Cómo crear un plan de gestión de proyectos que realmente funcione

Su plan de gestión de proyectos es el mapa que lo guiará a través de su proyecto de principio a fin. A continuación, le indicamos cómo hacer uno excelente que lo mantenga encaminado (incluso cuando las cosas se pongan raras).

Has estado perfeccionando tu habilidades de gestión de proyectos. Ha estado leyendo sobre las diversas Metodologías PM. Tal vez incluso hayas obtenido un certificación de gestión de proyectos en algún lugar del camino.

Y ahora que ha escrito con éxito un estatuto del proyecto e identificado a las partes interesadas clave, está listo para convertirlo todo en un plan de gestión de proyectos completo que lo dejará sin aliento.

Aquí es donde toda su investigación y preparación da sus frutos en forma de un documento de plan de proyecto definitivo que utilizará para guiar su proyecto de principio a fin.

Pero, ¿para qué se utiliza un plan de gestión de proyectos? por que es tan importante? ¿Y cuáles son los componentes centrales del plan de gestión de proyectos que necesita incluir para que sea un éxito?

A continuación, se explica cómo hacer un plan de proyecto que realmente funcione.

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¿Para qué se utiliza un plan de gestión de proyectos?

El documento del plan de su proyecto es donde profundiza en los pormenores, los sobre y los por debajo de su proyecto.

Mientras que el estatuto del proyecto es la visión de alto nivel para su proyecto, su plan de gestión de proyectos es donde divide esta visión en la ejecución real del día a día de su proyecto, cubriendo todo lo que necesita hacer para alcanzar los objetivos de su proyecto.

Un plan de proyecto detallado trazará todo, desde los cronogramas hasta el presupuesto, los recursos hasta los entregables y más, brindándole un plano de lo que debe hacerse (y cuándo) que puede usar para guiar y evaluar su proyecto.

La importancia de la planificación de la gestión de proyectos

Detrás de cada gran proyecto, hay mucha preparación.

Como gerente de proyecto, tendrá un montón de cosas de las que realizar un seguimiento en cualquier etapa determinada. El plan de su proyecto le ayuda a eliminar las conjeturas al mostrarle exactamente lo que necesita para concentrarse en cada paso del camino; adónde deberían ir sus recursos y atención; y lo que debe tener en cuenta para asegurarse de que las cosas no se retrasen ni excedan el presupuesto.

El trabajo que realiza por adelantado en la creación de un plan de proyecto se mantendrá a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, lo que le permitirá dirigir sus esfuerzos al 100% en la obtención de resultados, sin tener que esforzarse para averiguar qué debe hacer a continuación.

Aquí hay 5 beneficios que resaltan la importancia de la planificación de la gestión de proyectos.

Le da a su proyecto una línea de base para trabajar

Trabajando a partir del estatuto del proyecto aprobado, su plan de proyecto trazará el alcance, el cronograma y el presupuesto acordados para su proyecto con más detalle.

Una vez que el patrocinador del proyecto haya decidido, definido y aprobado estas líneas de base, podrá medir la ejecución real de su proyecto contra el progreso proyectado.

Esto es muy útil porque significa que no importa en qué etapa de su proyecto se encuentre, puede evaluar rápidamente si está cumpliendo de la manera que planeó y qué debe hacer para corregir el rumbo si no es así.

Crea alineación del proyecto (y elimina la confusión)

Sin alarmas ni sorpresas: con su proyecto presentado en un plan de proyecto detallado, todos saben qué esperar y cuándo.

Si bien el estatuto de su proyecto lo pone a usted, a sus partes interesadas y al equipo del proyecto en una alineación general, su plan de proyecto detallado garantizará que no haya lugar para errores o incertidumbres al trazar las fechas de vencimiento exactas y los entregables, para que todos puedan prepararse en consecuencia.

Describe completamente el alcance del proyecto

Esa alineación también tiene otro beneficio relacionado: evitar alcance fluencia.

