Pour les agences marketing et web, la communication avec vos clients est primordiale. Vous devez vous assurer que vous êtes tous sur la même page, que vous travaillez avec les mêmes objectifs à l'esprit et que vous collaborez efficacement du début à la fin. Mais correspondre avec plusieurs clients dans différents projets - tous à des étapes différentes - et fournir un soutien continu tout au long peut être un défi. Et si vous utilisez toujours la messagerie électronique pour essayer de tout gérer? Oubliez les défis, nous parlons impossible. Les e-mails n'ont pas été conçus pour la collaboration, donc les interactions quotidiennes - comme traiter les demandes, fournir des mises à jour de projets et tout le reste - sont enfermées dans des boîtes de réception personnelles, ce qui ne donne aucune visibilité au reste de l'équipe sur qui travaille sur quoi. Les réponses sont perdues entre les boîtes de réception, les e-mails restent sans réponse et si quelqu'un est en vacances ou inopinément absent du bureau, tout est retardé jusqu'à son retour. Teamwork Desk a été conçu pour vous aider à reprendre le contrôle de vos boîtes de réception, afin que vous puissiez gérer facilement des volumes élevés d'e-mails et transformer vos boîtes de réception en centres de collaboration. Voici 6 façons dont l'utilisation d'un outil d'assistance peut vous aider à rationaliser vos communications client.

1.Centralisez toute votre communication client

Avec Teamwork Desk, vous pouvez créer un hub central pour toutes les boîtes de réception de votre agence - comme les projets @, le support @, les comptes @, info @ et les ventes @. Les boîtes de réception, les fils de discussion et l'historique des communications avec les clients sont regroupés au même endroit et sont accessibles à tous les membres de l'équipe. Cela signifie que personne ne travaille dans un silo et que chaque membre de votre équipe a une visibilité complète sur la situation des clients. Mieux encore, vous pouvez rapidement et facilement accéder et faire progresser la correspondance client lorsqu'un coéquipier est absent afin que les clients ne soient pas en attente de réponse. L'utilisation d'un outil de helpdesk vous permet de gérer facilement les communications client au fur et à mesure que votre agence marketing et web se développe. Il est conçu pour vous rendre plus efficace à grande échelle afin de passer moins de temps à parcourir de longs fils de discussion et vous pouvez récupérer ce temps pour fournir un service exceptionnel pour lequel vous êtes connu.

2. Organisez vos boîtes de réception

Tous les e-mails entrants sont enregistrés sous forme de tickets qui peuvent être organisés dans Teamwork Desk afin que vous puissiez facilement classer, hiérarchiser et suivre les conversations des clients. Rendez votre équipe plus réactive en attribution de tickets clients à leur responsable de compte dédié, ou mieux encore, automatiser l'attribution des tickets à l'aide de déclencheurs (plus d'informations ci-dessous). Ajoutez une couche supplémentaire d'informations à un ticket en un coup d'œil en utilisant mots clés. Créez des balises telles que «Développement de site Web», «Campagne publicitaire» ou «Support de niveau 1» pour donner le contexte à votre équipe avant même de lire un ticket, en les aidant à hiérarchiser le travail plus efficacement. Vous pouvez également classer vos tickets clients entrants en sélectionnant le types de billets comme «Demande», «Problème» ou «Question» pour organiser les billets de la manière qui convient le mieux à votre agence marketing et Web. Organisez votre boîte de réception et donnez à votre équipe un aperçu de l'action requise sur un ticket en utilisant statuts des tickets. Utilisez des statuts intégrés tels que «Actif», «En attente d'un client», «En attente» ou «Résolu» pour offrir un service plus efficace.

3. Collaborez pour résoudre les problèmes plus rapidement

Lorsque vous avez besoin de discuter d'un ticket avec vos coéquipiers ou d'intervenir pour fournir des informations utiles, vous pouvez le faire en contexte en ajoutant un note interne sur un fil de discussion. Les notes privées ne sont visibles que par votre équipe et sont vraiment utiles lorsque vous avez besoin de collaborer en contexte. Vous pouvez même informer votre équipe de notes spécifiques en utilisant une @mention afin qu'elle sache comment effectuer un suivi. En ajoutant des notes à un ticket, vous pouvez accélérer le partage d'informations en arrière-plan afin d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour une communication client réussie en un seul endroit.

