Saviez-vous qu'un travailleur du savoir typique dépense 36% de leur journée à la recherche et à la consolidation d'informations à travers les systèmes? C'est presque 3 3 heures de chaque journée de travail perdu. Eek! Nous pensons que ces 3 heures pourraient être consacrées à quelque chose de plus productif. C’est la raison pour laquelle les filtres des projets de travail d’équipe vous permettent de localiser l’information exacte dont vous avez besoin en quelques secondes. Que vous recherchiez un commentaire mentionnant un mot-clé particulier, le temps enregistré par un membre individuel de l'équipe ou un groupe de tâches avec une balise ou une date d'échéance particulière, les filtres sont là pour vous aider. L'option de filtrage dans chaque zone de votre site est accessible en sélectionnant l'icône de filtre à droite de l'écran:

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Sélectionnez cette option pour ouvrir le volet droit qui contient les différentes options de filtrage. Vous pouvez réduire ou développer le panneau de filtrage chaque fois que vous en avez besoin. Bien qu'il y ait plusieurs façons d'utiliser les filtres dans les projets de travail d'équipe, , nous avons dressé une liste de certains cas d'utilisation populaires pour vous aider à vous simplifier la vie et à votre équipe.

1. Filtrer les tâches par cessionnaire et par date d’échéance

Les vacances tant attendues que vous planifiez depuis des mois sont enfin arrivées, vous êtes sur le point de quitter le bureau et vous pouvez pratiquement sentir l’air marin. Sauf qu'il n'y a qu'un seul problème: vous devez localiser toutes vos tâches dues au cours de la semaine prochaine, puis les réaffecter à l'un de vos coéquipiers. Avec les filtres dans les projets de travail d'équipe, trouver des tâches qui correspondent à des critères particuliers parmi des centaines d'autres dans plusieurs projets est possible en quelques clics. Voici comment:

  1. Accédez à la zone Tout de votre site Projets de travail d'équipe.

  2. Sélectionnez Tâches actives et cliquez sur l'icône Filtres à droite de votre écran.

  3. Entrez votre nom dans la section Attribué à.

  4. Saisissez la plage de dates par laquelle vous souhaitez filtrer vos tâches (vous pouvez choisir parmi certaines options prédéfinies ou sélectionner Plage de dates personnalisée) pour voir toutes vos tâches dans une plage de dates spécifiée.

  5. Pour modifier en bloc ces tâches et les attribuer à un autre utilisateur, sélectionnez le bouton de menu en haut à droite (trois points) et l'option Modification en bloc.

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  6. De là, vous pouvez sélectionner une action à effectuer sur les tâches. Dans cet exemple, nous allons modifier les tâches.

  7. Après avoir sélectionné toutes les tâches que vous souhaitez modifier (si vous voulez tout sélectionner rapidement, choisissez Tout en bas à droite du modal), passez à l'étape suivante et sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez réaffecter les tâches.

  8. Cliquez sur Mettre à jour et vous avez terminé!

2. Filtrer les tâches par tag

Que vous attendiez un article de blog pour être examiné par les pairs, les commentaires d'un client sur une maquette de site Web ou l'approbation du budget de la direction pour un nouvel accord de sous-traitant, vous aurez probablement besoin de la contribution des autres à un moment donné de votre semaine de travail. . Mais vous ne pouvez pas toujours compter sur les autres pour être aussi organisés ou productifs que vous, et vous devrez peut-être… euh… rappeler doucement que vous attendez leurs commentaires avant de pouvoir avancer. Identifier toutes vos tâches «en attente d'approbation» est un excellent moyen de voir les choses dont vous devez faire le suivi. Voici comment utiliser ensemble les fonctionnalités Balises et Filtres pour les suivre facilement et faire avancer vos projets.

  1. Passer la souris sur n'importe quelle tâche vous donnera la possibilité de. Dans cet exemple, nous allons créer la balise "en attente d'approbation".

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  2. Accédez à la zone Tout de votre site Projets de travail d'équipe.

  3. Cliquez sur la section Tâches actives et sélectionnez l'icône Filtres à droite de votre écran.

  4. Entrez votre nom dans la section Attribué à.

  5. Saisissez la balise «en attente d'approbation» dans la section Balises.

  6. Envoyez une note passive agressive comme un rappel doux à l'approbateur afin que vous puissiez faire bouger les choses à nouveau.

Type de bonus: Vous pouvez partage enregistré et filtres non enregistrés afin que tous les membres de votre équipe puissent voir les informations que vous voyez en fonction de votre filtre appliqué.

