Aucun commerçant n'est une île. Avoir une grande équipe de personnes de votre côté est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour préparer votre entreprise au succès marketing, mais afin de maximiser l’efficacité de votre équipe, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ceci est particulièrement important car les équipes marketing d’aujourd’hui doivent jongler avec un grand nombre de pièces mobiles. Le suivi de plusieurs campagnes, projets et charges de travail individuelles peut être intimidant, surtout si vous travaillez avec plusieurs produits ou équipes. Alors, comment vous assurez-vous que votre équipe marketing reste au top de tout et que rien de votre prodigieuse liste de choses à faire ne passe entre les mailles du filet?

Entrez dans les outils de collaboration, le meilleur ami du marketeur (écartez-vous, voisins d'enfance!). Les bons outils de collaboration peuvent vous aider à rationaliser votre flux de travail, à simplifier la communication et à gérer les délais, tout en permettant une transparence et une responsabilité accrues.

Dans cet esprit, nous avons identifié les 6 outils que chaque équipe marketing devrait avoir dans son arsenal pour favoriser une collaboration fluide et harmonieuse.

1. Gestion de projet

Un excellent outil de gestion de projet est le pain et le beurre d'une équipe marketing efficace et efficiente. Un outil de gestion de projet adaptable et facilement adoptable vous guidera à travers création de contenu à lancements de produits à planification d'événements, et s'assurera que chaque membre de l'équipe est à jour, à chaque étape du processus.

L'utilisation d'un outil de gestion de projet vous aide à garder vos jalons les plus importants à l'avant-plan, afin que vous puissiez vous assurer que tout ce que vous faites contribue à vos objectifs ultimes, tout en vous permettant de tracer - et de mesurer - tout ce que vous devez accomplir pour atteindre ces objectifs.

Les équipes marketing ont un ensemble diversifié de besoins. Par conséquent, au lieu de vous tourner vers plusieurs outils de gestion de campagne ou de planification d’événements, recherchez un outil de gestion de projet suffisamment flexible pour faire tout ce dont vous avez besoin dans un seul logiciel.

Lorsque vous évaluez l'adéquation d'un outil à une multitude d'exigences, il y a quelques éléments à rechercher qui peuvent faciliter n'importe quel projet marketing, peu importe ce vers quoi vous vous adressez. En particulier, recherchez la possibilité d'ajouter des modèles pour simplifier les processus récurrents; options pour ajouter des collaborateurs et des pigistes; des paramètres de confidentialité polyvalents mais robustes, pour que vous puissiez contrôler qui voit quoi; un espace pour télécharger - et commenter - les ressources partagées; et, idéalement, plusieurs options de flux de travail, de sorte que vous avez la possibilité d'utiliser des listes de tâches ou des tableaux Kanban, en fonction du projet particulier en cours et de vos propres méthodes préférées. Quelle que soit la manière dont vous souhaitez gérer vos projets, il est essentiel de disposer du bon outil pour vous aider pour cartographier et suivre votre flux de travail. Nous aimons: Travail en équipe, bien sûr!

2. Messagerie instantanée

Les e-mails sont importants pour relayer des informations sensibles, formelles ou longues, mais ils sont moins utiles pour les soi-disant petites choses, comme obtenir des réponses rapides à des questions simples qui peuvent facilement être négligées dans une boîte de réception en plein essor. Cependant, lorsque vous travaillez sur un projet, les petites choses deviennent rapidement les grandes choses. Avoir des lignes de communication ouvertes et immédiates entre votre équipe signifie que chacun a un accès rapide aux personnes avec les réponses dont il a besoin, et tout le monde peut être rapidement informé des mises à jour importantes.

Au lieu de fils de discussion encombrants et de réponses à tous sans fin, passez à une plate-forme de messagerie instantanée. Vous pouvez créer différents groupes pour tenir à jour les personnes concernées pour chaque projet, et vous pouvez l'utiliser pour faciliter la communication en temps réel entre votre personnel au bureau, vos employés distants et toutes les agences ou les pigistes, peu importe où et quand , ils travaillent.

Vous pouvez également réduire le bruit: au lieu que tout le monde ait besoin de répondre à un e-mail, la plupart des applications vous permettent d'utiliser rapidement une réaction pour accuser réception d'un message ou exprimer rapidement votre accord.

Pour plus d'efficacité, recherchez une plate-forme de messagerie instantanée qui s'intègre également à votre logiciel de gestion de projet, afin que vous puissiez ajouter des tâches et suivre les tâches directement à partir de votre application de chat, et vous assurer que rien ne se perd en cours de route. Moins formelle qu'un e-mail et moins chronophage qu'un appel téléphonique ou une session Skype, la messagerie instantanée permet à votre équipe marketing d'être plus économique avec ses mots et son temps, sans sacrifier sa qualité de communication.

Nous aimons: Mou, mais nous luuurve Chat de travail d'équipe car il est totalement gratuit (et s’intègre parfaitement à Teamwork).

3. Appel vidéo et partage d'écran

Pour les moments où vous avez besoin de quelque chose de plus instantané que la messagerie instantanée, il y a les appels vidéo. Que vous ayez une réunion d'équipe avec des travailleurs à distance ou que vous soyez en liaison avec des pigistes, un logiciel de communication vidéo vous rapproche le plus possible de la même pièce.

