Le succès d’une agence - et sa santé mentale - dépend presque entièrement du flux de travail. Le choix d'un logiciel de gestion de projet plutôt que de la collecte traditionnelle d'e-mails, de documents Word et d'appels téléphoniques élimine la confusion en offrant un moyen systématique de suivre les projets et centralisez la communication avec les clients au sein de votre équipe. Sans cet outil essentiel, vous perdez du temps à rechercher les détails, à mettre à rude épreuve vos relations clients et les délais de vos projets.

Cependant, les clients ne prendront pas votre logiciel de gestion de projet par eux-mêmes. Si vous ne prenez pas le temps de les intégrer soigneusement et intentionnellement, vous mettez votre relation client en péril. Incluez-les dès le début en adoptant une approche proactive pour leur enseigner votre système. Voici comment intégrer efficacement vos clients à votre logiciel de gestion de projet afin que votre agence et vos clients soient les meilleurs.

1. Définissez les règles de base

Maintenir d'excellentes relations avec les clients revient à la fiabilité, selon les consultants experts et les auteurs du livre Le conseiller de confiance. La cohérence et la capacité à respecter les délais convenus jouent un rôle important dans la création de la confiance, mais il est encore plus important de répondre aux besoins anticipés de votre client. Voici comment ils le disent:

“Plus un fournisseur peut faire pour comprendre et se rapporter aux normes généralement inconscientes du client, plus le client se sentira à l'aise et ressentira un sentiment de fiabilité. » Afin de bien travailler avec vos clients, vous devez savoir comment ils fonctionnent ou leurs «normes inconscientes». Pour ce faire, décrivez ensemble les résultats souhaités de votre projet. Lincoln Murphy de Sixteen Ventures appelle cela «définir le succès,” ce qui signifie que vous déterminez ce qui est considéré comme une réussite pour vous et vos clients avant le lancement du projet. Tout le monde doit savoir à quoi devrait ressembler le produit final avant de commencer à travailler dessus.

Lorsque vous définissez des attentes explicites concernant les paramètres du projet, la manière dont votre logiciel de gestion de projet sera utilisé et à quoi ressemblera le résultat final, vous tracez la voie à suivre. Chacun sait quel rôle il va jouer et vous examinez de près le style de travail de l’autre partie impliquée. Comprendre comment vos clients pensent et ce dont ils ont besoin de vous vous aidera à mieux travailler ensemble.

Envoyez un questionnaire à vos clients

Avant de commencer à planifier un projet pour un client, vous aurez besoin d'informations spécifiques sur ses besoins et ses attentes. Ne faites pas de suppositions sur ce que vous pensez que vos clients veulent accomplir - demandez-leur.

Rassemblez une liste de questions auxquelles ils pourront répondre par e-mail. Cela leur donne la possibilité d'articuler leurs définitions du succès dans leurs propres mots, et vous disposerez d'un guide de référence pour guider le projet et les conversations futures. Utilisez ces questions pour commencer:

  1. Quels résultats veulent-ils voir? Comment mesureront-ils ces résultats?

  2. À quoi ressemble une exécution réussie pour eux? À quoi cela ressemble-t-il pour leur patron?

  3. Quels clients cherchent-ils à s'engager dans ce projet? Quel est leur client idéal?

  4. Quelles plates-formes ou canaux utiliseront-ils une fois le projet terminé pour le diffuser?

Leurs réponses vous donneront une idée claire de ce qu'ils attendent de vous. Avec ces réponses en main, vous pouvez montrer à vos clients ce dont vous avez besoin en retour.

Décrochez le téléphone et parlez-en

Au fur et à mesure que vous créez un meilleur sens des performances et des attentes du client, vous pouvez fournir une image claire de la portée et des responsabilités du projet de votre côté. De plus, vous pouvez indiquer clairement ce qu'ils ne devraient pas attendre de vous. N'hésitez pas à définir des limites sur des problèmes tels que des demandes de mise à jour trop fréquentes, des révisions de dernière minute ou d'autres tâches susceptibles de gêner votre flux de travail. Que vous parliez aux clients au téléphone ou que vous en discutiez dans un document, assurez-vous d'expliquer ces problèmes:

  1. Le type de logiciel de gestion de projet que vous utilisez et pourquoi

  2. Comment les tâches sont effectuées dans le logiciel,

  3. Comment les produits sont expédiés et quand, et

  4. Résolvez toutes les questions qu'ils ont sur le processus

Envoyez également à vos clients des guides, des aperçus et des exemples montrant comment ce logiciel a été efficace pour les projets antérieurs. Celles-ci peuvent ressembler à des captures d'écran de votre logiciel de gestion de projet et à une explication de la manière dont les tâches de votre projet peuvent se déplacer. Souvent, de courtes vidéos peuvent simplifier l'intégration et constituer un excellent outil de dépannage qui ne nécessite pas de service d'assistance doté de personnel. Expliquez clairement comment vous allez atteindre les objectifs de leur projet et comment ils peuvent s'attendre à ce que votre logiciel soit utilisé pour suivre tous les repères du projet. Cela renforce la confiance à chaque étape du processus.