4. Regroupez vos tickets les plus pertinents

Avec les boîtes de réception intelligentes, vous pouvez regrouper les messages en fonction de ce qui est le plus important pour vous et votre équipe. Vous pouvez créer une boîte de réception intelligente en fonction de critères tels que «billets qui m'ont été attribués», «billets que je suis» ou «billets prioritaires», afin que vous puissiez accéder plus rapidement à ce qui est important. Les boîtes de réception intelligentes peuvent être soit privées pour vous, soit partagées avec l'équipe pour que d'autres personnes puissent les consulter. Par exemple, en tant que responsable de compte, vous pouvez configurer une Smart Inbox pour chacun de vos clients, regroupant les tickets en fonction de leur domaine de messagerie. Vous pouvez également regrouper les billets en fonction de balises, telles que «Développement de site Web» ou «Campagne publicitaire», pour un accès facile aux billets dont vous avez besoin. Vous pouvez en configurer autant Boîtes de réception intelligentes selon vos besoins en fonction d'une multitude de critères, ce ne sont donc que la pointe de l'iceberg.

5. Automatisez le travail répétitif

Avec Teamwork Desk, vous pouvez automatiser votre flux de travail en utilisant déclencheurs — vous fait gagner du temps sur les tâches administratives répétitives qui peuvent nuire à votre productivité. Rappelez-vous notre exemple précédent d'attribution de tickets clients à leur responsable de compte dédié? Avec les déclencheurs, vous pouvez aller plus loin et automatiser cette étape. Tout ce que vous avez à faire est de configurer un déclencheur afin que chaque fois qu'un e-mail provient de @ customerdomain.com, il soit attribué à son responsable de compte. Il y a tellement de possibilités de déclenchement, comme l'ajout automatique de balises aux tickets, l'escalade rapide des problèmes hautement prioritaires, l'envoi automatique d'un rappel de suivi si un ticket n'a pas été résolu pendant trop d'heures ou de jours, et bien d'autres. Un autre grand gain de temps est le Réponses standardisées fonctionnalité. Les réponses prédéfinies sont des modèles d'e-mail que vous créez et que vous pouvez ensuite utiliser pour répondre aux questions fréquemment posées. Vous pouvez ainsi gagner du temps en écrivant la même réponse encore et encore, tout en fournissant réponses utiles et empathiques.

6. Intégrez les outils que vous aimez

Comme on dit, aucune application n'est une île et Teamwork Desk n'est pas différent. Teamwork Desk s'intègre parfaitement aux autres produits de la suite Teamwork - Travail en équipe, Chat de travail d'équipe, et CRM de travail d'équipe – afin que vous puissiez gérer le cycle de vie complet du client du début à la fin. Teamwork et Teamwork Desk sont conçus pour fonctionner ensemble afin que vous n'ayez pas besoin d'acheter des connecteurs tiers, ni d'installer, d'intégrer et de maintenir des connexions entre des applications autonomes - cela fait déjà partie du package lorsque vous utilisez les deux applications ensemble. Lorsqu'une demande client arrive via Teamwork Desk, vous pouvez créer une tâche Teamwork correspondante directement à partir du ticket pour vous assurer que le travail continue à avancer dans la bonne direction. À partir de là, vous pouvez attribuer la tâche à la bonne personne, ajouter une date d'échéance, définir la priorité ou toute autre information importante dont l'équipe aurait besoin. Ensuite, une fois que la tâche est marquée comme terminée dans Teamwork, il réactive automatiquement le ticket dans Teamwork Desk afin que vous sachiez qu'il est temps de faire un suivi avec le client. > «L'intégration entre Teamwork Desk et Teamwork était le chaînon manquant dont nous avions besoin pour créer un processus vraiment efficace. Au lieu de perdre du temps à rechercher des solutions distinctes pour aider à la gestion de projet ou au support client, les entreprises pourraient gagner beaucoup de temps en passant d'abord par Teamwork! » - Raymond Scholl, RSSI chez Security7 Networks. De plus, si vous utilisez d’autres produits comme élément essentiel du flux de travail de votre client, il est également facile de les intégrer à Teamwork Desk. Avec un plein Intégration Zapier, ainsi qu'une API ouverte, connecter Teamwork Desk aux outils que vous utilisez le plus est simple.

Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont Teamwork Desk peut vous aider à gérer la communication avec les clients et à rendre votre équipe plus efficace dans le processus. Commencez avec Teamwork Desk dès aujourd'hui en vous inscrivant à un essai gratuit de 30 jours.