¿Qué es una parte interesada del proyecto?

¿Quiénes son los interesados en su proyecto y cómo puede trabajar con ellos para garantizar mejores resultados para su proyecto? He aquí por qué las partes interesadas del proyecto son tan importantes.

Ningún director de proyecto es una isla.

Un proyecto es un esfuerzo colaborativo. A pesar de que está a cargo de administrarlo, para que el proyecto tenga éxito, debe confiar en otras personas, trabajar con ellas e informarlas.

A lo largo de esta guía, hemos estado hablando mucho sobre las diversas personas involucradas en llevar un proyecto desde la idea hasta la ejecución: su equipo, otros departamentos dentro de la organización, liderazgo, clientes y más.

Estas personas son tu las partes interesadas del proyecto. Pero, ¿qué significa eso exactamente? ¿Cómo afectan sus partes interesadas a su proyecto? ¿Y qué puedes hacer para mantenerlos felices?

¿Cuál es la definición de parte interesada del proyecto?

De acuerdo con la Instituto de manejo proyectos, las partes interesadas del proyecto se definen como:

“Personas y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o finalización exitosa del proyecto ".

En otras palabras, las partes interesadas de su proyecto son las personas o grupos que tienen algo que ganar (o perder) con el resultado de su proyecto.

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Está bien, pero en realidad: ¿qué es una parte interesada en la gestión de proyectos?

Entonces, de acuerdo con la definición de partes interesadas del proyecto anterior, una parte interesada es cualquier persona con un interés o una inversión en su proyecto. Pero, ¿cómo se ve eso en la práctica?

Sus partes interesadas son un grupo variado, con intereses variados. (Si juegas en modo difícil, es posible que incluso tengan intereses completamente contrapuestos que debes equilibrar, ¡diversión!)

No solo eso, sino que la lista de partes interesadas puede cambiar a lo largo del viaje del proyecto: la influencia de una determinada parte interesada puede volverse más o menos importante según la fase del proyecto, por ejemplo.

Su trabajo como gerente de proyecto es mantener a todas las partes interesadas informadas, involucradas e integradas durante la progresión del proyecto. La felicidad de las partes interesadas es uno de los métricas clave de un proyecto exitoso, por lo tanto, es fundamental asegurarse de obtener la aceptación adecuada y marcar las casillas correctas, en el momento adecuado.

En última instancia, gestionar esas complejas relaciones con las partes interesadas es uno de los habilidades clave de un gerente de proyecto. Pero con tantos intereses, perspectivas y personalidades diferentes con los que hacer malabares, no es tarea fácil.

Esto es lo que necesita saber sobre sus partes interesadas: quiénes son, qué hacen, por qué son importantes y cómo trabajar con ellos.

¿Quiénes son los interesados en un proyecto?

Ahora que conoce la respuesta a la pregunta "¿qué son los interesados en el proyecto?", La siguiente pregunta natural es "quiénes son los interesados en un proyecto".

Como ya hemos visto en la definición de partes interesadas del proyecto anterior, una parte interesada es cualquier persona que tenga un interés o una inversión en su proyecto. Pero cuando realmente comience a trazar eso, es posible que se sorprenda de lo larga que puede ser la lista.

Eso es porque la inversión en su proyecto puede tomar varias formas diferentes. Puede ser el dinero de la empresa, el patrocinio de un ejecutivo o los recursos de un gerente. También se puede aplicar al usuario final o al cliente, ya que sus necesidades son una consideración crítica cuando se trata de dirigir su proyecto.

Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los diferentes tipos de partes interesadas en un proyecto.

Tipos de partes interesadas en la gestión de proyectos

Hay dos tipos principales de partes interesadas en la gestión de proyectos, internos y externos.

Partes interesadas internas

¡Estas partes interesadas vienen de dentro de la casa! Las partes interesadas internas son personas o grupos dentro la empresa, como miembros del equipo, gerentes, ejecutivos, etc.

Interesados externos

Las partes interesadas externas son, como probablemente pueda adivinar, personas o grupos fuera de el negocio. Esto incluye clientes, usuarios, proveedores e inversores.

Como puede ver, las partes interesadas no siempre trabajan para el director del proyecto. No hace falta decir que esto puede agregar una capa adicional de complejidad, ya que necesita poder comunicarse con personas en todos los diferentes niveles de la empresa y con diversos grados de participación, influencia e interés.