Cuando las expectativas de las partes interesadas y todos los entregables acordados se establecen claramente en el documento del plan del proyecto, es más fácil detectar cuándo las cosas están fuera de alcance.

Y lo que es más importante, también facilita abordarlos. Esto se debe a que tiene un documento escrito o una hoja de planificación del proyecto al que puede consultar en las discusiones, para que todos puedan recordar lo que acordaron originalmente y no hay ambigüedad sobre lo que está dentro (o fuera) del ámbito del proyecto.

Permite una mejor gestión de proyectos con recursos

Una vez que comience a dividir el trabajo del proyecto en partes manejables como entregables, hitos y tareas, se vuelve mucho más fácil ver qué tipo de recursos necesitará realmente para hacerlo.

Una vez más, si bien es posible que haya comenzado a describir esto en el estatuto de su proyecto a un nivel muy alto, el plan de su proyecto es donde se vuelve realmente granular sobre cómo planea usar los recursos a su disposición.

(Consejo profesional: para un plan de proyecto realmente excelente, también querrá tener en cuenta un margen de maniobra para cuando las cosas cambien inevitablemente y tenga que hacerlo re-optimizar sus recursos sobre la marcha.)

Genera confianza en su proyecto

Tener un plan de proyecto detallado ayuda a tranquilizar al patrocinador del proyecto, a las partes interesadas y al equipo del proyecto (y seamos honestos, tal vez usted mismo si está teniendo un día particularmente malo) de adónde va y por qué.

El documento del plan de su proyecto genera confianza en su liderazgo como gerente de proyecto, porque permite que todos vean cómo todo el trabajo se une para avanzar en los objetivos del proyecto y, por extensión, de la organización.

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5 cosas que necesita saber antes de escribir un plan de proyecto

¿Suena bien? ¿Listo para ponerse manos a la obra? Antes de comenzar a escribir un plan de proyecto, aquí están las 5 cosas que necesita para asegurarse de haber identificado.

1. Identifique las líneas de base para su proyecto

Antes de comenzar a escribir un plan de proyecto, debe asegurarse de tener los conceptos básicos. Comience por identificar las líneas de base para el alcance, el cronograma y el costo del proyecto, ya que el resto de la planificación del proyecto deberá ajustarse a esas restricciones.

Como se mencionó anteriormente, estas líneas de base ya deberían estar descritas aproximadamente en el estatuto de su proyecto, pero aquí es donde realmente comienza a trazarlas y a crear estimaciones precisas. Y cuanto más detallado, mejor, porque estos son los que utilizará para comparar y medir el rendimiento de su proyecto.

2. Identifique las dependencias de su proyecto

O en otras palabras, pregúntese: ¿qué debe suceder antes de que suceda esta otra cosa? Identificar las dependencias de su proyecto al comienzo de su proyecto significa que puede planificar sus cronogramas de manera más eficiente, detectar posibles bloqueos y asegurarse de evitar retrasos innecesarios.

3. Identificar las partes interesadas del proyecto

Ya habrá hecho el trabajo preliminar para esto en su análisis de partes interesadas, pero a medida que desarrolle su plan de gestión del proyecto y piense en las fases de su proyecto con más detalle, es probable que comience a encontrar más partes interesadas en el proyecto en cada fase.

Ahora también es un buen momento para profundizar en qué partes interesadas deben estar informadas e involucradas en qué etapas, para un plan de gestión de partes interesadas más completo que puede utilizar en cada fase de su proyecto.

4. Identificar los hitos del proyecto

¿Cuáles son los marcadores clave del progreso de su proyecto? Puede ser un resultado concreto, el final de una fase en un proceso de etapa-puerta: cualquier hito que tenga sentido para usted, dividir su proyecto en partes manejables, cada una con un objetivo definido, ayuda a mantener motivado al equipo, le permite Celebre cada logro e indique cómo avanza el progreso general. Obtenga más información sobre el uso de Milestones aquí.

