Des réunions peuvent être nécessaires, mais elles ne sont pas toujours la meilleure utilisation du temps de votre équipe. Une réunion efficace nécessite une gestion du temps, de la communication et de l'organisation. Cela devient plus difficile lors de la gestion d'une équipe mixte de travailleurs distants et de bureau. Une équipe dispersée présente des défis uniques. Nous vous fournirons donc quelques conseils pour vous aider à rendre votre prochaine réunion bien meilleure pour toutes les personnes impliquées.


Les réunions sont la façon dont les entreprises font avancer les choses. Lorsqu'ils sont bien réalisés, ils peuvent augmenter la productivité de l'équipe et permettre à chacun de communiquer et de collaborer efficacement. Mais les réunions ont aussi un côté sombre, et nous l’avons tous vu. Si vous ne faites pas attention, les réunions peuvent en silence voler des heures facturables et de la productivité, ce qui draine l'engagement et les bénéfices. Les choses deviennent encore plus difficiles lorsque votre entreprise dispose d'une équipe mixte de travailleurs internes et à distance. Non seulement vous devrez tenir compte de la perte de signaux physiques et de langage corporel qui accompagnent les interactions quotidiennes en face à face, mais il faudra également beaucoup plus de travail pour vous assurer que vos travailleurs à distance se sentent comme faisant partie. de la culture d'entreprise. Pour réussir, votre équipe doit se rassembler et trouver ce qui fonctionne le mieux pour tout le monde. Voici 9 conseils pour organiser une réunion efficace qui permet aux membres de votre équipe distante et au bureau de réussir.

1. La préparation est essentielle

La préparation est importante pour toute réunion, mais elle l'est encore plus lorsque vous travaillez avec une équipe mixte de travailleurs au bureau et à distance. Il y a des défis uniques qui se posent lorsque certains membres de l'équipe sont situés dans différents bureaux, pays ou fuseaux horaires. La personne responsable de la planification de la réunion doit comprendre les besoins de tous les participants et définir une heure qui fonctionne. Un excellent moyen de rationaliser ce processus est de créer un accord d'équipe. Ce document partagé inclut les meilleurs moments pour les réunions, pour chaque membre de l'équipe, et des informations supplémentaires sur les styles de communication, les outils préférés, etc. Les membres de l'équipe peuvent mettre à jour le document librement à mesure que leurs préférences ou leur disponibilité changent.

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Tous les documents importants qui doivent être examinés avant la réunion doivent également être partagés. Personne n'aime passer les 15 premières minutes d'une réunion à se familiariser avec la documentation qui pourrait être communiquée à l'avance.

2. Ayez un ordre du jour et respectez-le

Une fois que tous les membres de l'équipe sont préparés pour la réunion, un ordre du jour clairement défini est essentiel. Un ordre du jour gardera les réunions sur la bonne voie et donnera à votre équipe une idée claire de ce qui doit être accompli dans le temps imparti. Cela permet de réduire les allers-retours au début de la réunion et permet à l'équipe de se concentrer plus rapidement sur ce qui est important. L'ordre du jour de votre réunion doit inclure les éléments suivants pour donner à chaque membre de l'équipe une idée précise du déroulement de la réunion:

  • Longueur — Le temps alloué à la réunion

  • Participants — Tous ceux qui seront impliqués et ce dont ils sont responsables

  • Points à discuter — De quoi parlera-t-on lors de la réunion

  • Documents importants — Toute information qui doit être examinée

  • Le résultat escompté — Ce que vous voulez retirer de la réunion

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste complète de ce que vous pouvez inclure dans votre ordre du jour de réunion, mais c'est un excellent point de départ. Cela aide toute l'équipe à savoir de quoi elle est chargée de contribuer et permet à quiconque de s'exprimer si la réunion dérape. Assurez-vous que tout le monde est très clair sur le dernier point - le résultat escompté. Sans ce guide, il est facile pour les réunions de dériver ou de se perdre dans des discussions hors sujet, ce qui fait perdre beaucoup de temps.

