¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Conozca la importancia de la gestión de proyectos y cómo puede ayudar a su equipo a ahorrar tiempo y dinero, mejorar la comunicación interna, tomar mejores decisiones comerciales y más.

La forma en que trabajamos está cambiando.

No importa en qué función o industria se encuentre, probablemente también lo haya notado.

Según la consultora Bain & Company, para 2027, la mayor parte del trabajo se basará en proyectos.

Y como resultado, el Informes del Project Management Institute que la demanda de directores de proyectos ha crecido más rápidamente que la demanda de trabajadores calificados en otras ocupaciones.

Este énfasis en la importancia de los gerentes de proyectos refleja la creciente comprensión del impacto que una buena gestión de proyectos puede tener en una empresa.

Eso es porque una buena gestión de proyectos es más que solo tareas y tiempos y presupuestos. No nos malinterpretes, esas cosas también son importantes, pero creemos que pueden ser mucho más.

Las empresas están empezando a darse cuenta de que una buena gestión de proyectos es importante para obtener mejores resultados y empleados más felices. Estas no son solo coincidencias o efectos secundarios, son funciones de la gestión de proyectos bien hechas.

Entonces, ¿por qué es tan importante la gestión de proyectos? Vamos a analizarlo.

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Los beneficios de una buena gestión de proyectos

No se puede exagerar la importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones.

Cuando se hace correctamente, ayuda a que cada parte de la empresa funcione sin problemas. Le permite a su equipo concentrarse en el trabajo que importa, libre de las distracciones causadas por las tareas que se desvían o los presupuestos se salen de control. Les permite ofrecer resultados que realmente impactan en los resultados de la empresa. Y permite a sus empleados ver cómo su trabajo contribuye a los objetivos estratégicos de la empresa.

Estos son solo algunos de los beneficios de una buena gestión de proyectos:

Ahorre tiempo y dinero

Con la planificación adecuada, puede asegurarse de que su trabajo se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. Con los métodos de gestión de proyectos, puede trazar el recorrido de su proyecto desde el principio y saber de antemano dónde van a caer los plazos y el gasto proyectado, de modo que pueda asignar sus recursos de manera más eficiente, lo que le ayudará a evitar retrasos y gastos excesivos del proyecto.

Mejorar las comunicaciones internas

Trabajar juntos puede resultar difícil. Con procesos de gestión de proyectos más eficientes, puede reducir la complejidad de la colaboración, aumente la transparencia y garantice la responsabilidad, incluso cuando trabaje en equipos o departamentos.

Tome mejores decisiones comerciales

Con registros más claros de cómo progresa su proyecto, obtiene una comprensión más profunda de dónde se gastan sus recursos, qué necesita priorizar y cuándo, y si corre el riesgo de desviarse. Una buena gestión de proyectos significa que puede pronosticar problemas antes de que se conviertan en problemas, prevenir cuellos de botella y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos.

Repite tus éxitos

La gestión de proyectos le ayuda a escalar el alto rendimiento y a desarrollar las mejores prácticas de su equipo. Al usar los datos y los aprendizajes de proyectos anteriores, puede identificar dónde está sobresaliendo su equipo y dónde hay margen de mejora. Y por midiendo sus KPI, puede crear y realizar un seguimiento de los puntos de referencia personalizados para comprender cómo se está desempeñando su equipo proyecto sobre proyecto.

Mejor planificación de proyectos = mejores proyectos

Esos son los beneficios a nivel organizacional y solo algunas de las formas en que la gestión de proyectos puede ayudar a mejorar todo su negocio.

Pero, ¿qué pasa con sus proyectos individuales? ¿No ralentizará las cosas, agregará burocracia innecesaria o lo mantendrá atrapado en un plan sin espacio para la innovación?

No se preocupe, la gestión de proyectos nunca le haría eso.

De hecho, es exactamente lo contrario. Si bien puede ser tentador sumergirse en el trabajo y esperar lo mejor, es una economía falsa.

Sin una planificación y gestión de proyectos adecuadas, es más probable que termine perdiendo el tiempo a largo plazo. De hecho, una encuesta encontró que 80% de las personas dedican al menos la mitad de su tiempo a reelaborar. Esa es una gran cantidad de valiosas horas perdidas, y podría evitarse con un poco de previsión adicional.

Con un plan sólido desde el principio, puede:

  • Consiga la alineación de las partes interesadas desde el principio, ayudándole a conseguir la aceptación, minimizar el retroceso burocrático y establecer el alcance del proyecto. De hecho, dedicar un poco más de tiempo a lograr esta alineación al comienzo de su proyecto puede ahorrarle toneladas de angustias en el futuro, porque elimina la ambigüedad y les brinda a todos un esquema claro de lo que se espera.

