Bien que tous les projets ne soient pas tout à fait à l'échelle Aéroport de Berlin-Brandenberg il y a des leçons précieuses à tirer de la débâcle derrière sa construction. Un projet initialement prévu pour coûter 656 millions de dollars est maintenant passé à 6 milliards de dollars et une ouverture prévue à la fin de 2017, cinq ans après la date cible.

Ce qui était initialement conçu pour être un aéroport normal s'est transformé en désastre lorsque plus de couches ont été ajoutées au conception – une extension gigantesque du terminal principal, un étage supplémentaire pour créer un grand centre commercial, etc. Le projet est devenu plus complexe avec l'ajout de plus en plus de sous-traitants et les délais de plus en plus longs.

Les coûts ont grimpé en flèche, les erreurs ont été amplifiées et les retards se sont accrus, mettant une pression supplémentaire sur les deux autres aéroports de Berlin pour faire face au trafic. De nombreux projets sont à une échelle bien moindre que celle de l'aéroport de Brandebourg, mais même s'ils sont peut-être plus petits, les problèmes restent les mêmes. Comment les évitez-vous en premier lieu?

Objectifs et responsabilités peu clairs

“C’est un manque de clarté qui crée le chaos et la frustration. Ces émotions sont un poison pour tout objectif vivant. » – Steve Maraboli Le fait de ne pas établir d'objectifs et de responsabilités clairs peut entraîner des retards dans le projet, des dépassements de coûts et une équipe gravement démoralisée, c'est pourquoi il est essentiel de faire ce qui suit;

  • Définissez clairement les objectifs et assurez l'adhésion de toutes les parties prenantes

  • Organiser la gestion du temps

  • Choisissez votre équipe et organisez-les correctement

  • Placer la barre pour des normes élevées

  • Peser la gestion des risques

  • Faites preuve de flexibilité si des problèmes surviennent

Équipe non préparée

“Pour qu'une équipe atteigne son potentiel, chaque joueur doit être prêt à subordonner ses objectifs personnels au bien de l'équipe » – Bud Wilkinson Une équipe ne vaut que son chef de projet. Les membres de l'équipe peuvent manquer de compétences, de motivation et d'orientation claire. S'ils n'ont pas été correctement informés du projet et de leurs rôles, ils n'ont peut-être pas adhéré correctement. Ils doivent connaître les objectifs et comprendre les processus requis. Alors, comment créer ces conditions optimales pour l'équipe?

  • Organisez une réunion anticipée avec votre équipe

  • Expliquer les objectifs du projet, les livrables clés, la portée, etc.

  • Fournir une formation si nécessaire, ou s'assurer que l'équipe possède l'expertise requise

  • Écoutez tous les problèmes / préoccupations qu'ils peuvent avoir et résolvez-les

  • Expliquez les tâches, le calendrier.

Ressources limitées

“Les ressources limitées vous obligent à vous contenter de ce que vous avez. Il n'y a pas de place pour les déchets. Et cela vous oblige à être créatif » - auteur Jason Fried Cela peut aller du trop petit nombre de membres de l'équipe au manque d'argent ou d'outils pour le projet. Cela peut également être un temps insuffisant. Peut-être pas assez a été autorisé dans la planification. L’un des attributs d’un chef de projet est sa capacité de réflexion critique et sa capacité à maximiser les ressources (humaines, matérielles et financières). Parfois, le gestionnaire peut avoir besoin d'en demander plus pour terminer le projet. Le transfert de ressources provenant de domaines non critiques du projet peut également combler le fossé.

Mauvaise planification

Comme Confucius m'a dit: “Un homme qui ne réfléchit pas et ne planifie pas longtemps à l'avance trouvera des problèmes juste à sa porte. Une mauvaise planification ne peut qu'entraîner l'échec du projet ou des retards et des dépassements de coûts. Cela exaspérera également toutes les parties prenantes. Une planification efficace est la clé du succès de tout projet, alors définissez d'abord les objectifs du projet, la portée et les risques, le budget, le calendrier et l'organisation. Le fait de consacrer trop peu de temps et de considération à ces éléments causera un chagrin indicibles plus tard.

Manque de communication

“Le plus gros problème de communication est l’illusion qu’elle a eu lieu. » - George Bernard Shaw C'est l'ennemi de tout projet. Il n'y a rien de pire que de rester dans l'ignorance des décisions, des dépassements de coûts et des retards. Au départ, vous avez peut-être informé les membres de l'équipe de leurs responsabilités, de leur calendrier, etc. Cependant, il est essentiel de maximiser les communications pendant toute la durée du projet. Si les réunions d'équipe ou les rencontres en personne sont très utiles, elles ne sont pas toujours pratiques. L'intranet, les courriels, la collaboration et les médias sociaux sont des canaux de communication efficaces.

Résistance au changement

“Les changements sont inévitables et pas toujours contrôlables. Ce qui peut être contrôlé, c'est la manière dont vous gérez, réagissez et travaillez à travers le processus. » – Kelly A. Morgan Pour diverses raisons, des changements se produisent dans la plupart des projets. La portée du projet peut changer, ajoutant plus de coûts et de personnel; la date d'achèvement peut avoir été avancée ou réduite; ou la réduction du budget. Pour le chef de projet, cela présente une foule de problèmes qui doivent être résolus, allant de la planification de la nouvelle situation à l'élaboration de stratégies pour une solution qui entraîne un inconvénient minimal pour les parties prenantes. Pour les joueurs d'équipe, la perspective de changement peut entraîner des réactions négatives: l'inquiétude pour leur travail et la méfiance ne sont que deux. Cela peut également avoir un impact sur le moral.

Alors, que doit faire un chef de projet?

  • Communiquez le changement à l'équipe dès que possible avant qu'elle ne l'entende des autres

  • Expliquez pourquoi le changement se produit et comment il aura un impact sur eux

  • Demandez leurs suggestions sur la façon dont les changements peuvent être introduits le plus facilement possible

  • Faire preuve d'empathie pour les membres de l'équipe

À emporter

Ne prévoyez pas d'être surpris, prévoyez d'être prêt à toute éventualité. De cette façon, vous pouvez éliminer tous les obstacles sur le chemin de votre projet.