Ce mois-ci, nous nous concentrons sur le noble métier de la comptabilité, et dans le post d’aujourd’hui, nous vous présenterons Orla Linehan à base de liège Comptables agréés Fidelia qui utilise Teamwork.com dans son entreprise.

Nous nous sommes assis avec Orla autour d'une tasse de café pour lui demander comment les comptables utilisent Teamwork.com. Dans cet article sur l'Industrie du mois, nous expliquerons comment la profession comptable a changé avec la popularité du courrier électronique, ce qu'elle aime le plus dans son travail et quels éléments l'aident, elle et son équipe, à mieux servir leurs clients. Plus tard ce mois-ci, nous publierons un deuxième article sur la façon dont elle utilise les projets de travail d'équipe dans son travail, y compris des conseils fabuleux de votre part, nos lecteurs!

La comptabilité comme solution de problème utile

Orla adore le défi d'utiliser les mathématiques pour résoudre des problèmes ou des énigmes dans son travail de comptable. Certains peuvent penser que le travail des comptables peut être ennuyeux, mais Orla le considère comme l’entreprise du client et qu’ils essaient de le faire fonctionner et de réussir. Cela alimente son intérêt à résoudre les problèmes et à surmonter les défis. Comme beaucoup de comptables, Orla est un peu un super-héros détective de réconciliation financière.

Qu'est-ce que tu aimes dans ton travail?

Bord: “Le côté résolution de problèmes des choses. J'ai promis à ma mère de ne jamais être une comptable ennuyeuse et de ne parler que des audits. Cela facilite les échanges avec les clients. "Ce que nous faisons pour les start-ups, c'est que nous sommes là tout le temps pour qu'elles puissent nous appeler à tout moment sans encourir de nouveaux frais. Parfois, ils sont liés à la fiscalité, parfois aux affaires, et parfois c'est juste pour les rassurer qu'ils sont sur la bonne voie. Nous aimons faire partie de leur équipe de conseillers. »

Travaillez n'importe où, n'importe quand

Bien que la plupart des choses puissent être faites de n'importe où et à tout moment, Orla admet qu'elle préfère travailler dans son bureau en raison de la concentration. L'équipe de trois, Orla, Dennis et Karen, chez Fidelia Chartered Accountants, travaille ensemble, mais a également ses propres priorités et spécialités dans le travail. Dans leur espace de bureau partagé, il y a une dynamique productive qui équilibre la paix concentrée, la discussion collaborative et la bêtise occasionnelle.

Tant que le travail est fait, les heures et les jours ne sont pas pertinents sauf au moment de la date limite fiscale.

Comment décidez-vous quand et où vous travaillerez afin de concilier vie professionnelle et vie privée

Bord: “La journée doit être de neuf à cinq heures et demie. Vous pouvez venir tous les jours et si tout est fait le jeudi, la semaine est terminée. Tant que le travail est terminé, tout va bien. "

Qu'est-ce que ça fait de partager un espace de travail avec deux autres? Comment avez-vous réussi à avoir un plan de bureau open space?

Bord: “Nous sommes trois dans le même bureau, ce qui est inhabituel car j'avais l'habitude d'avoir mon propre espace. C’est bien de pouvoir se poser des questions, bien que ce ne soit généralement pas le cas parce que nous ne ferions rien. C’est bien d’avoir d’autres personnes là-bas pour le travail ou pour rire. »

Gestion des e-mails

C'est aujourd'hui plus que jamais que la demande de réponses immédiates se fonde sur le courrier électronique. Le volume est stupéfiant, et Orla dit que cela conduit souvent à un cycle improductif de va-et-vient alors que le simple fait de décrocher le téléphone pourrait le résoudre en dix minutes. Sa politique «Just Pick Up The Phone» est crédité d'une productivité accrue au bureau. Ils prévoient également des heures spécifiques pour vérifier les e-mails et éviter de jeter un œil en dehors de ces heures.

Comment la technologie a-t-elle changé votre façon de travailler?

Bord: “Le plus important est la quantité d'e-mails que nous recevons. Quand j'ai commencé, nous recevions une lettre et disposions de trois semaines pour y répondre. Personne ne ferait un œil si c'était quatre semaines. «Les déclarations de revenus devaient être rapides, même si peu de pénalités existaient pour les déclarations tardives, car elles étaient effectuées sur papier et par la poste. Désormais, presque toutes les communications, que ce soit avec les revenus ou les clients, se font en ligne par e-mail ou par des systèmes en ligne. En conséquence, il y a une pression pour répondre dans les cinq minutes. "

Trouvez-vous le courrier électronique efficace ou inefficace en tant qu'outil de communication?