3. Rechercher rapidement toutes les tâches non attribuées

Parfois, les tâches ne peuvent pas être exécutées immédiatement, ce qui rend difficile de décider à qui les affecter. Dans les projets de travail d'équipe, vous pouvez créer ces tâches et les laisser non attribuées. Les tâches non attribuées peuvent également être utilisées pour garder une trace des idées que vous pouvez revoir à une date ultérieure. Pour éviter que ces tâches ne soient négligées ou oubliées, vous pouvez utiliser des filtres pour les localiser rapidement dans tous vos projets.

  1. Dans la zone Tout de votre site, accédez à Tâches actives et sélectionnez l'icône Filtres.

  2. Sélectionnez l'icône Filtres à droite de votre écran.

  3. Dans la section "Attribuée à", sélectionnez "Inclure les tâches non attribuées".

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    Cela affichera chaque tâche non affectée dans tous vos projets. Vous pouvez désormais attribuer un domicile à ces tâches orphelines en affectant un utilisateur pour s'en occuper. Type de bonus: Si vous êtes responsable de la gestion d'un projet, le suivi et la délégation des tâches non attribuées est probablement quelque chose que vous faites régulièrement. L'enregistrement de la vue filtrée ci-dessus peut vous aider à localiser les tâches non attribuées à une vitesse fulgurante, afin que vous puissiez vous assurer que rien ne se situe entre les fissures (découvrez comment enregistrer les filtres dans ce document d'aide).

4. Filtrer les commentaires pour que rien ne reste sans réponse

Si vous travailler avec des clients dans des projets de travail d'équipe, , il est probable que la majorité de vos communications s'effectuent dans l'application. Pour vous assurer que les questions des clients reçoivent une réponse complète et rapide, vous pouvez utiliser des filtres pour localiser rapidement les commentaires qu’ils auraient pu laisser et vérifier si votre équipe a suivi. Voici comment:

  1. Dans la zone Tout de votre site Projets de travail d'équipe, accédez à l'onglet Commentaires et sélectionnez l'icône Filtres.

  2. Pour trouver les commentaires laissés par les clients, vous devez filtrer par auteur.

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  3. Vous pouvez choisir un ou plusieurs projets à partir desquels voir les résultats.

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    Vous pouvez affiner encore plus vos résultats en filtrant par type de commentaire, date, statut, etc. Vous trouverez de plus amples informations sur ces filtres ici.

5. Filtrage du temps

Même si la facturation par abonnement est devenue de plus en plus populaire, , de nombreuses agences, cabinets de conseil et autres équipes basées sur les clients facturent toujours les clients en fonction du temps passé sur un projet, ce qui signifie qu'ils doivent suivre le nombre d'heures qu'ils travaillent pour des clients individuels. Dans Teamwork Projects, vous pouvez utiliser les filtres pour générer rapidement un rapport avec ces informations, le télécharger au format PDF et l'envoyer à vos clients. Ce rapport peut être créé à partir de la section Durée de tout ou dans un projet individuel.

  1. Dans n'importe quelle zone de temps, sélectionnez l'icône de filtre à droite de la page:

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  2. Vous aurez maintenant différentes options de filtrage disponibles dans le volet de droite, pour filtrer les résultats:

    • Projet: Consultez les résultats de tous les projets ou sélectionnez les projets sur lesquels vous souhaitez créer un rapport.

    • L'état du projet: : Créez votre rapport de temps pour les projets d'un certain statut, comme en cours, en retard ou à venir.

    • Gens: Créez un rapport horaire pour tous les utilisateurs du site ou pour un groupe sélectionné. Par exemple, les utilisateurs qui travaillent sur un projet spécifique.

    • Date: Sélectionnez une période pour votre rapport de temps.

    • Mots clés: N'incluez que les journaux de temps avec des balises spécifiques.

    • Facturable: Incluez les éléments facturables, non facturables ou les deux dans votre rapport de temps.

    • Facturé: Facturé, non facturé ou les deux dans votre rapport de temps.

    • Afficher / masquer les colonnes: Vous pouvez inclure toutes les colonnes ou choisir des colonnes personnalisées dans votre rapport.

  3. Une fois que vous avez défini vos paramètres requis, vous pouvez ensuite le saluer.

  4. Exportez votre rapport de temps dans un fichier PDF, Excel ou CSV en cliquant sur le bouton Exporter en haut à droite de la zone de temps.

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    Les cas d'utilisation de cet article ne sont que quelques façons d'utiliser les filtres dans les projets de travail d'équipe. Pour découvrir toutes les façons d'utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de consultez ce document d'aide. . Nous aimerions entendre ce que vous pensez. Utilisez-vous des filtres dans les projets de travail d'équipe? Dites-nous comment vous les utilisez pour vous aider dans vos flux de travail quotidiens dans les commentaires ci-dessous.