3. Désignez un leader pour aider tout le monde à rester sur la bonne voie

Chaque réunion doit avoir une personne de référence désignée qui est responsable de s'assurer que la réunion reste concentrée. Le responsable de la réunion doit s'assurer que l'ordre du jour de la réunion a du sens pour le temps imparti et doit freiner la conversation si elle s'éloigne trop de la piste. Lorsque des membres de l'équipe distante sont inclus dans la réunion, les employés du bureau doivent être conscients de la façon dont les conversations parallèles et le bruit de fond peuvent semer la confusion chez les participants en ligne. La concentration de la réunion souffre lorsqu'il est trop difficile d'entendre ce que les gens disent. La nomination d'un chef de réunion aidera également à réduire les interférences et les silences gênants. La personne en charge de la réunion aura la capacité de combler le fossé de ces silences en recentrant le groupe et en empêchant les gens de se parler lorsque cela se produit.

4. N'invitez que les personnes qui ont besoin d'être présentes

Prendre le temps d'assister à une réunion peut potentiellement avoir un effet négatif sur la productivité. Nous sommes tous arrivés à une réunion et nous nous sommes dit: «Pourquoi suis-je ici?» La personne-ressource pour la réunion doit s'assurer que chaque participant se sent comme un contributeur et non comme un spectateur.

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Contactez toutes les personnes présentes; si un membre de l'équipe est incapable de communiquer la raison de sa participation à une réunion, il est probable qu'il n'ait pas besoin d'être présent. Une réunion peut être une perte de temps pour quelqu'un qui n'a rien à apporter. Il est particulièrement important de protéger la productivité des membres des équipes de création qui ont besoin de longues périodes ininterrompues pour accomplir leurs tâches. Les employés qui occupent un rôle d'assistance directe à la clientèle ont également besoin d'une attention particulière. Lorsqu'ils travaillent à distance, ils devront signaler leur absence à l'équipe et s'assurer que la couverture est adéquate.

5. Apprenez comment chaque membre de l'équipe communique

La communication en équipe n’est pas sorcière, mais elle nécessite une compréhension des préférences des membres de l’équipe. Certains membres de l'équipe seront directs dans leur communication, d'autres peuvent avoir besoin de temps pour traiter les informations avant de se forger une opinion. Organiser une réunion réussie signifie que tout le monde doit avoir intelligence émotionnelle être flexible et communiquer efficacement avec ses pairs. Les équipes mixtes seront confrontées à des défis lorsqu'elles apprendront à naviguer dans ces styles de communication, car il est probable qu'elles se connecteront avec leurs pairs uniquement via une plate-forme telle que Chat de travail d'équipe ou Mou. Les styles de communication changent considérablement une fois que l'équipe se parle face à face. Le responsable de la réunion peut également aider dans cette situation. Lorsqu'une personne a besoin de temps pour traiter les informations avant de prendre des décisions, elle doit avoir accès aux documents de la réunion avant la réunion proprement dite. Et si un brainstorming ou un autre travail collaboratif doit être fait, le responsable de la réunion peut s'assurer que tout le monde a la possibilité de donner son avis.

6. Récapitulez toujours avant de terminer la réunion

Les ordres du jour des réunions sont souvent très ambitieux pour utiliser au mieux le temps, il n'est donc pas surprenant que certains détails se perdent dans le flot d'informations. Lors de la conclusion d'une réunion, assurez-vous que les participants ont clairement défini des plats à emporter. Communiquer ces prochaines étapes à la fin de la réunion permet de s'assurer que chaque membre de l'équipe part avec des tâches spécifiques et les prochaines étapes. Personne ne devrait quitter une réunion avec des questions sur la manière de procéder. Chaque fois que les étapes suivantes sont décrites, il est important de laisser cinq minutes à l’équipe pour poser des questions et communiquer ses besoins. Les travailleurs distants seront plus touchés que les autres, car ils n'ont pas la même capacité d'avoir une conversation rapide avec toutes les personnes qui ont assisté à la réunion. Les employés de bureau peuvent écarter quelqu'un pour une discussion rapide beaucoup plus facilement.

