¿Qué hace un director de proyecto?

¿Cómo es ser un director de proyectos en el día a día? Obtenga más información sobre el papel de un PM y eche un vistazo a algunos de sus deberes y responsabilidades diarios.

Si la gestión de proyectos es tan importante (y alerta de spoiler: lo es), es lógico que los gerentes de proyecto también lo sean.

Creemos firmemente en el poder de un gran administrador de proyectos. Pero también sabemos que los gerentes de proyectos se presentan en muchas formas.

Pueden ser gerentes de proyectos tradicionales: el tipo de personas que están capacitadas en PMP y calificadas en PRINCE2 y que tienen “gerente de proyectos” en su título oficial.

O pueden ser del "gerente de no proyecto” variedad: las personas que se han encontrado adoptando los deberes y responsabilidades habituales del gerente de proyectos como parte de su rol a lo largo del tiempo, y son responsables de supervisar y entregar proyectos en el curso de su trabajo.

Pero sea cual sea el tipo de gerente de proyecto en el que confíe su empresa, son esenciales para realizar un trabajo significativo. Esto se debe a que, tradicionales o no, los gerentes de proyectos son las personas que se aseguran de que sus proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance.

Entonces, ¿cómo hacen que eso suceda? Y ¿Qué hace realmente un director de proyecto?

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¿Qué es un director de proyecto y qué hace?

El diccionario Webster define "gerente de proyecto" como ... (es broma).

Puede parecer una pregunta básica, pero en realidad, puede ser difícil definir el rol de un gerente de proyecto. A veces, puede parecer que la verdadera pregunta no es "¿Qué hace un gerente de proyecto?" - es más como "¿qué no hace un PM?"

Eso es porque están involucrados en muchas partes del proyecto de principio a fin. Sus responsabilidades incluyen cosas concretas y tangibles como la planificación y el presupuesto, así como cosas menos cuantificables (pero no menos importantes) como proporcionar liderazgo y apoyo moral.

Del mismo modo, a medida que la experiencia y las habilidades se vuelven tan importantes para la gestión de proyectos exitosa como las calificaciones, puede resultar difícil definir quién es y quién no es un director de proyecto.

¿Tiene una calificación de gestión de proyectos y algunas tarjetas de presentación que dicen "gerente de proyecto"? Probablemente eres un director de proyecto.

¿Administra muchos proyectos de forma regular y sabe cómo hacer malabarismos hábilmente con los recursos para asegurarse de que se completen de la manera más eficiente posible? Probablemente también seas gerente de proyectos.

Entonces, con todo eso en mente, ¿qué es exactamente un gerente de proyecto? Para nosotros, es simple:

Un director de proyecto es alguien que se encarga de gestionar un trabajo desde el concepto hasta la entrega.

Entonces, cuando decimos "gerente de proyecto", eso es lo que queremos decir: no se limita a calificaciones o antecedentes, sino que se aplica a todos y cada uno de los que se encuentran administrando proyectos de manera regular. En resumen: si haces todas las cosas que hace un director de proyecto, eres un director de proyecto. Tiene sentido, ¿verdad?

Eso puede parecer amplio, pero como ya hemos mencionado, la descripción del puesto de director de proyecto abarca una amplia gama de responsabilidades y deberes. (Más sobre eso en breve).

Es más, creemos que cuantas más personas reconozcan que están realmente en el negocio de la gestión de proyectos (incluso si no "se supone" que lo estén), más podrán adoptar tácticas, técnicas y herramientas de gestión de proyectos, de modo que puede empezar a gestionar mejor sus proyectos.

(¿Quiere saber cómo puede poner en práctica la gestión de proyectos con una imagen global para su próximo proyecto, independientemente del puesto de trabajo o del tamaño de su equipo? Consulte nuestro libro de trabajo.)

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Deberes y responsabilidades del gerente de proyecto

La gestión de proyectos juega un papel central en muchas industrias diferentes. Pero si bien las metodologías y los resultados pueden variar, el rol del gerente de proyecto en sí se mantiene bastante consistente.

