La gestion d'équipes distantes demande un peu de finesse, mais nous sommes là pour vous donner une certaine direction. Ces quatre étapes vous aideront à bâtir une équipe solide avec des objectifs clairs et des résultats qui dépassent les attentes.


Il n’est pas nécessaire de chercher bien loin pour voir que le travail à distance est devenu la nouvelle norme. De plus en plus d'entreprises embauchent des membres d'équipes distantes pour gérer leur entreprise ou donnent à leurs équipes internes la flexibilité de travailler à distance quelques jours par semaine. Au fur et à mesure que cette tendance est devenue plus courante, de nouveaux outils sont apparus pour aider les équipes distantes à mieux gérer les projets, la communication, les flux de travail, etc.

Voici le hic… il faut plus que quelques outils intelligents pour réussir les équipes distantes. Quoi est-ce que faire une différence utilise un processus qui intègre ces outils pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement et à atteindre leurs objectifs. La technologie peut être utile, mais à elle seule, une application de communication ne crée pas automatiquement des équipes performantes. Vous devez créer un processus autour comment les équipes utilisent l'application pour les préparer au succès. Pour commencer, voici un processus en quatre étapes qui vous aidera à définir les objectifs de votre équipe et à planifier votre réussite.

1. Définir les objectifs de réussite de l'équipe

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Les objectifs sont importants car ils vous permettent de concentrer votre énergie sur des tâches et des projets spécifiques qui mènent votre entreprise de là où vous êtes aujourd'hui à là où vous voulez être demain. Des objectifs clairs sont particulièrement importants pour les équipes distantes, car elles ne sont pas dans le même espace physique et n'ont peut-être pas la chance de voir ou d'entendre fréquemment comment leur travail s'inscrit dans les objectifs globaux. Cela crée une déconnexion.

C'est pourquoi les objectifs des équipes distantes doivent être partagés dans un endroit central afin qu'ils voient exactement comment leur travail contribue à l'image globale. Piktochart, une application de création d'infographie basée sur le Web, utilise un système d'Objectifs et de Résultats Clés (OKR) via Perdoo pour donner à leurs équipes distantes une meilleure idée des objectifs de l'entreprise et de la manière dont leurs efforts peuvent les atteindre.

Les buts et objectifs de l'entreprise, des équipes et des individus sont saisis dans le système et surveillés au fil du temps. De cette façon, chaque membre de l'équipe voit clairement comment ses principaux résultats (ou indicateurs de performance) contribuent aux résultats globaux que l'entreprise souhaite atteindre, comme la croissance des revenus, l'augmentation de l'acquisition de clients, etc. Lorsque vous définissez les objectifs de votre équipe, voici quelques questions à vous poser:

  • Les objectifs et les étapes nécessaires pour les atteindre sont-ils clairs? Si les membres de l’équipe distante ne sont pas certains de leurs tâches et objectifs spécifiques, un temps précieux peut être perdu à répondre à des questions simples ou à partager des informations. C'est là que les outils sont utiles. Une plateforme de communication comme Chat de travail d'équipe permet aux membres de l'équipe d'identifier instantanément les priorités et de poser des questions sur des éléments spécifiques.

  • Les objectifs peuvent-ils être mesurés? Si vous ne parvenez pas à suivre les progrès, il est plus difficile d’atteindre les résultats et les délais que vous atteignez. Un outil comme Projets de travail d'équipe vous permet de définir avec précision un projet, d'attribuer des tâches et des sous-tâches, et même de pivoter rapidement en cas de besoin, le tout sans laisser les détails passer entre les mailles du filet.

  • Quel est le délai raisonnable pour atteindre l'objectif? Les délais changent constamment à mesure que les détails du projet sont ajoutés ou ajustés en fonction des commentaires des clients. Bien que vous ne puissiez pas prévoir tous les changements de dernière minute, vous pouvez examiner des projets similaires que vous avez terminés et avoir une idée précise de la durée de certaines tâches. Même si une tâche est quelque peu nouvelle pour votre équipe, vous pouvez généralement la diviser en segments que vous avez gérés auparavant. N'oubliez pas de sortir de vos vœux pieux et de vous offrir un coussin pour les problèmes ou les retards qui surviennent naturellement.

2. Utilisez les connaissances de l'équipe en cours de route

Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous devez donner à votre équipe la possibilité de donner son avis. Gardez à l'esprit qu'avec des personnes travaillant à des kilomètres d'intervalle et dans des fuseaux horaires différents, la communication ne se fait pas aussi naturellement qu'avec des personnes travaillant dans le même bureau. Le simple fait de demander aux membres de l'équipe de partager des informations par e-mail ou par chat en groupe ne fournit pas une structure ou une motivation suffisante pour que la plupart des membres de l'équipe aient des conversations productives.

Il doit y avoir un suivi cohérent, des instructions claires sur la manière et le lieu de laisser des commentaires, et un accent sur les raisons pour lesquelles leurs commentaires sont si importants. Sinon, les commentaires tombent au bas de la liste des tâches de votre équipe, ou les discussions peuvent être trop sporadiques pour vraiment générer d'excellents résultats.

