Las 6 habilidades de gestión de proyectos que necesita tener

Ser un gerente de proyectos verdaderamente excelente es más que solo capacitación y calificaciones. Estas son las 6 habilidades que necesita para llevar sus proyectos a cabo, y lo que puede hacer para desarrollarlos.

¿Qué significa ser un gran gerente de proyectos?

No se trata de calificaciones o títulos (pero esos también son buenos, por supuesto).

Ni siquiera se trata simplemente de cumplir con el clásico deberes y responsabilidades de un director de proyecto (aunque obviamente eso es una gran parte).

Esas cosas son importantes. Pero ser un gran director de proyectos no se trata solo de tareas, tiempos y destreza técnica.

De hecho, algunas de las habilidades más importantes del gerente de proyectos, las que ayudarán a su equipo de proyecto a sentirse valorado, motivado y confiable, son las habilidades blandas.

Las habilidades blandas de la gestión de proyectos son las que le permiten sacar lo mejor de las personas, crear relaciones armoniosas entre los departamentos y hacer que todo funcione sin problemas durante todo el proceso.

Son las habilidades en las que confía cuando las cosas empiezan a dar miedo, cuando el proyecto comienza sutilmente a cambia la direccion, o cuando lo necesites da una respuesta dura a tu equipo.

Si bien el término "habilidades blandas" las hace parecer esponjosas (o blandas o blandas), el impacto que tienen en el desempeño de su equipo es sólido como una roca, y el 80% de los profesionales de gestión de proyectos están de acuerdo. Según el Project Management Institute's 2018 Informe Pulso de la profesión, cuatro de cada cinco encuestados creen que las habilidades sociales son más importantes hoy que hace cinco años.

Aquí está nuestro resumen de las 6 habilidades de gestión de proyectos más importantes y cómo desarrollarlas en sus fortalezas de gestión de proyectos.

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Habilidad de gestión de proyectos n. ° 1: comunicación

Como gerente de proyecto, debe trabajar con muchas personas diferentes: miembros del equipo, otros departamentos, liderazgo, clientes ... La mayoría de los proyectos tienen una larga lista de partes interesadas que debe mantener alineadas, actualizadas e idealmente, feliz.

Cuando tienes tantas personas para administrar, la comunicación es clave. Para que el trabajo fluya, debe asegurarse de que todos estén en la misma página, trabajando para lograr los mismos objetivos y que todos estén informados sobre cualquier cambio o problema. Pero es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente cuando su trabajo es relacionarse con personas de todos los niveles, lo que significa que debe poder adaptar constantemente su estilo y contenido de comunicación a la audiencia adecuada.

Y sin presión, pero para un gerente de proyecto, una mala comunicación puede descarrilarlo todo. El informe Pulse of the Profession de 2018 del PMI descubrió que fue un factor principal en el 29% de los proyectos fallidos.

Entonces, considerando que es una habilidad en la que confiará varias veces al día, todos los días, en muchos formatos variados (cara a cara, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia, la lista continúa), parece bastante seguro decir que No se puede ignorar la importancia de las habilidades interpersonales para el éxito de la gestión de proyectos.

Cómo desarrollar esta habilidad de gestión de proyectos:

Escuche (y haga preguntas). Ya sea que esté en una reunión con un cliente o sea un empleado uno a uno, simplemente escuchar es una de las cosas más poderosas que puede hacer. Hágalo bien, y haga las preguntas correctas, y podrá captar tanto lo que no se dice como lo que se dice. Y con una mejor comprensión de las situaciones en cuestión y de cómo se siente el equipo sobre el trabajo que está haciendo, estará mejor posicionado para resolver problemas cuando surja la necesidad.

No dude en dar su opinión. Incluso cuando es fundamental, la retroalimentación es esencial para el crecimiento, y todos la quieren. En la mente de la mayoría de las personas, la retroalimentación está vinculada al desarrollo profesional. Y un estudio encontró que el 94% de las personas cree que la retroalimentación correctiva (es decir, "negativa") mejora su desempeño, siempre que se presente bien. Eso significa que sus comentarios deben ser específicos y basados en acciones, con un camino claro para saber qué hacer mejor la próxima vez.

