Vous avez donc choisi un logiciel de gestion de projet que vous souhaitez présenter à votre équipe. Génial! Choisir un logiciel de gestion de projet est un défi en soi.

Mais maintenant que vous avez trouvé la solution parfaite, la vraie bataille commence: la mise en œuvre.

Implémentation d'une nouvelle plateforme de gestion de projet

Le passage à un nouveau logiciel peut être une corvée: il est difficile de convaincre tout le monde, et peu importe à quel point le conception, il y a toujours une courbe d'apprentissage. Voici où s'attendre à des obstacles:

1. Convaincre votre équipe

Logiciel de gestion de projet facilite la vie des membres de l’équipe de tant de façons, mais tout le monde ne le voit pas de cette façon. Il faut parfois être convaincu pour convaincre tout le monde.

Il y a plusieurs raisons les gens évitent le changement. Certaines des raisons du refoulement incluent:

  • Peur de l'échec en essayant de s'adapter à un nouveau système

  • Perdre le confort de sa routine établie

  • Manque de confiance dans le choix de l’équipe de direction

  • Mauvaises expériences dans le passé lorsque les flux de travail changent

En tant que responsable, il est important de reconnaître les doutes de votre équipe. Il est injuste de s'attendre à ce que tout le monde monte immédiatement à bord sans quelques questions ou commentaires. Prenez le temps de répondre individuellement aux préoccupations de chaque membre de l’équipe pour les aider à se sentir plus à l’aise face à la décision.

2. Faire le changement

C’est le grand jour: l’équipe commence la migration de son ancien système vers le nouveau logiciel de gestion de projet. Il y a des profils à configurer, des fichiers à transférer et de nouveaux flux de travail à comprendre.

Le changement crée des douleurs de croissance, mais il y a une lumière au bout du tunnel: votre équipe s'en sortira, et quand ils le feront, travailler ensemble deviendra beaucoup plus facile.

Se soutenir et être patient les uns avec les autres est la meilleure solution. N'oubliez pas que le logiciel de gestion de projet a pour objectif principal de promouvoir la collaboration et la communication. Reconnaissez qu'il y aura quelques impasses et sorties manquées avant que votre équipe ne trouve son flux de travail idéal.

Sachez également que les premières semaines peuvent nécessiter une surveillance supplémentaire. Envisagez d'élargir vos heures de bureau pour répondre aux questions ou préoccupations qui surgissent inévitablement pendant la période de transition.

3. Exploration des fonctionnalités et personnalisations

Il ne faudra probablement pas longtemps à votre équipe pour apprendre à créer une tâche ou tableau de flux de travail. Ce qui peut prendre un certain temps, c'est d'apprendre toutes les différentes fonctionnalités et personnalisations disponibles dans le logiciel de gestion de projet.

Prenez des modèles. Les modèles automatisent les travaux répétés, économisent du temps et réduisent le risque d'erreurs. Mais tous les modèles ne sont pas nécessaires à chaque équipe, et même les modèles prédéfinis peuvent nécessiter des ajustements.

La création de rapports est un autre domaine qui peut prendre un certain temps. Si votre entreprise facture des frais fixes par projet, les heures facturables peuvent ne pas être très importantes pour vous. Peut-être que cet espace sur votre tableau de bord est mieux rempli avec un graphique des charges de travail des membres de l'équipe.

De nombreux fournisseurs de logiciels de gestion de projet proposent des articles de blog et des vidéos pédagogiques. Partagez-les avec votre équipe. Si nécessaire, demandez à un représentant de vous faire une démonstration. Environ les deux tiers des personnes sont des apprenants visuels, donc une présentation en direct peut être le meilleur moyen de montrer aux utilisateurs les ficelles du métier.

4. Apprendre à fonctionner en ligne

Avant de passer à un logiciel de gestion de projet, de nombreuses équipes utilisent un mélange de processus sur papier et en personne. La mise en ligne de vos opérations de gestion de projet nécessite un changement de culture.

Rappelez à tous que toutes les notes de projet doivent être enregistrées dans le logiciel de gestion de projet. Marcher dans le couloir pour poser une question peut être facile, mais cela risque de laisser les autres membres de l'équipe hors de la boucle. Les croquis d'interface appartiennent aux tableaux de flux de travail, pas aux blocs-notes papier.

Ceci est particulièrement important si votre entreprise travaille avec des entrepreneurs. Les logiciels de gestion de projet peuvent faire tomber les barrières entre les équipes internes et externes. Pour les mettre tous les deux sur la même page:

  • Attribuez des tâches et des rôles de projet spécifiques à des pigistes, comme vous le faites à vos employés.

  • Bloquez du temps sur votre calendrier pour répondre aux questions des entrepreneurs.

  • Fixez les heures de base. Les entrepreneurs doivent savoir quand les employés seront disponibles pour collaborer.

5. Définition des budgets de projet

Une fois que vous avez basculé l'équipe vers un logiciel de gestion de projet, vous constaterez probablement que les budgets de projet doivent également changer. Des flux de travail plus efficaces peuvent réduire le nombre d'heures facturables. Vous pourriez avoir le temps de vous attaquer à des fonctionnalités intéressantes que vous aviez précédemment mises sur la touche.

La façon dont cela affecte votre budget dépend des tendances de votre équipe et de votre structure de frais. Si vous utilisez un modèle de retenue, une efficacité accrue peut vous permettre de réduire votre taux afin de générer plus d'affaires. Si vous facturez par livrable, vous pourrez peut-être augmenter vos revenus en développant plus de fonctionnalités.

Les logiciels de gestion de projet peuvent faire une grande différence votre résultat net, mais ne vous y trompez pas: les défis de mise en œuvre peuvent également être importants. Donnez-vous la grâce et vous vous en sortirez très bien.