  • Asegúrese de que todos estén en la misma página y que cada uno sepa exactamente lo que tiene que hacer y cuándo, así que no más percances "pero pensé que alguien más lo estaba manejando".

  • Marque los riesgos con anticipación, para que conozca las señales de advertencia a las que debe estar atento. Estos variarán de un proyecto a otro, pero podrían incluir cosas como: una fecha límite importante que tendrá un efecto en cadena sobre los demás si no se cumple; un gasto excesivo en el presupuesto que significa que tiene que sacar dinero de otra parte. Una vez que sepa para qué debe estar alerta, podrá detectar mejor cuándo se está saliendo del camino y corregir el rumbo en el momento, en lugar de cuando sea demasiado tarde.

  • Asegúrese de que cada proyecto tenga un objetivo estratégico. Adiós trabajo ocupado. Cuando tiene un plan de gestión de proyectos sólido, puede asegurarse de que cada proyecto contribuya a sus objetivos estratégicos generales.

  • Esperar lo inesperado. Planificar no significa que no haya lugar para el cambio. La mejor planificación tiene un pequeño margen de maniobra incorporado desde el principio, para que pueda adaptarse y quedarse. (Más sobre eso más adelante).

Pero estos son solo algunos ejemplos de la importancia de la planificación de proyectos. Cuando se trata de eso, una mejor planificación del proyecto puede revolucionar el trabajo que produce su equipo y los resultados que obtiene. Eso significa partes interesadas más felices, equipos más satisfechos y, si trabaja en una industria orientada al cliente, clientes más satisfechos (y más reseñas entusiastas).

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La importancia de los directores de proyectos eficaces

A medida que más y más de nuestro trabajo diario se basa en proyectos, se deduce que cada vez más personas se encuentran en el negocio de la gestión de proyectos, incluso si no son directores de proyectos tradicionales.

Y con la importancia de la gestión de proyectos solo creciendo, el conjunto de habilidades del director de proyectos nunca ha sido más crucial.

Los gerentes de proyecto son los héroes olvidados. Son las personas que se aseguran de que toda su planificación realmente vaya, bueno, de acuerdo con el plan. Ellos son los que pueden volver a encaminar las cosas cuando sucede algo inesperado. Las personas que pueden reunir a varios equipos, departamentos y partes interesadas para garantizar el éxito de su proyecto.

Hoy en día, existen muchos caminos para convertirse en un administrador de proyectos eficaz. Las personas pueden seguir la ruta tradicional con una calificación de gestión de proyectos como PMP o PRINCE2, o pueden optar por crear su currículum vitae de director de proyectos obteniendo experiencia práctica en la gestión de proyectos.

Ya sea que tenga gerentes de proyectos tradicionales para ocupar el puesto de PM o miembros del equipo que se unen para cada proyecto, una cosa está clara: los gerentes de proyectos efectivos marcan la diferencia.

Los gerentes de proyecto a menudo tienen la reputación de ser "la gente que pastorea gatos". Pero son mucho más que eso (y si les gusta el pastoreo de gatos, eso es asunto suyo).

Los gerentes de proyecto son las personas que se comprometen con el proyecto, que comunican los cambios, que entienden cómo obtener el mejor trabajo de todos y que dirigen el proyecto de principio a fin, incluso cuando se está desviando. Son los que no solo planifican y organizan el trabajo en sí, sino que pueden explicar la importancia de planificar los proyectos, de modo que todos los miembros del equipo sepan por qué lo que están haciendo es importante.

La persona adecuada lleva su estrategia de gestión de proyectos de buena a excelente. Convierten el plan de su proyecto en acción. Y quizás lo más importante, traen a todos en el viaje, juntos.

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¿Por qué elegir una carrera en gestión de proyectos?

Ahora que comprende la importancia de la gestión de proyectos, así como de algunas funciones de gestión de proyectos, es posible que se pregunte: ¿es para mí una carrera en gestión de proyectos?

La creciente importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones significa que es una excelente opción para las personas que desean desempeñar un papel fundamental para ayudar a las empresas a lograr sus objetivos y ver retornos reales de su estrategia. Como director de proyectos, puede tener un impacto real en ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos y crear un entorno de trabajo donde los equipos puedan prosperar.

¿Por qué elegir una carrera en gestión de proyectos? Debería considerarlo si:

Te encanta gestionar proyectos. Um, sí, probablemente esta sea una obviedad. Pero si sobresale en el trabajo con múltiples partes interesadas en muchos equipos diferentes, puede asignar fechas límite y recursos como si fueran piezas de Tetris y tiene una habilidad real para ver el panorama general, podría ser el momento de hacerlo oficial.