Centraliza tus comunicaciones. Con tantas formas diferentes de comunicarse, puede ser fácil sentir que está constantemente cruzando cables o perdiendo la visibilidad de información importante. El uso de una herramienta de gestión de proyectos puede ayudar al brindarle un lugar central para todas sus discusiones y actualizaciones importantes, tanto a nivel de tarea como de proyecto. Esto significa que cada instancia de comunicación tiene más propósito, contexto y trazabilidad, además de permitirle enviar menos correos electrónicos y mantener su enfoque donde importa: en el trabajo.

Relacionado: lea nuestra guía de mejores prácticas sobre cómo comunicarse de manera clara, concisa y considerada en el trabajo en equipo

Habilidad de gestión de proyectos n. ° 2: Organización

Odiamos ser un cliché, pero no hay forma de evitarlo: la organización es una de las habilidades más importantes necesarias para ser un director de proyecto.

Pero si bien puede ser la habilidad de gestión de proyectos más típica de esta lista, la buena noticia es que también es una de las más tangibles y, por lo tanto, una de las habilidades más fáciles de practicar y desarrollar.

Organización es un término amplio que cubre una gran cantidad de subhabilidades asociadas, desde el panorama general, como planificar el proyecto en detalle, hasta las cosas cotidianas, como la administración del tiempo personal, que le permiten realizar su trabajo diario y estar en el lugar correcto en el momento correcto.

Y como gerente de proyecto, no solo eres responsable de mantenerte organizado y administrar tu propio trabajo, todos los demás también confían en ti. De modo que es fácil ver por qué la organización es una de las fortalezas más importantes de un gerente de proyecto.

Cómo desarrollar esta habilidad de gestión de proyectos:

Mantenga su calendario actualizado. Teniendo un calendario compartido ayuda a todo el equipo a realizar un seguimiento de las tareas e hitos importantes para que nunca pierda de vista la fecha de entrega. No solo eso, sino que también hace que sea más fácil saber cuándo hay personas disponibles para que pueda programar reuniones con menos complicaciones. Y cuando se trata de cosas como las vacaciones anuales, incluso te ayuda a detectar cualquier potencial problemas de recursos antes de que se conviertan en problemas. Intenta crear un calendario filtrado para su equipo de proyecto (o subequipos dentro de su equipo de proyecto) para hacerlo aún más fácil.

No tenga miedo de establecer su estado DND. Eso es No molestar. Parte de estar organizado significa concentrarse en una cosa a la vez, lo que también significa prestar toda su atención a cada tarea individual, en lugar de tratar de extender su atención a varias cosas a la vez (sin tener éxito en ninguna de ellas). Entonces, cuando esté en una reunión, o si necesita algo de tiempo para concentrarse en profundidad, apague las notificaciones y haga algo de espacio para pensar.

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Habilidad de gestión de proyectos n. ° 3: adaptabilidad

Entonces, ¿conoce ese plan hermoso, detallado y bien pensado que hizo con todas sus habilidades organizativas afiladas? Sí, es casi seguro que eso va a cambiar.

Ya sabes lo que dicen sobre los planes mejor trazados de ratones y gerentes de proyectos: a menudo salen mal.

Eso puede deberse a razones fuera de su control, como demandas de clientes o partes interesadas, o porque en el transcurso del proyecto, se dio cuenta de que necesitaba cambiar de dirección para obtener el mejor resultado.

Los mejores directores de proyectos no tienen miedo de salir de pista, porque una de las claves para una gestión de proyectos exitosa es ser adaptable. Para los líderes de proyectos, es una de las habilidades de gestión de proyectos más importantes, ya que les permite responder de manera flexible al cambio en el momento, sin sacrificar todo el plan del proyecto y sin tener que empezar de cero desde cero.