En fonction de l'équipe distante (ventes, marketing, support client, développement), vous devez essayer d'échelonner le calendrier de vos réunions d'enregistrement afin de disposer d'un espace pour comprendre et traiter les informations que vous recevez. Regrouper les réunions trop près peut entraîner une surcharge d'informations pour les gestionnaires, ce qui rend plus difficile le suivi et le suivi de ce qui a été dit par chaque équipe et de ses besoins. Cela dit, n'oubliez pas que vous aurez besoin d'entendre certaines équipes plus souvent que d'autres, car leur travail exige plus de surveillance.

Par exemple, les équipes en contact avec les clients, telles que les ventes et le support client, devraient avoir des réunions toutes les deux semaines pour les aider à ajuster leurs plans pour atteindre leurs objectifs à mesure que les besoins des clients évoluent. En revanche, les équipes de développement peuvent se réunir une fois par trimestre car leur travail a un impact différent sur les clients. Quelle que soit la fréquence à laquelle vos équipes se rencontrent, assurez-vous que les commentaires sont enregistrés et mis en œuvre afin que tout le monde puisse apprendre des informations fournies.

3. Laissez place à la flexibilité

La flexibilité ne concerne pas seulement l’emploi du temps quotidien de votre équipe distante ou son lieu de travail. En ce qui concerne la réussite d'une équipe, vos plans doivent être flexibles, car il n'y a pas deux semaines pareilles dans une entreprise en croissance.

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Une semaine, vous pouvez avoir une situation qui demande l’attention de tous avant un lancement important, et la semaine suivante, ils peuvent reprendre leurs tâches habituelles. Ou vous pouvez avoir un afflux soudain de demandes de service client qui nécessitent plus de ressources pendant quelques jours. La flexibilité peut également ressembler à:

  • Embaucher des personnes dans différents fuseaux horaires pour que quelqu'un soit toujours de service, mais en s'assurant que quelques heures de leurs journées de travail se chevauchent afin que les gens puissent partager des informations essentielles en temps réel.

  • Demander aux membres de l'équipe de tenir des réunions quotidiennes en ligne afin que les problèmes délicats puissent être résolus dès qu'ils surviennent et que les délais puissent être ajustés.

  • Encouragez les membres de l'équipe à faire une planification hebdomadaire afin qu'ils regardent toujours vers l'avenir et ne se contentent pas de réagir aux problèmes. De cette façon, les équipes peuvent se préparer à apporter des changements à l'avance, comme de nouvelles échéances ou davantage de ressources, pour s'assurer qu'elles atteignent leurs objectifs.

Ces exemples de flexibilité encouragent la collaboration et font parler les équipes, ce qui est nécessaire pour que les équipes atteignent les objectifs spécifiques auxquels elles travaillent.

4. Documentez tout

Au fur et à mesure que vous travaillez dans le processus de création d'objectifs et de trouver des moyens d'améliorer les performances de l'équipe, une documentation organisée est essentielle au succès de l'équipe. Plus vous collectez de données sur vos efforts, des réunions aux calendriers des tâches, plus vite vous pourrez affiner vos processus et gagner en efficacité optimale.

Par exemple, les équipes de projet ont besoin d'un compte rendu approfondi après la fin de chaque projet pour analyser ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce qui doit changer. Si les projets futurs deviennent plus volumineux pour répondre aux besoins des clients ou aux pressions du marché, les équipes de projet devront peut-être faire un compte rendu à mi-parcours de chaque projet pour résoudre tout ce qui pourrait faire dérailler le projet, comme les changements de délai, les commentaires des clients ou de nouvelles informations sur les données.

Votre documentation doit indiquer clairement à quel moment les équipes doivent se réunir pour faire un compte rendu et ce qu'elles doivent examiner. Et vous pouvez inclure des questions essentielles qui clarifient le reste du projet. Y a-t-il des goulots d'étranglement? Les problèmes ont-ils été résolus? Y a-t-il d'autres préoccupations? La documentation doit indiquer clairement comment ces check-ins doivent se dérouler afin que les équipes puissent atteindre leurs objectifs, quelle que soit la taille de leur projet.

Utilisez un produit comme Google Drive pour créer et stocker votre documentation et établir des dossiers que chaque équipe doit gérer. L'avantage des solutions de cloud computing est que tous les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent, peuvent accéder aux documents pour effectuer des modifications et voir les modifications déjà apportées.

Assurez-vous de prévoir du temps pour vérifier régulièrement votre documentation. Très souvent, les choses changent rapidement, comme les responsabilités des membres de l'équipe, le temps de réponse idéal des clients ou les stratégies de dépannage efficaces. La planification d'une heure régulière pour réviser la documentation permet à chacun de rester informé de ces changements.

Le succès en équipe prend du temps

Même si vous avez une équipe stellaire qui s'adapte rapidement à ces étapes, les changements peuvent encore prendre un certain temps pour être réellement intégrés dans vos processus. Donnez-vous la permission de passer progressivement de «bien faire en équipe» à «réussir en équipe». Engagez-vous à franchir une étape à la fois et vous verrez bientôt un changement dans la façon dont votre équipe distante travaille ensemble. La communication se déroulera plus facilement, la collaboration se déroulera plus naturellement et à mesure que vous atteindrez les objectifs les plus petits, les plus grands commenceront à se mettre en place.