7. Envoyez des e-mails de suivi

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Une fois la réunion terminée, toutes les personnes impliquées dans l'appel doivent partager leurs notes avec le responsable de la réunion. De cette façon, un e-mail de suivi peut être envoyé dans les 24 heures suivant la fin de la réunion. Cela permet de renforcer les conversations qui ont eu lieu et donne à chaque membre de l'équipe un moyen de vérifier ce qu'il doit accomplir. Les e-mails de suivi agissent également comme un enregistrement écrit des conversations tenues lors d'une réunion. Ceci est très important pour les équipes mixtes qui n'ont pas de contact face à face les unes avec les autres, ainsi que pour les réunions avec un client. L'envoi d'un e-mail de suivi avec les livrables, les dates d'échéance, les frais, etc., aidera à garder votre équipe en phase avec les attentes du client. Il peut également être utile de conserver un document en cours d'exécution des notes de réunion. Cela fournira un contexte historique à l'équipe et donnera aux nouveaux participants à la réunion un endroit pour rattraper les conversations précédentes.

8. Organisez des réunions pour plus que du travail

Être membre d'une équipe mixte présente de nombreux défis différents pour les travailleurs au bureau et à distance. S'il est important de garder les réunions stratégiques et d'avoir un objectif clair, il faut parfois que cet objectif soit d'apprendre à se connaître. Encourager la socialisation parmi les membres de l'équipe est quelque chose qui est facile à faire lorsque tout le monde est au bureau, mais les travailleurs à distance doivent prévoir le temps de se connaître. Donner à votre équipe la possibilité de se rencontrer dans plus qu'une capacité de travail permettra non seulement des interactions plus personnelles, mais c'est aussi un excellent moyen de remonter le moral. Travailler à distance peut être isolant pour certains, il est donc important de favoriser une culture d'équipe au bureau et en ligne.

9. Réunissez-vous IRL

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De nombreuses entreprises entièrement éloignées organiseront des retraites annuelles où elles pourront se réunir pour se voir en personne. Lorsque vous travaillez dans une équipe mixte, cela peut également être une excellente tactique pour la consolidation d'équipe afin que vous puissiez maintenir la culture d'entreprise cohérente pour les employés à distance et au bureau. Une retraite annuelle, trimestrielle ou mensuelle peut aider à favoriser les relations pour toute l’équipe, et elle n’a pas besoin d’être somptueuse. Concentrez-vous sur la création d'un moment et d'un lieu où les gens peuvent se connecter les uns aux autres à un niveau plus personnel, et vous pouvez promouvoir une culture saine pour les employés. Les réunions en personne donnent également à votre équipe une manière différente de collaborer. Vos employés au bureau et à distance peuvent partager leurs points de vue dans un cadre plus cohérent, et c'est amusant!

Conclusion

Lorsque votre équipe est répartie sur plusieurs sites et fuseaux horaires, il peut être difficile d'organiser des réunions efficaces. Cependant, avec un peu de planification et de direction, vous pouvez créer des réunions qui donnent systématiquement à votre équipe mixte la possibilité de recevoir rapidement des informations essentielles et de leur donner la possibilité de travailler ensemble en douceur. Pour améliorer la qualité de vos réunions, assurez-vous de donner à chacune une base solide en établissant clairement le sujet, l'ordre du jour et les participants - puis affectez une personne-ressource pour que tout le monde reste concentré. À la fin de la réunion, assurez-vous que le groupe a atteint les résultats escomptés, puis effectuez un suivi avec des actions et des points à retenir dans les 24 heures. Prêter attention à ces détails importants avant, après et pendant la réunion garantira que tout participant, qu'il soit présent dans la vraie vie ou virtuellement, se sente comme un élément important d'une équipe accomplie.