Il est préférable d’avoir certaines conversations en face à face, mais si ce n’est pas une option, le face-à-écran est un bon second. Il est souvent préférable de donner des commentaires, qu'ils soient positifs ou constructifs, lors d'un appel vidéo que par message instantané ou par e-mail. Cela est particulièrement vrai si vous devez avoir une conversation difficile, car le texte peut être plus facilement mal interprété qu'une conversation «en personne».

En plus d'ajouter une touche personnelle, vous pouvez également utiliser la vidéo pour partager votre écran ou laisser des messages vidéo si vos horaires (ou fuseaux horaires) ne se synchronisent pas. Ceci est très utile lorsque vous avez besoin de fournir des mises à jour rapides sur ce sur quoi vous travaillez, de résoudre un problème de manière plus productive ou simplement de gagner du temps en disant rapidement ce que vous auriez autrement à taper lentement.

Il est important que votre équipe se sente plus que de simples mots sur un écran; être un visage sur un écran peut sembler être une petite amélioration, mais cela fait une grande différence. Nous aimons: Google Hangouts pour, eh bien, traîner (et réunions); Métier à tisser pour enregistrer et partager votre écran.

4. Conception de prototypage

Pour paraphraser l'artiste William Morris: «N'ayez rien dans votre documentation marketing que vous ne savez pas être utile ou que vous croyez beau.»

Un bon design est intrinsèque à un excellent produit, non seulement parce qu'il crée une expérience utilisateur plus agréable, mais aussi parce qu'il peut vous démarquer sur un marché sursaturé. Que vous ayez des concepteurs en interne ou que vous travailliez avec une agence, le processus de conception est complexe, nécessitant généralement de nombreux allers-retours avec plusieurs parties prenantes pour bien faire les choses.

L'utilisation d'un outil de prototypage de conception vous permet de partager et de discuter des prototypes avant qu'ils ne deviennent des produits finaux, afin que vous puissiez guider le développement, obtenir des commentaires au fur et à mesure de votre progression et vous assurer que vos conceptions sont parfaites. Nous aimons: InVision (et Wipster pour la vidéo).

5. Édition collaborative de documents

Parfois, avoir votre équipe sur la même longueur d'onde signifie avoir votre équipe au sens propre être sur la même longueur d'onde. L'utilisation d'un outil d'édition collaboratif basé sur le cloud signifie que, peu importe où vous vous trouvez dans le monde, vous pouvez écrire, éditer, relire, commenter et demander des suggestions.

La pertinence d'outils comme celui-ci pour création de contenu est une évidence, en particulier lorsque vous collaborez avec des pigistes, des agences ou des correcteurs d'épreuves - mais ils sont également utiles pour des choses en coulisse comme décrire (et convenir) de votre stratégie marketing, de vos plans de lancement et de vos SOP. La possibilité de marquer quelqu'un dans un commentaire vous permet de demander rapidement aux bonnes personnes des commentaires ou une approbation, et vous pouvez tracer l'historique d'un document pour voir où et pourquoi les modifications ont été apportées.

Le fait de disposer d'une version unique de Truth sur laquelle vous pouvez compter - et à laquelle tous les membres de votre équipe peuvent accéder, collaborer et, en fin de compte, soutenir - vous permet de rester aligné et sur la bonne voie. Nous aimons: Espaces de travail d'équipe; Google Docs.

6. Logiciel de service client

La gestion de votre correspondance avec les clients peut être délicate, en particulier lorsque plusieurs personnes travaillent avec eux à différentes étapes d'un projet. Les réponses peuvent être perdues entre les boîtes de réception personnelles et vous ne voulez pas envoyer de spam à des clients si votre collègue a déjà répondu à une demande, mais vous ne voulez certainement pas que les e-mails restent sans réponse.

L'utilisation d'un logiciel de service client, tel qu'un outil de support technique, peut vous aider à rationaliser vos communications client en servant de hub central pour toutes les correspondances. Les fils de discussion sont tous situés au même endroit, de sorte que votre historique client complet peut être conservé ensemble, et toute personne qui en a besoin peut entrer ou sortir et voir où en sont les choses avec un client.

Pour les équipes marketing en particulier, le fait de disposer d'une plate-forme de communication centrale vous permet également de vous assurer que votre messagerie est toujours conforme à la marque, et vous pouvez même créer des réponses prédéfinies pour assurer la cohérence.

Recherchez un outil qui vous permet de laisser des notes internes sur un fil - "Rappel: ce client aime les orques, alors incluez les références orques si possible" - et téléchargez toutes les informations supplémentaires qui pourraient être utiles en coulisses, afin que vous ayez tout vous avez besoin d'une communication client réussie en un seul endroit. Nous aimons: Bureau de travail d'équipe; Acquérir.

L'utilisation des bons outils peut vous aider à augmenter considérablement la productivité de votre équipe marketing. (Une agence numérique a constaté qu'elle avait augmenté de 1000%!) Vous voulez voir comment les outils de collaboration peuvent fonctionner pour vous? Inscrivez-vous pour un essai gratuit de Teamwork ou rejoignez-nous dans l'un de nos webinaires.