5. Identificar quién es responsable de qué

Una vez que comience a tener una comprensión general del trabajo que se necesita y los recursos que tiene para completarlo, puede comenzar a decidir quién debe hacer qué. Darle a cada artículo un propietario es esencial para hacer las cosas. No más "oh, ¿se suponía que tenía que hacer eso?" - una vez que identifica quién es responsable de qué, puede garantizar la responsabilidad y la transparencia.

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Cómo hacer un plan de proyecto

1. Comience con una plantilla de plan de proyecto de alto nivel

¿Cómo se ve un plan de proyecto en su organización? Cuando esté creando un plan de proyecto, comience por dibujar en cualquier material existente que pueda utilizar para guiarlo, como muestras de planes de proyectos o plantillas de planes de proyectos.

Ya sea que su organización le proporcione una plantilla de plan de proyecto de alto nivel, un formulario de planificación de proyecto, muestras de plan de proyecto o un calendario de planificación de proyecto, aproveche todos los activos de proceso organizacional que pueda.

¿No tienes una plantilla de plan de proyecto disponible? Haz lo tuyo, y utilícelo en todos los proyectos futuros para ahorrar tiempo y reproducir sus éxitos.

2. Luego, ajústelo para que coincida con su tipo de proyecto.

Una plantilla de plan de proyecto o un proyecto de muestra es una excelente manera de comenzar con su planificación, pero no olvide elegir el tipo de plan de proyecto adecuado para su proyecto específico.

El plan de su proyecto debe adaptarse a su tipo de proyecto particular, tipo de equipo y necesidades. Por ejemplo, un plan de proyecto de TI para la implementación de un nuevo equipo probablemente se verá diferente a un ejemplo proyecto ágil plan, los cuales probablemente se verán diferentes de la planificación de proyectos estratégicos más generales.

Usa todos los caracteristicas a tu disposición, desde listas de tareas a diagramas de Gantt, para asegurarse de que el plan de su proyecto funcione para usted.

3. Obtenga información de los clientes, las partes interesadas del proyecto y los miembros del equipo.

Escribir el plan de su proyecto en el vacío hará que sea más difícil conseguir la aceptación cuando sea importante.

Involucrar a sus partes interesadas cuando está creando un plan de proyecto les ayuda a sentirse más representados en el proceso y establece el tono para un entorno de trabajo colaborativo que estará a su lado durante todo el proyecto.

Entonces, ya sea una reunión de planificación, una sesión de intercambio de ideas o entrevistas individuales, asegúrese de obtener información de los actores clave del proyecto cuando esté desarrollando un plan de proyecto.

¿Y como un bono adicional? Esta también es una gran oportunidad para que usted, como gerente de proyecto, continúe desarrollando las relaciones que comenzó a construir en las fases del estatuto del proyecto y el análisis de las partes interesadas.

4. Incorpore cualquier otra planificación de gestión de proyectos que haya realizado.

Su plan de gestión de proyectos debe basarse en toda la planificación de proyectos que haya realizado hasta ahora: no solo los resultados de los pasos 1 a 5 de planificación del proyecto anteriores, sino toda la investigación que haya realizado antes de llegar a esta etapa.

Según el Project Management Institute's Proyecto Organismo de Gestión del Conocimiento Guía y estándares, algunos otros planes para incluir como parte de su plan de gestión de proyectos son:

  • Plan de gestión del alcance

  • Plan de gestión de requisitos

  • Plan de gestión de horarios

  • Plan de gestión de costes

  • Plan de gestión de la calidad

  • Plan de manejo de recursos

  • Plan de gestión de comunicaciones

  • Plan de gestión de Riesgos

  • Plan de gestión de adquisiciones

  • Plan de participación de las partes interesadas

Si bien el PMBOK recomienda tener estos 10 planes como estándar, es posible que descubra que diferentes proyectos requieren diferentes enfoques.

