Lorsque vous entendez le mot «transparence», le logiciel de gestion de projet n’est probablement pas ce qui vous vient à l’esprit. Peut-être pensez-vous à la fenêtre à côté de votre bureau. À moins que les stores ne soient fermés, vous pouvez voir clairement dans votre cour.

Ce n’est pas très différent dans le contexte du travail: à moins que vous n’ayez une raison de bloquer la lumière, vous devriez être en mesure de regarder ce qui se passe de l’endroit où vous êtes assis.

Le logiciel de gestion de projet est cette fenêtre transparente. Sans cela, vous ne pouvez pas voir ce qui se passe en dehors de votre propre pièce.

Mais la transparence a plus d'un sens. Plus que de montrer comment différents projets évoluent, le logiciel de gestion de projet encourage les interactions ouvertes et productives en équipe.

Le résultat? Une entreprise plus ouverte et productive.

Comment le logiciel de gestion de projet crée de la clarté

Les plateformes de gestion de projet améliorent la transparence de plusieurs manières:

1. Communication accrue

La meilleure façon de promouvoir la transparence est de communiquer fortement. Clair, attentionné et concis la communication facilite la collaboration en permettant aux membres de l'équipe de discuter plus facilement des idées et des problèmes.

le logiciel de gestion de projet idéal donne aux membres de l'équipe plusieurs canaux de communication. Les utilisateurs doivent être en mesure de laisser des commentaires à tous, de marquer des personnes spécifiques et d'envoyer des messages instantanés. Le logiciel a besoin d'un espace de stockage suffisant pour conserver ces notes au cas où les utilisateurs auraient besoin de les consulter.

Une communication transparente crée un environnement dans lequel les gens veulent apporter leurs propres idées. Et plus il y a de perspectives sur un projet, meilleures sont ses chances d'atteindre son plein potentiel.

2. Amélioration de la confiance

La communication fluide permise par le logiciel de gestion de projet aide les coéquipiers et les managers à mieux se connaître. Cette familiarité améliore la confiance au sein des équipes, leur permettant d'exprimer des idées potentiellement controversées.

Ne sous-estimez pas importance d'une équipe de confiance. Ceux qui ont un haut niveau de confiance ont:

  • La capacité d'accepter et de fournir des commentaires difficiles

  • La confiance pour admettre ses erreurs et être corrigé

  • La ténacité de continuer à travailler après un revers

  • Une volonté d'aider les autres à réussir

  • Une culture de joie et d'authenticité

La confiance ne se construit pas du jour au lendemain. Cela nécessite des interactions répétées, productives, personnelles et utiles. Ces interactions ne peuvent avoir lieu que dans un environnement transparent, numérique ou autre.

3. Plus grande responsabilité

Dans des environnements transparents, on s'attend à ce que les membres de l'équipe se tiennent mutuellement responsables. Le logiciel de gestion de projet comprend certaines fonctionnalités clés qui rendent cela possible.

Dans une plate-forme de projet en ligne, tout le monde peut voir le rôle de chacun dans le projet. Sous le titre de chaque personne figurent les tâches spécifiques qui lui ont été assignées.

Pensez à ce que cela signifie: personne ne sait qui est responsable de la livraison de quoi et à quelle date. Dans ce genre d’espace, rien ne sert de doigter - ce qui peut faire beaucoup de dégâts à une équipe.

Le reporting est tout aussi important. Les tableaux de flux de travail du logiciel de gestion de projet présentent les étapes d'un projet par ordre d'achèvement et gardent une trace des tâches terminées. Avec les yeux d’une équipe sur le logiciel, rien ne peut passer entre les mailles du filet.

4. Meilleures interactions avec les clients

La transparence ne doit pas être limitée à ceux de votre organisation. Le logiciel de gestion de projet suit automatiquement les paramètres qui intéressent les clients, tels que les heures facturables.

Les tableaux de bord du logiciel de gestion de projet peuvent être personnalisés pour fournir un affichage tête haute des chiffres les plus importants. Organisez le vôtre en séparant ceux qui comptent en interne, comme la répartition des tâches, des chiffres que vous devez connaître pour les mises à jour des clients.

Les clients doivent savoir que leur argent est bien dépensé. Ils doivent pouvoir établir un budget pour les mois à venir. Si une fonctionnalité ne se déroule pas comme prévu, ils doivent également le savoir.

Le logiciel de gestion de projet permet aux équipes de partager facilement ces éléments avec les clients. Et un client informé, le plus souvent, est un client heureux.

5. Juste assez d'intimité

Même dans les équipes les plus transparentes, certaines choses doivent rester confidentielles. Pour la même raison que les fenêtres ont des stores, le logiciel de gestion de projet est livré avec des fonctionnalités pour garder les informations privées privées.

Les autorisations personnalisées permettent de restreindre quels utilisateurs peuvent voir quoi. Peut-être seulement responsables de projet et le personnel des ressources humaines doit voir les heures de projet de chacun. Les stagiaires peuvent ne pas avoir besoin d'accéder aux informations de facturation.

Ces autorisations peuvent être appliquées aux messages, projets et tâches. Ils peuvent être définis pour des individus spécifiques ou pour des groupes. Si les besoins changent, ils peuvent être réinitialisés en quelques clics.

La transparence est délicate: il est important que les membres de l’équipe puissent admettre leurs erreurs, se responsabiliser mutuellement et ressentir un sentiment de confiance au sein de l’équipe. Mais cela ne signifie pas que les employés doivent être distingués en public ou capables de voir les messages privés de chacun.

Un logiciel de gestion de projet rend cet équilibre possible. Et obtenir une bonne transparence est quelque chose que chaque contributeur peut apprécier.