¿Y si no puedes hacer eso? Según la misma encuesta de PMI citada anteriormente, un cambio en los objetivos del proyecto es responsable del 37% de los fracasos del proyecto, mientras que un cambio en las prioridades de la organización aparece como la razón número 1 por la que los proyectos fracasan, con el 39% de los votos.

Ahora, no estamos diciendo que ser adaptable hará que todo eso desaparezca mágicamente, pero sí significa que está mejor equipado para manejarlo, minimizar las consecuencias y encaminar el proyecto hacia el resultado deseado.

Cómo desarrollar esta habilidad de gestión de proyectos:

Sea un poco más ágil. No importa cual metodología de gestión de proyectos te gusta usar, entender los fundamentos de ágil es una buena habilidad de gestión de proyectos para tener en su kit de herramientas. Incluso si no desea ser completamente ágil, hay muchas prácticas ágiles que puede comenzar a incorporar, como reuniones diarias, sprints iterativos o comentarios más continuos. O tal vez simplemente inspírate en los valores y principios fundamentales y ve si hay alguno que puedas robar. adaptar para tu propio equipo.

Habilidad de gestión de proyectos n. ° 4: Empatía

Como dijo una vez una persona sabia, “no se puede ignorar la importancia de las habilidades de las personas para el éxito de la gestión de proyectos”. (Esa persona era yo, hace unos párrafos).

¿Pero quizás la más importante de todas las habilidades con las personas? Empatía.

La empatía es la capacidad de comprender cómo se sienten las personas a tu alrededor y ver las cosas desde su perspectiva.

Como director de proyectos, la empatía le permite interactuar con todas las personas con las que trabaja de forma más compasiva y productiva.

A su vez, eso le ayuda a ser un líder más perspicaz y a crear un entorno empresarial más motivador y gratificante para su equipo. Debido a que está mejor posicionado para comprender qué impulsa a cada individuo, también está mejor equipado para ayudarlos a desarrollar sus habilidades y alcanzar sus metas.

La empatía también es una parte importante del conjunto de habilidades del gerente de proyecto cuando se trata de resolución de conflictos. Particularmente cuando se usa junto con esas excelentes habilidades de comunicación en las que ha estado trabajando, la empatía lo convertirá en un mejor mediador y puede ayudar a los miembros de su equipo a sentirse más respetados y valorados.

Cómo desarrollar esta habilidad de gestión de proyectos:

Consulte con su equipo. Intente conectarse con las personas que trabajan en su proyecto. Esto vuelve a las habilidades de las que hablamos con la comunicación, como hacer preguntas y escuchar las respuestas, pero va un paso más allá: mientras haces todo eso, debes hacer un esfuerzo consciente para ver las cosas desde el punto de vista de la otra persona. de vista. Desarrollar esa conexión personal con los miembros individuales del equipo lo ayudará a comprender cómo ven las cosas, familiarizarse con sus estilos de comunicación individuales y más.

Leer más ficción. Los estudios han encontrado que leer ficción literaria nos expone a personajes y escenarios complicados que de otro modo no podríamos experimentar en nuestras propias vidas. Y a medida que empezamos a identificarnos con los personajes y nos involucramos emocionalmente, empezamos a considerar sus puntos de vista, metas y deseos, no solo los nuestros.

Habilidad del administrador de proyectos n. ° 5: imperturbabilidad (es decir, la capacidad de mantenerse fresco bajo presión)

Los grandes gerentes de proyectos son como alas rotas: imperturbables. No se pueden agitar.

O para decirlo de otra manera: son capaces de mantenerse frescos bajo presión.

Eso es importante porque, como gerente de proyecto, se encontrará en muchas situaciones de alta presión.

Se cierran los plazos, conversaciones difíciles con los clientes, cosas que no van a planificarse: los gerentes de proyecto no solo necesitan sobrevivir al caos, necesitan poder prosperar en él.

Particularmente en un entorno de agencia, donde las cosas van a un ritmo rápido y cambian constantemente, los gerentes de proyecto deben ser capaces de mantener la calma y tomar decisiones con buen criterio bajo presión.

