet d'inclure toutes les personnes qui participent au projet, ce qui facilite grandement notre travail. En prime, nous ressemblons à des héros pour trouver un moyen de garder tous les utilisateurs et les variables ensemble. »

Les avantages

La possibilité de suivre le temps passé pour chaque client, projet et tâche a apporté certains des premiers retours sur investissement d'Elliptycs dans les projets de travail d'équipe. À tout moment du projet, Ali peut revoir le temps passé pour ne pas se laisser emporter et dépasser les coûts prévus. Détaillé rapports sur l'heure de connexion permet également à Ali d'identifier les points les plus faibles de leurs processus - et de localiser là où ils produisent le meilleur retour sur investissement - afin qu'ils puissent ajuster leurs ressources en conséquence.

“Nous avons économisé des dizaines de milliers de livres sterling en localisant les zones de déchets et de rentabilité avec les outils de suivi du temps. Cela rend l'analyse des coûts beaucoup plus précise. »

Au fur et à mesure que les membres de l'équipe ont vu comment et où ils peuvent travailler ensemble plus efficacement, bon nombre des obstacles habituels sont tombés. Les documents et les conversations sont faciles à localiser, tout le monde peut voir ce qui est à venir et les délais de ponctualité sont désormais standard. Des flux de travail plus fluides et plus de transparence donnent à chaque contributeur du projet plus de confiance dans le processus, ce qui rend le travail quotidien plus agréable. Les clients sont tellement satisfaits de la plate-forme et de l'organisation du projet qu'Elliptycs n'a eu aucun problème à obtenir des références. Au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, Ali s'est engagé à garder les projets de travail d'équipe dans l'image. Nouvelles intégrations et fonctionnalités, comme aperçu du projet et modification en masse des tâches fournissent une valeur significative et réduisent continuellement le travail chargé qui vole des heures productives.

"Teamwork Projects propose des ensembles de fonctionnalités pour faciliter la gestion de votre charge de travail, de celle de votre équipe ou de celle de votre entreprise. Le logiciel est absolument fondamental pour l’activité d’Elliptycs car il est si bon. »