Avez-vous commencé travailler à distance au cours des deux dernières semaines?

Bienvenue dans notre monde. C'est bien d'avoir l'entreprise, mais nous pensons qu'il est encore mieux de vous indiquer certains des problèmes de communication auxquels vous êtes susceptible de faire face. Les logiciels de gestion de projet peuvent en résoudre un nombre surprenant.

Grace à Épidémie de covid-19, nous ne pouvons pas simplement traverser la salle ou entrer dans la cabine suivante avec une question. Nous sommes toujours en train de savoir qui préfère les appels aux e-mails, de déterminer nos GIF Slack préférés et de comprendre à quoi ressemblent des instructions écrites claires.

Le logiciel de gestion de projet peut ne pas être en mesure de trouver votre nouveau GIF Shrek préféré pour vous. Mais cela peut aller étonnamment loin améliorer la communication d'équipe.

Logiciel de gestion de projet pour la communication

Les nouveaux flux de travail peuvent rendre la communication plus difficile. Exécution logiciel de gestion de projet peut combler des lacunes dans quelques domaines clés:

1. Définition du rôle

Même si les titres de votre équipe sont clairs comme le jour, des malentendus se produisent: le rédacteur de votre équipe marketing devrait-il être responsable de proposer des sujets de blog ou est-ce que cela devrait être le travail de l'auteur?

Savoir qui est en charge de chaque élément d'un projet est essentiel à son exécution. Les autres contributeurs doivent savoir à qui s'adresser pour poser des questions. Le leadership doit savoir qui prend les décisions et diffuse les détails au reste de l'équipe du projet.

Quelles fonctionnalités liées aux rôles devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion de projet? Le logiciel de gestion de projet facilite l'association d'utilisateurs et de tâches spécifiques. Recherchez une solution qui inclut un charte de projet outil pour montrer où chaque utilisateur s'inscrit dans la plus grande hiérarchie d'un projet.

2. Responsabilité

Les délais sont parmi les informations de projet les plus importantes à communiquer. Tout le monde dans l'équipe a besoin de savoir quand quelque chose est dû et qui d'autre dépend de ce que cela soit fait à temps. Le logiciel de gestion de projet fournit une plateforme sur laquelle les gens peuvent s'enregistrer quotidiennement. Qu'il s'agisse de rapporter les heures ou de cocher une liste de contrôle, il est important que les travailleurs puissent donner aux superviseurs des mises à jour fréquentes sans affronter la confrontation. Même le plus agréable les gestionnaires doivent respecter les délais de manière cohérente et assurer un suivi régulier.

N'obligez pas chaque responsable à envoyer des SMS ou des e-mails à chaque membre de l'équipe chaque jour. Une plate-forme de gestion de projet agit comme un centre à partir duquel ils peuvent s'enregistrer, signaler les délais manqués et montrer comment les erreurs affectent les autres membres de l'équipe.

3. Précision

Lorsque vous travaillez au bureau, il est facile de s'asseoir avec quelqu'un pendant cinq minutes, de lui dire ce que vous attendez et de lui montrer un exemple ou deux. Ils peuvent vous poser des questions à clarifier sur place. Sans logiciel de gestion de projet pour combler le vide, les erreurs sont faciles à faire. Les chaînes de courrier électronique peuvent être difficiles à suivre et plus difficiles à trouver des semaines plus tard. Passer un appel téléphonique nécessite une planification pour s'assurer que l'heure fonctionne aux deux extrémités; si vous oubliez de demander quelque chose, votre rappel peut interrompre une autre réunion.

De tous les conséquences commerciales une mauvaise communication, des besoins et des attentes non satisfaits peuvent nuire le plus aux relations d'équipe. L'absence de détails clés peut ralentir les projets et revenir en arrière pour retravailler un projet est une perte d'argent.

Pour minimiser les erreurs, le logiciel de gestion de projet vous permet:

  • Décrivez les exigences spécifiques d'un projet ou d'une mission

  • Présentez les étapes dans l'ordre où elles doivent être abordées

  • Stocker les fichiers et documents requis par le projet

  • Vérifier les progrès pour respecter la date limite du projet

  • Donner et demander des commentaires aux autres membres de l'équipe, aux dirigeants et aux clients

Même s'il n'y a rien de mal à passer un coup de fil rapide pour vérifier quelqu'un, cela ne devrait pas être le mode de travail par défaut de l'équipe. La plupart des communications doivent être gérées dans le logiciel de gestion de projet.

4. Alignement du calendrier

Le travail à distance est l'occasion pour les personnes d'établir leur propre horaire. Sauf délais rigides, les heures de travail peuvent être adaptées aux préférences personnelles. Les profils utilisateur du logiciel de gestion de projet peuvent stocker ces informations, garantissant que tout le monde peut les trouver.

Cela dit, il faut une cohérence dans deux domaines:

  • Heures de marche individuelles Tous les membres de l'équipe doivent savoir quand quelqu'un sera disponible. Sauf indication contraire, cela devrait être statique d'une semaine à l'autre.

  • Heures de base de l'équipe Certains besoins du projet, tels que les brainstormings, nécessitent la présence de plusieurs membres de l'équipe. C’est pourquoi les heures de base sont importantes: si tout le monde travaille de 10 heures à 15 heures, les réunions doivent être planifiées pendant cette fenêtre. Les membres de l'équipe devraient être responsables de remplir les heures restantes ailleurs.

N'oubliez pas de prendre en compte fuseaux horaires. Si un membre de votre équipe qui travaille généralement au bureau travaille à partir de la maison d’un parent pour s’occuper d’elle, par exemple, il se peut qu’elle ait besoin d’un rappel.

Les logiciels de gestion de projet ne peuvent pas résoudre tous les problèmes de communication, mais c'est un excellent point de départ. À quels défis de communication votre entreprise a-t-elle été confrontée depuis son éloignement?