Pero ya sea que esté orientado al cliente o no, si quiere ser un gran gerente de proyectos, debe ser capaz de pensar con rapidez, encontrar soluciones creativas y hacer que el equipo se sienta positivo, no en pánico.

Cómo desarrollar esta habilidad de gestión de proyectos:

Sepa lo que le aletea. Si desea ser imperturbable, debe comenzar por comprender cuáles son los desencadenantes de su estrés. Quizás no te preocupes por los plazos, pero te resulta difícil decir que no a las personas en el momento. Comprender sus puntos de presión personales lo ayudará a ser más consciente de ellos en el futuro, para que pueda planificar con anticipación y tomar mejores decisiones.

Aprenda de sus experiencias. Eres solo un ser humano, así que no importa cuán tranquilo y sereno intentes ser, probablemente te vas a agotar un poco de vez en cuando. Úselo a su favor y haga un resumen de lo que sucedió después del hecho. (Como una reunión post-mortem, pero para su cerebro). Una vez que esté fuera de la situación, haga un punto para reflexionar sobre cómo respondió anotando sus respuestas a lo siguiente:

  • Cual era la situacion?

  • ¿Por qué sucedió?

  • ¿Cómo reaccionaste? ¿Por qué reaccionaste de esa manera?

  • ¿Qué crees que podrías haber hecho mejor?

  • ¿Qué harías diferente la próxima vez?

Lleve un registro de las causas de su nerviosismo y trate de ver si puede trazar algún patrón a lo largo del tiempo.

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Habilidad del gerente de proyecto n. ° 6: liderazgo

¿Hay algo más vago y menos cuantificable que que se le diga que "sea un buen líder"?

La cuestión es que un gran liderazgo se verá diferente para diferentes personas. Lo que significa ser un buen líder puede variar según la industria, el equipo y los miembros individuales del equipo.

Y no es solo un rasgo individual. Para ser un buen líder, debe incorporar muchas de las otras habilidades de gestión de proyectos de esta lista. Necesita poder comunicar claramente el objetivo del proyecto, relacionarse con su equipo con empatía y dirigir el proyecto a través de parches difíciles, pero también necesita ese je ne sais quoi adicional, esa chispa de algo que puede encender la inspiración en el resto de el equipo.

Eso es liderazgo. Y es un factor clave en la matriz de habilidades de gestión de proyectos.

También es algo que crece a medida que desarrolla su experiencia de gestión de proyectos. Entonces, cuando decimos que el liderazgo es una de las habilidades clave de gestión de proyectos, no queremos decir que deba ser de una manera particular.

En cambio, creemos que ser un buen líder significa ser capaz de comprender lo que se necesita para motivar e impulsar a su equipo, a su manera, utilizando sus propias habilidades y competencias únicas de gerente de proyectos.

Cómo desarrollar esta habilidad de gestión de proyectos:

Aprenda de otros líderes. ¿Quién te inspira y por qué? Trate de aprender todo lo que pueda de los líderes que admira, ya sea que eso signifique ir a tomar un café con un colega o mentor, o leer sobre un líder famoso al que quiera emular. ¿No estás seguro por dónde empezar? Aquí están 10 formas en que los líderes pueden ayudar a sus equipos a mejorar.

Cómo desarrollar habilidades de gestión de proyectos

La mejor manera de aprender estas habilidades de gestión de proyectos es practicándolas todos los días.

Como ocurre con la mayoría de las cosas, una vez que conozca las áreas que desea mejorar, puede buscar oportunidades para desarrollarlas.

Ofrézcase como voluntario para hacer una presentación para desafiar sus habilidades de comunicación; comience a rastrear su trabajo en un herramienta de gestión de proyectos para asegurarse de estar siempre organizado y al tanto de las cosas; y busque formas de involucrar e inspirar a cada miembro del equipo.

Comience a perfeccionar sus habilidades sociales y pronto descubrirá que se convierten en sus fortalezas de gestión de proyectos.

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