Les modèles de liste de tâches permettent aux entreprises de toutes tailles de gagner du temps. Voici comment nos équipes les utilisent sur Teamwork.com pour simplifier les flux de travail et éviter les tâches répétitives. Teamwork Projects est la salle des machines pour tous les types d'entreprises, des agences de marketing numérique au développement de logiciels. Après avoir discuté avec des clients de tous les secteurs que nous servons et entendu comment ils utilisent les projets de travail d'équipe pour augmenter l'efficacité et la productivité, nous avons remarqué une similitude. Toutes les entreprises utilisent notre logiciel pour créer des processus qui aident à gérer leurs charges de travail et leurs flux de travail. Qu'il s'agisse d'agendas de réunions, de campagnes marketing ou de développement de produits, la plupart des entreprises découvrent que certains groupes de tâches constituent la base des processus communs de leur équipe. À l'aide des projets de travail d'équipe, vous pouvez effectuer ces tâches et créer un modèle de liste de tâches personnalisé pour vous assurer que le processus reste cohérent, peu importe qui effectue le travail. Les clients nous ont dit que les modèles de listes de tâches non seulement gagnent du temps en les aidant à réduire le temps de planification et les entrées manuelles, mais que leurs projets sont devenus plus cohérents. Ils signalent également que leur équipe maîtrise mieux les détails de chaque projet. Voici quelques-uns des avantages des modèles de liste de tâches:

  • Mise en place rapide de nouveaux projets

  • Collaboration et transferts fluides

  • Catalogage complet des tâches au sein des processus

  • Standardisation des flux de travail pour tout projet

  • Réduire le travail répétitif

Nous voulions partager certaines des façons plus spécifiques dont l'équipe de Teamwork.com utilise les modèles de liste de tâches. Cette fonctionnalité nous aide à être plus accomplis chaque jour, alors n'hésitez pas à voler nos modèles pour rendre votre équipe plus productive!

1. Intégration des clients et des employés aux projets de travail d'équipe

Ce modèle est parfait pour familiariser les nouveaux utilisateurs avec les projets de travail d'équipe. Les nouveaux logiciels peuvent être accablants, ce qui décompose le processus d'apprentissage en étapes simples pour les nouveaux utilisateurs - même ceux qui hésitent à aller au-delà du courrier électronique - se sentent confiants et soutenus. Vous n’avez pas à vous soucier que quiconque saute de l’avant dans ses tâches en utilisant dépendances, les tâches du jour deux ne peuvent être terminées qu'après que les tâches du premier jour ont été cochées. Conseil de pro: ajoutez un lien vers le document d'aide pertinent dans la section commentaires de chaque tâche au cas où les clients souhaiteraient plus d'informations et que vous ne soyez pas disponible.

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2. Induction pour les nouveaux employés

Une expérience d'intégration bien organisée peut aider les nouveaux employés à s'installer plus rapidement dans un nouveau rôle. Vous voulez qu'ils voient les projets de travail d'équipe comme la plaque tournante de tout leur travail, alors aidez-les à trouver les outils qui faciliteront leur travail. L'utilisation d'un modèle de liste de tâches d'intégration des employés garantira que rien ne passe entre les mailles du filet au cours de ces premiers jours importants. Chez Teamwork.com, nous avons deux modèles d'intégration, un pour l'équipe des ressources humaines pour suivre tous les aspects de l'intégration des nouveaux membres de l'équipe, et le second est un modèle que les nouveaux débutants sont accueillis le premier jour, les accueillant dans l'entreprise.

RH: itinéraire d'intégration et liste de contrôle des nouveaux employés

Ce modèle sert de liste de contrôle spécifiquement pour l'équipe des ressources humaines afin de s'assurer que nous sommes parfaitement préparés pour les nouveaux membres de l'équipe le premier jour sur Teamwork.com.