Esto se debe a que, ya sea que sea un gerente de proyectos de construcción o un gerente de proyectos en el desarrollo de software, en última instancia, tiene las mismas responsabilidades: planificar, supervisar y entregar un proyecto.

Independientemente de la entrega de ese proyecto, ya sea un edificio nuevo o una nueva versión de función, aún desea que ese proyecto se complete con éxito y de la manera más eficiente, de principio a fin.

Hemos desglosado las responsabilidades de los gerentes de proyectos en cada etapa del proceso de gestión de proyectos para obtener una comprensión más completa de lo que hacen los gerentes de proyectos y por qué es importante.

Planificación del proyecto (de acuerdo con los objetivos de la empresa)

Desde el principio, el director del proyecto es responsable de definir el alcance del proyecto y alinearse con las partes interesadas para establecer expectativas.

Esta es la parte donde el director del proyecto asegura que el proyecto esté vinculado a un objetivo estratégico más amplio, define cómo será el "éxito" y obtiene la aceptación de todas las partes interesadas.

Además de todos estos elementos estratégicos, también es donde entra en juego la planificación de "tuercas y tornillos". El director del proyecto delineará el plan para el proyecto en función del alcance y los entregables acordados, incluido el presupuesto del proyecto, los requisitos de recursos y el cronograma.

Toda esta planificación al comienzo del proyecto es crucial para garantizar que funcione sin problemas, y que todos en el proyecto sepan cómo se supone que debe ser “funcionar sin problemas”.

Dotar de recursos al proyecto (y presupuestar esos recursos de manera efectiva)

Una vez que el director del proyecto tiene el plan en marcha, debe tomar las medidas necesarias para hacerlo. Para eso, necesita tiempo, dinero y poder de la gente. También conocido como: recursos.

De acuerdo a Informe Pulso de la profesión de PMI (2018), “la dependencia de recursos ”fue catalogada como una de las causas principales del fracaso del proyecto en el 26% de los proyectos fallidos, seguida de cerca por los“ recursos limitados o gravados ”(21%) y la“ previsión de recursos inadecuada ”(18%).

Así que hay mucho en juego en la gestión de recursos. Y es especialmente complicado porque los recursos siempre serán limitados: como PM, nunca tendrá tanto a su disposición como le gustaría.

Con eso en mente, la responsabilidad del gerente de proyecto es asignar los recursos limitados que tienen de la manera más inteligente y eficiente posible.

Usando un herramienta de gestión de proyectos es especialmente útil para esto, ya que permite a los gerentes de proyectos tener una visibilidad completa de las cargas de trabajo de todos, rastrear todos sus recursos disponibles (y ver lo que todavía está disponible para usar) e identificar rápidamente dónde están en riesgo de exceder la capacidad para evitar el agotamiento antes de que suceda.

Gestionar el proyecto (incluso cuando las cosas van mal)

No importa qué tan bien planeado y administrado sea su proyecto, la vida, eh, encuentra la manera.

Es decir: las cosas probablemente se desviarán de su hermoso plan de proyecto en una etapa u otra.

Pero los grandes gerentes de proyectos saben que deben esperar lo inesperado. Han realizado su debida diligencia en forma de evaluación de riesgos, por lo que saben qué buscar; realizan un seguimiento de sus cronogramas y recursos para poder detectar posibles cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas; y son lo suficientemente sensatos como para responder de manera flexible a los cambios en el momento en que lo necesiten.

Ellos son los que mantienen el barco navegando en la dirección correcta, incluso si tienes que tomar una ruta alternativa o remendar una vela para llegar allí.

Motivar al equipo del proyecto (y sacar lo mejor de cada persona)

Cuando piensa en las responsabilidades del gerente de proyecto, probablemente piense en los tres clásicos. Aquellos a los que hemos estado volviendo una y otra vez: plazos, presupuestos y recursos.