Ejemplos de partes interesadas en un proyecto

Las partes interesadas en cada proyecto en particular variarán según el tipo de proyecto y la industria, pero aquí hay algunos ejemplos de los tipos de partes interesadas en la gestión de proyectos que podría necesitar considerar:

  • Gerente de proyecto

  • Miembros del equipo

  • Gerentes

  • Administradores de recursos

  • Ejecutivos

  • Gerencia senior

  • Propietarios de empresas

  • Inversores

  • Patrocinadores

  • Financieros (la gente, no el tortas)

  • Proveedores

  • Vendedores

  • Consultores

  • Clientes

  • Los usuarios finales

Entonces, ¿cómo sabe en qué partes interesadas debe concentrarse para su proyecto en particular? Para eso, necesita hacer un análisis de las partes interesadas.

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Cómo hacer un análisis de partes interesadas

Tan pronto como se complete la carta del proyecto y el alcance de su proyecto está definido, puede usarlo para comenzar a identificar a sus partes interesadas. A continuación, se explica cómo poner en marcha la pelota con un proceso básico de análisis de las partes interesadas.

1. Identifique a sus partes interesadas

El primer paso es identificar quiénes son realmente las partes interesadas. Para hacer esto, dibuje en su carta de proyecto y cualquier otro planes y documentación del proyecto para compilar una lista completa de las partes interesadas de su proyecto, tanto internas como externas.

Tenga en cuenta que algunas partes interesadas no entrarán en juego hasta más adelante en el ciclo de vida del proyecto, pero si puede anticipar quiénes serán con anticipación, puede comenzar a obtener su aceptación, construir la relación desde el principio y ayúdelos a sentirse involucrados desde el principio.

2. Priorice a sus partes interesadas

Una vez que haya identificado a todas sus partes interesadas, puede comenzar a priorizarlas.

Dar prioridad a las partes interesadas es importante porque le ayuda a comprender dónde invertir sus recursos. En otras palabras, lo ayuda a usted, como gerente de proyecto, a identificar quiénes son los tomadores de decisiones clave en un momento dado, de modo que pueda asegurarse de que está hablando con las personas adecuadas, en el momento adecuado.

Hay algunos métodos para hacer esta priorización de las partes interesadas, pero una forma simple es trazarlas usando una cuadrícula de poder / interés (o poder / influencia, o impacto / influencia).

La cuadrícula de poder / interés lo ayuda a identificar a sus partes interesadas clave respondiendo dos preguntas clave que lo ayudarán a agruparlos en una de cuatro categorías:

  • ¿Qué nivel de poder tienen ?: ¿Qué importancia tiene que estén satisfechos con el progreso y los resultados del proyecto? ¿Cuán integrales son para el éxito del proyecto? ¿Qué influencia tienen en el proyecto, otras partes interesadas, el equipo, etc.? (Recuerde: ¡la influencia de una parte interesada puede ser positiva o negativa!)

  • ¿Qué nivel de interés tienen ?: ¿Es este proyecto muy importante para ellos o solo están conectados tangencialmente a él? ¿Es algo de lo que son directamente responsables? ¿Dependen de él para otros trabajos o resultados? ¿Se oponen al proyecto o están preocupados por él de alguna manera?

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Como podemos ver en la matriz (altamente tecnológicamente avanzada) anterior, las partes interesadas que caen en el cuadrante superior derecho (poderosas + interesadas) son a las que debe prestar atención adicional, porque son las que pueden tener la mayor impacto en su proyecto, para bien o para mal.

3. Comprenda a sus partes interesadas

Ahora que sabe quiénes son los actores clave y cuáles priorizar, debe comprender plenamente sus expectativas para el proyecto.

Para las partes interesadas clave, esto podría implicar reunirse para una breve entrevista o conversación cara a cara en la que debatan cosas como:

  • Cuál es su definición de éxito del proyecto

  • Cualquier inquietud o reserva que tengan sobre el proyecto o sus resultados.

  • Cuáles son sus expectativas para el proyecto

  • ¿Qué impacto tendría en ellos un resultado positivo o negativo del proyecto?

  • Si existe algún conflicto de interés anticipado con otras partes interesadas que deba conocer.

Estas conversaciones no solo lo ayudarán a comprender la participación y la perspectiva de cada parte interesada en el proyecto, sino que también lo ayudarán a construir una imagen más amplia de su red de partes interesadas y cómo se interrelaciona cada parte interesada.