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Nouvel employé: Bienvenue sur Teamwork.com

Ce modèle est un excellent moyen d'accueillir les nouveaux membres de notre équipe dans l'entreprise dès leur premier jour. Nous nous sommes amusés avec cette liste de tâches et avons ajouté de la personnalité pour mettre tout le monde à l'aise. Nous avons même ajouté une tâche pour les débutants à descendre la diapositive et saluez cinq personnes qui ne font pas partie de leur équipe.

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3. Planification d'événements

À l'approche de la saison des salons professionnels, modèle de planification d'événement à portée de main sera très utile. Tous les détails dont vous avez besoin, coordonnés entre plusieurs équipes, peuvent être capturés et partagés dans un seul modèle de liste de tâches. Chacun peut voir ses responsabilités et comment elles s'intègrent dans le plan global. Cela ne prend que quelques secondes pour voir ce qui a été terminé ou nécessite une attention particulière. Vous pouvez donc éliminer un grand nombre de réunions de dernière minute pour les mises à jour d’état. Une fois que vous avez créé un modèle de liste de tâches pour un salon, vous pouvez facilement le dupliquer et ajouter de nouveaux détails ou des fichiers importants pour le prochain salon. Cet outil unique simplifie le travail de suivi à chaque événement!

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4. Création de contenu

Créer un contenu convaincant qui génère des prospects et renforce l'engagement client n'est pas aussi simple que d'écrire un article et de le publier. Un processus clair permet de générer de meilleures idées de contenu, de fixer des délais et de publier des articles de manière cohérente. Si vous avez déjà défini un processus qui fonctionne bien pour création de contenu, en le transformant en modèle, vous pourrez passer plus de temps à écrire plutôt que de vous enliser dans la planification. Les autres membres de l'équipe en bénéficieront également car ils peuvent utiliser un modèle qui a fait ses preuves dans le passé. Ceci est particulièrement utile pour les nouveaux membres de l'équipe.

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5. Lancement du produit

Ce modèle est idéal, que vous soyez une startup qui commercialise un nouveau produit ou que vous apparteniez à une équipe produit dans une grande organisation. Lancer un nouveau produit et suivre toutes les pièces mobiles peut être très stressant, mais cette fonction vous donnera presque l'impression d'avoir un assistant personnel! Avec les modèles de liste de tâches, vous pouvez verrouiller tous les détails, les faire sortir de votre tête et les intégrer dans une liste de contrôle que vous et votre équipe pouvez consulter à tout moment. Les délais ne vous seront pas imposés, car ils sont définis avec des rappels et intégrés dans des rapports que vous pouvez consulter en quelques secondes. Notre modèle ci-dessous dédie une tâche à chaque élément de base essentiel qui constitue un lancement de produit, et il est également suffisamment flexible pour que n'importe quelle équipe l'adapte à son propre flux de travail.

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Comment transformer une liste de tâches en modèle

Maintenant que vous voyez ce que les modèles de liste de tâches peuvent accomplir pour vous, essayez de les utiliser pour augmenter l'efficacité de votre équipe. Prenez un processus qui fonctionne pour vous et verrouillez-le en créant un modèle à partir de la liste des tâches. Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer tout élément d'un modèle pour l'adapter à votre flux de travail. Pour créer un modèle à partir d'une liste de tâches existante, cliquez sur le menu déroulant de l'en-tête de la liste des tâches, survolez Modèles et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.

Si ce n'est pas cassé, ne le répare pas

Les modèles de liste de tâches personnalisés donnent à votre équipe un guide étape par étape clair pour atteindre leurs objectifs. Nous les avons créés pour que vous et votre équipe gagniez du temps et vous concentriez sur votre travail au lieu de vous inquiéter que quelque chose ne passe entre les mailles du filet. Votre équipe utilise-t-elle déjà des modèles? Parlez-nous de vos différents processus dans les commentaires ci-dessous! Pour plus d'informations sur les modèles de listes de tâches, consultez notre aide doc. Si vous avez des questions ou des suggestions, contactez notre formidable équipe d'assistance client support@teamwork.com. Ils sont toujours heureux de vous aider.