2. Formez vos clients à votre logiciel

Si vous souhaitez accompagner vos clients, votre équipe, vos objectifs et votre délai, alors aidez vos clients à se familiariser immédiatement avec votre logiciel de gestion de projet. Si vous lancez simplement des clients directement dans le logiciel sans vous assurer qu'ils sont sécurisés dans les fonctions de base dont ils ont besoin, ces clients confus créeront plus de travail pour vous. Si les nouveaux clients trouvent le logiciel intimidant, ils concevront leurs propres avenues en dehors de votre flux de travail pour obtenir les réponses dont ils ont besoin. Ils vous harceleront avec des e-mails demandant des mises à jour ou des appels téléphoniques qui font perdre du temps et ne peuvent pas être suivis plus tard. Investissez dans la formation tout de suite, car - s’ils n’y font pas confiance, ils ne vous feront pas confiance. Pour intégrer vos clients à votre logiciel de gestion de projet:

  • Configurez leur compte personnel dans le logiciel.

  • Indiquez clairement dans quels domaines ils doivent être actifs: la section des commentaires, où ils sont tagués, etc.

  • Montrez-leur la valeur de chaque action dans le logiciel: déplacer une carte montre que la tâche est terminée, les check-ins signifient que ces membres de l'équipe y travaillent, etc.

  • Démontrez comment l'équipe travaille pour accomplir une tâche dans le logiciel.

  • Montrez-leur où ils peuvent avoir une vue d'ensemble du projet.

  • Présentez-leur le langage interne utilisé par votre équipe dans le logiciel.

Remarque: si vous avez un client difficile à intégrer, utilisez la règle de 3. Montrez-leur comment effectuer 3 tâches qu'ils doivent connaître, et une fois qu'ils les maîtrisent, montrez-leur 3 autres, et ainsi de suite. Décomposer le processus en étapes gérables élimine beaucoup de peur et de dépassement. C’est vrai - la formation est impérative. Selon un étude de Survey Monkey, un tiers des répondants ont déclaré qu'ils n'avaient pas le temps d'apprendre un nouvel outil, vous devez donc surmonter cet obstacle et simplifier l'intégration pour eux.

3. Accueillez vos clients dans votre flux de travail

Une fois la formation initiale terminée, n'oubliez pas que vos clients peuvent encore avoir besoin d'aide pour intégrer le logiciel de gestion de projet dans leur routine quotidienne. Cela peut prendre un certain temps avant qu'ils ne comprennent à quel point ses outils peuvent être utiles pour la communication quotidienne, l'organisation des documents clés et le suivi des progrès. Voici comment maintenir un flux de travail transparent pour vous et votre client qui renforce la confiance et fixe les délais:

  1. Avoir de courtes vérifications régulières et planifiées sur les progrès. Cette réunion simple et rapide laisse la porte ouverte afin que les questions ou problèmes inconfortables puissent être résolus avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière. Cela peut se produire via le logiciel de gestion de projet.

  2. Recherchez des modèles. Vos clients semblent-ils confus au sujet d'un certain processus ou d'une notification dans le logiciel? Supposez-vous qu'ils comprennent votre flux de travail? Ignorent-ils vos demandes d'informations importantes? Trouvez ces modèles et résolvez le problème sous-jacent - un malentendu, un manque de formation, etc.

  3. Trouvez des endroits dans votre flux de travail pour s'adapter à leur niveau de confort. Cela peut signifier fournir plus de formation ou utiliser Google Agenda au lieu de Microsoft Outlook temporairement jusqu'à ce qu'ils gagnent plus en confiance avec votre plate-forme.

Bien que cela puisse sembler beaucoup de travail, garder un œil sur les préférences et le style de travail de vos clients fait simplement partie d'une relation saine et de grande valeur.

À emporter

Fournir à vos clients l'intégration nécessaire pour démarrer sans problème avec votre logiciel de gestion de projet vous donnera plus de tranquillité d'esprit, moins de maux de tête et plus de projets ponctuels.

Mieux encore, lorsque votre logiciel s'occupe des détails, vos clients penseront que vous êtes un génie.