Esos son, por supuesto, muy importantes. Pero un el gran gerente de proyectos no solo es organizado y adaptable: también es emocionalmente inteligente.

La inteligencia emocional es lo que permite que los mejores administradores de proyectos comprendan qué motiva a cada miembro del equipo, les permite sortear conflictos y les ayuda a que todos los miembros del equipo del proyecto se sientan felices y valorados.

Y desde los empleados más felices son un 13% más productivos, es uno de los aspectos más importantes de la descripción del puesto de gestión de proyectos.

Entrega del proyecto (🤞 a tiempo y dentro del presupuesto)

¿Una de las responsabilidades más obvias de los directores de proyectos? Realmente entregando el proyecto.

Suena sencillo, pero como hemos visto anteriormente, la entrega exitosa del proyecto depende de muchas otras partes móviles. trabajando juntos, maravillosamente.

Por lo tanto, es responsabilidad del gerente de proyecto asegurarse de que todo lo anterior (la planificación, la asignación de recursos, la administración, la motivación) realmente dé como resultado el producto esperado, en el momento adecuado y dentro del presupuesto adecuado.

Informar sobre el proyecto (y analizar cómo mejorar para la próxima vez)

Los buenos gerentes de proyectos saben que el proyecto no ha terminado solo porque usted lo ha hecho.

Para maximizar sus posibilidades de éxito, debe tener en cuenta el tiempo para una proyecto adecuado post-mortem reunión.

Al reservar un tiempo dedicado para que el equipo revise e informe sobre el proyecto mientras aún está fresco en la mente de todos, puede asegurarse de que todos los aprendizajes puedan ser documentado y se utiliza para optimizar sus procesos para la próxima vez, para que pueda mejorar y escalar continuamente las mejores prácticas de gestión de proyectos.

Y como sabe cualquier director de proyecto, la herramienta de gestión de proyectos adecuada es un activo invaluable para estas reuniones post mortem. Dado que su software de gestión de proyectos ha sido el lugar central para toda la información relacionada con el proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, el director del proyecto puede informar rápidamente sobre los datos existentes para obtener la información que necesita.

Armado con ese conocimiento, el PM puede ver cómo el proyecto se comparó con otros proyectos anteriores, reconocer dónde se destacó el equipo e identificar dónde todavía hay margen de mejora en el futuro, todo lo cual les ayuda a tomar decisiones basadas en datos que ayudan a impulsar el negocio adelante.

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¿Qué hace un director de proyecto a diario?

Así que conocemos la descripción básica del trabajo del gerente de proyecto ("ellos administran proyectos") y algunas de las responsabilidades del gerente de proyecto. Pero, ¿cómo se ve realmente todo esto en la vida real?

Es un trabajo de ritmo rápido y no hay dos días iguales. Dependiendo de la fase en la que se encuentre cada proyecto, las tareas y responsabilidades diarias de un gerente de proyecto podrían incluir cualquiera de los siguientes:

  • Reúnase con el liderazgo para decidir el alcance de un próximo proyecto

  • Presentar al equipo de finanzas para aumentar el presupuesto

  • Esquema de la carta del proyecto

  • Cree un informe de evaluación de riesgos

  • Consulte con el equipo del proyecto para obtener un informe diario y de progreso

  • Actualice el calendario para reflejar los cambios en la línea de tiempo

  • Reasignar tareas en todo el equipo para asegurarse de que nadie supere la capacidad

  • Consulte con un miembro del equipo que esté luchando con su carga de trabajo

  • Moderar una reunión de proyecto post mortem y recopilar comentarios

Entonces, ahora que ya no se pregunta "¿qué hace un gerente de proyecto?" y tiene una idea más clara de lo que hace un PM a diario, podría estar pensando "¡oye, eso es algo que me interesaría!" Entonces, si quieres hacer lo que hace un PM, esto es lo que necesita saber.

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