Bord: “Nous avons dû mettre en place des limites pour ne vérifier les e-mails que pendant cinq minutes à la fois. Nous avons également une politique intitulée «Il suffit de prendre le téléphone». Vous êtes coincé dans un cauchemar d'e-mails où vous pensez que vous parlez d'une chose et qu'ils en parlent d'une autre, alors qu'un appel téléphonique de cinq minutes réglerait le problème.

“J'ai eu des fils de discussion contenant 20 e-mails et nous parlons tous les deux de choses complètement différentes. C'est tellement rapide que les gens ne pensent pas toujours au contenu, mais si vous écrivez une lettre, vous êtes plus précis avant de l'envoyer. "

Gestion du temps

En plus de l'heure quotidienne et la gestion des tâches, comme pour les courriels limités, Orla et son équipe ont fixé un jour spécifique «Get Stuff Done» lorsqu'ils ont informé leurs clients que les comptables ont un audit jour et répondra le jour suivant, mais peut être téléphoné pour les problèmes urgents.

Elle dit que cela a été un énorme succès. Ils gèrent le classement en retard, la commande de fournitures et toute autre tâche qui ne se fait pas parce que cela ne profite pas immédiatement au client, de sorte qu'il est reporté d'un jour, puis d'une semaine, puis plus.

Quelles sont vos plus grandes exigences en matière de gestion du temps?

Bord: “Nous avons beaucoup de délais à respecter et, dans certains cas, les recettes imposent immédiatement des amendes en cas de dépôt tardif. Nous avions besoin de quelque chose pour gérer les retours et les tâches récurrents. Avec 30 retours à la fois, c'est beaucoup à gérer. Je ne sais vraiment pas comment ils l’avaient fait avant la technologie. »

Êtes-vous aussi à l'aise avec la technologie qu'avec les chiffres?

Bord: “Oui. Nous avons eu notre premier ordinateur quand j'avais huit ans. C'était le premier ordinateur de la ville. Mon père a vu ce qui allait arriver.

Collaborer avec les clients

Orla pense que son entreprise est une extension des entreprises des clients. C'est comme être un directeur financier pour plusieurs entreprises, des jeunes entreprises aux grands établissements de longue date. Les clients peuvent faire leur propre comptabilité et gérer leurs comptes, puis les comptables examinent les fichiers des comptes partagés chaque mois pour s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie. Cette collaboration moderne est rendue possible par le cloud, mais fondée sur de bons chiffres à l'ancienne et la résolution de problèmes.

Quelle est votre philosophie de travail?

Bord: “Nous aimons sentir que nous faisons partie de l'équipe financière du client. Même s'ils ne nous appellent que quelques fois par an, ils savent qu'il y a quelqu'un qui peut les aider à répondre à leur question, qu'elle soit liée à la fiscalité ou à la création d'entreprise. »

Comment le cloud a-t-il changé votre capacité à servir les clients?

Bord: “Une grande partie des logiciels de comptabilité est également installée sur le cloud, ce qui nous permet de collaborer davantage avec nos clients afin que nous puissions tous les deux nous connecter et voir ce qui se passe avec les ensembles de données.

“Nous avons des clients qui font la plupart de la comptabilité quotidienne, puis nous nous connectons à la même chose pour l'examiner chaque mois. C’est la façon dont la plupart des comptables travaillent de nos jours. Il existe actuellement tellement d'options logicielles que nous devons savoir comment les utiliser toutes. Le côté informatique de la comptabilité a tellement changé. »

Maintenant que vous avez rencontré Orla et en savoir plus sur sa résolution d'énigmes comptables, nous souhaitons en savoir plus sur votre travail en comptabilité, car nous écrivons un autre article sur la manière dont les projets de travail d'équipe, le bureau de travail d'équipe et la version bêta du chat en équipe sont utilisés dans le processus comptable.

Dans notre prochain article, nous interviewerons Louise McLoughlin de comptes e-BAS à Torquay, Victoria, Australie, sur ses expériences.

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