Quiere marcar una diferencia real en el negocio. Los gerentes de proyecto están en la primera línea del negocio, ayudando a convertir cosas intangibles como metas y valores en resultados sólidos que realmente mueven la aguja. Ya sea que esté en la construcción o en el desarrollo de software, los gerentes de proyectos tienen una gran oportunidad de dejar su huella en el negocio y mejorar la forma en que se realiza el trabajo.

Quieres marcar una diferencia real en los equipos. No es solo el resultado final lo que recibe un impulso. Los gerentes de proyecto siempre buscan nuevas tecnologías y procesos que puedan ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más efectiva, eficiente y productiva. Y dado que el 63% de los trabajadores en los EE. UU. Se sienten listos para dejar sus trabajos debido al estrés, crear un ambiente de trabajo más suave y eficiente es un gran problema.

Cómo definir el valor de la gestión de proyectos

Imagínate esto. Estás en una fiesta elegante y, como de costumbre, la conversación se centra en la gestión de proyectos. (Ya sabes, conversación de fiesta normal).

“¿Por qué es tan importante la gestión de proyectos? " pregunta alguien mientras haces una pequeña charla junto a los canapés.

Estás preparado. Has leído este artículo; sabes tus cosas. Enumera algunos ejemplos de la importancia de la gestión de proyectos en puntos, discute los beneficios y menciona el valor que aporta a las organizaciones.

“Todo eso suena bien ", podrían responder," pero ¿cómo lo demuestras? "

Grabar cero.

Lo que pasa con la gestión de proyectos es que cuando se hace bien, a menudo puede parecer invisible. Y, a veces, definir el valor de la gestión de proyectos en números básicos puede ser complicado: una mayor felicidad, flujos de trabajo más fluidos y una mayor eficiencia son geniales, pero ¿cómo los refleja en% y $?

Pero antes de perder la calma y darle la vuelta a una tabla de vol-au-vents, estas son solo algunas de las formas en que puede definir el valor de la gestión de proyectos y medir su importancia para su organización.

Utilice una herramienta de gestión de proyectos. Cuando su equipo rastrea su trabajo en una herramienta de administración de proyectos, tiene todos los datos que necesita para ver qué está funcionando, dónde puede mejorar y cómo se comparan sus proyectos con sus puntos de referencia. Obtenga estadísticas importantes como el porcentaje de proyectos entregados a tiempo, la cantidad de tareas atrasadas o la cantidad de capacidad de su equipo que se gastó en cada proyecto. Luego, use esas estadísticas para tomar decisiones basadas en datos y optimizar constantemente la forma en que se realizan sus proyectos.

Calcule cuánto tiempo y dinero le ahorra la gestión de proyectos. Software de gestión de proyectos le ayuda a calcular mejor cuánto tiempo y dinero le va a costar cada proyecto; le permite reducir el tiempo perdido en reuniones sin sentido y contratiempos de comunicación; y mantiene a sus empleados más comprometidos y responsables, reduciendo la rotación y los costos de adquisición de nuevos empleados.

Empiece a cuantificar lo no cuantificable. ¿Felicidad de los empleados? ¿Alineación con los valores de la empresa? No son exactamente KPI de gestión de proyectos clásicos, pero son funciones igualmente importantes de la gestión de proyectos. Entonces ... ¿por qué no empezar a medirlos como todo lo demás? Utilice encuestas y comentarios del equipo para crear nuevos puntos de referencia y realizar un seguimiento de su progreso.

La importancia de la gestión de proyectos

La importancia de la gestión de proyectos en la construcción, la importancia de los proyectos en desarrollo, la importancia de los directores de proyectos cuando estás en un negocio de cara al cliente… reduzcamos nuestras pérdidas y digamos que la gestión de proyectos es muy importante, sin importar en qué función o industria se encuentre.

Ya sea que su empresa se base en gerentes de proyectos tradicionales (es decir, personas con "Gerente de proyectos" en su perfil de LinkedIn o tarjetas de presentación) o miembros del equipo capacitados que adopten los importantes deberes y responsabilidades del gerente de proyectos, una buena gestión de proyectos y gerentes de proyectos efectivos pueden ser transformadores.

¿Busca un TL; DR? A continuación, se muestra un resumen de por qué la gestión de proyectos es importante en algunos puntos:

  • Ahorra tiempo y dinero

  • Mejora las comunicaciones internas

  • Le permite tomar decisiones comerciales basadas en datos

  • Le permite escalar (y repetir) sus éxitos

  • Fomenta una mayor alineación entre equipos, partes interesadas y clientes

  • Facilita una mejor gestión de riesgos

  • Le ayuda a optimizar sus flujos de trabajo para procesos más fluidos y empleados más felices

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