Y a nivel personal, reunirse con las partes interesadas clave al comienzo del proyecto lo ayuda a sentir algunas preferencias interpersonales básicas (como el estilo de comunicación), así como a comenzar a construir sus relaciones con cada parte interesada.

Mientras lo hace, también es útil mantener los ojos abiertos a cualquier señal política, cultural o ambiental, si puede. Tomar en cuenta aspectos como el clima político de la organización, la forma en que las partes interesadas clave interactúan entre sí y cualquier posible conflicto de intereses puede ayudar a brindarle un contexto esencial cuando se trata de ejecutar su proyecto o adelantarse a ciertas decisiones, y es una superpotencia de administrador de proyectos que debe comenzar a cultivar lo antes posible.

Cómo gestionar las partes interesadas de su proyecto

Identificar a sus partes interesadas y sus necesidades es solo una pieza del rompecabezas de la gestión de partes interesadas. Pero no termina ahí. Para un proyecto exitoso, los requisitos, objetivos y felicidad de las partes interesadas clave deben ser una preocupación constante a lo largo de su proyecto.

Ahora, eso no significa que la parte interesada siempre tenga la razón, y su trabajo como gerente de proyecto a veces implicará rechazar a las partes interesadas y reequilibrar sus expectativas con la carta del proyecto y el plan del proyecto que todos acordaron al principio.

La parte complicada es equilibrar las necesidades, los requisitos y los objetivos de todos para que pueda mantener felices a sus partes interesadas y, al mismo tiempo, entregar el proyecto que se propuso entregar.

A continuación, se muestran algunas formas en las que puede establecer algunas de las mejores prácticas para la gestión de las partes interesadas y desarrollar mejores relaciones con las partes interesadas en cada fase de su proyecto.

Documentar las funciones y necesidades de cada parte interesada

¿Todo ese trabajo lo hizo identificando a sus partes interesadas y sus necesidades individuales en relación con su proyecto? Haga un buen uso compilándolo en un documento compartido y accesible para asegurarse de tener un registro de las funciones y responsabilidades de todos y mantenerlos a todos en la misma página.

La creación de un registro de partes interesadas para su proyecto le ayuda a realizar un seguimiento de una larga lista de personas y prioridades. Con un documento definitivo puede actualizar, editar y consultar a medida que avanza su proyecto, puede asegurarse de que siempre está conduciendo el proyecto en la dirección correcta y de mantener informadas a las personas adecuadas en los momentos adecuados.

Y hablando de eso ...

Comuníquese con sus partes interesadas

Como gerente de proyecto, mantener a sus partes interesadas informadas, incluidas e inspiradas durante todo el ciclo de vida de su proyecto es uno de sus trabajos más importantes.

Como se mencionó anteriormente, sus partes interesadas "prioritarias" probablemente cambiarán según la fase de su proyecto en la que se encuentre. Eso es bueno, ya que le permite dirigir su energía hacia donde se necesita y evitar sobrecargar a las personas con información irrelevante.

Eso es importante, porque si bien desea dar visibilidad a sus partes interesadas, la comunicación excesiva puede ser tan frustrante como la falta de comunicación.

Usando una herramienta de gestión de proyectos con muchas opciones de comunicación diferentes significa que puede adaptar sus notificaciones a las necesidades únicas de cada parte interesada, sin dejar de mantener un historial de auditoría completo de cada acción y decisión (lo que es especialmente útil cuando se trata de informar la hora).

Brinde a las partes interesadas del proyecto visibilidad sobre lo que les importa

Ayude a cada interesado a eliminar el ruido y obtenga información inmediata sobre las métricas que son más importantes para ellos creando paneles personalizados. Cree paneles personalizados con paneles para realizar un seguimiento de cosas como tareas, estados del proyecto, actividad del equipo, hitos, riesgos y más, para que sus partes interesadas puedan ver rápidamente cómo están progresando ciertas partes del proyecto y obtener una descripción general inmediata de la información que les importa de un vistazo.

Las partes interesadas no deberían ser una ocurrencia tardía. En su lugar, incorpórelos a su proyecto desde el principio, comunicándose regularmente, manteniéndolos actualizados e involucrados, y asegurándose de que se sientan valorados y escuchados.

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