No obstante, incluso si no tiene un documento completo para cada uno, es bueno cubrir cada una de estas bases en alguna etapa de su planificación de PM para que esté preparado.

Es posible que también desee incluir algunos o todos los siguientes:

  • Plan de gestión de cambios

  • Plan de gestión de la configuración

  • Línea de base de medición del desempeño

  • Ciclo de vida del proyecto

  • Enfoque de desarrollo (por ejemplo, predictivo, iterativo, ágil, híbrido)

  • Revisiones de gestión

Si ya tiene estos documentos, utilícelos para guiar su planificación. También puede incluirlos en un apéndice de su plan de gestión de proyectos para que estén siempre a mano.

5. Coloque su plan de gestión de proyectos en un lugar central

Al igual que el estatuto de su proyecto, su plan de gestión de proyectos debe vivir en un lugar central donde todos (las partes interesadas, el equipo del proyecto, la dirección, los clientes) puedan acceder a él.

Espacios de trabajo en equipo es ideal para almacenar todos sus documentos importantes de planificación de proyectos de una manera que los hace intuitivos y agradables de leer. Marque los SOP o procesos esenciales como lectura obligatoria para asegurarse de que la información esencial se lea realmente.

¿Y si alguien tiene una pregunta para la que no puede encontrar la respuesta? Los lectores pueden dejar comentarios en espacios individuales para pedir aclaraciones o dejar una actualización.

Utilice una herramienta de gestión de proyectos para convertir su plan de gestión de proyectos en un plan de acción.

Una vez que haya documentado su plan de gestión de proyectos, déle vida con una herramienta de gestión de proyectos que le ayudará a mantenerse encaminado, a mantener a su equipo responsable y a promover la transparencia.

Aquí hay 3 formas en las que puede utilizar Teamwork para potenciar su plan de gestión de proyectos.

Agrega tu documentación de respaldo a Teamwork Spaces

Utilice la integración Trabajo en equipo y Espacios de trabajo en equipo para vincular un proyecto en Trabajo en equipo con un espacio en Espacios de trabajo en equipo, de modo que los documentos importantes del proyecto estén a solo un clic de distancia.

Algunos documentos que quizás desee agregar además de la carta del proyecto y el plan de gestión del proyecto incluyen:

  • Documentos de alcance

  • Evaluaciones de riesgo

  • Planes de gestión de cambios

  • POE para procesos importantes de proyectos

  • Lista de partes interesadas y sus roles

  • Esquema de los procesos de aprobación

  • Plan de gestión de comunicaciones

  • Cualquier otra documentación de mejores prácticas o información de respaldo según sea necesario

Incluso puede incrustar listas de tareas en sus páginas y marcar las tareas como completadas directamente desde Teamwork Spaces, para que pueda mantener el flujo de trabajo sin necesidad de cambiar de pestaña.

Comience a agregar sus hitos

Divida su trabajo en Hitos y listas de tareas que lo ayudarán a alcanzarlos. Con Teamwork, puede asignar un propietario a cada Hito, trazar las fechas de vencimiento de su Hito y verlos representados en el calendario del proyecto, e incluso obtener un Historial de cambios para hitos para que pueda realizar un seguimiento de las ediciones.

Visualice sus dependencias de tareas con un diagrama de Gantt

Las vistas al estilo de diagrama de Gantt son una forma útil de obtener una representación visual de sus tareas y sus dependencias, lo que permite una mejor programación y dotación de recursos. En Teamwork, puede arrastrar y soltar para reorganizar rápidamente la programación de su proyecto, sin desordenar todo o salirse del plan.

Recuerde: el software debe respaldar su forma de trabajar, no imponerla. Entonces, independientemente de la metodología o el tipo de equipo, cree un plan de proyecto que funcione para usted y su equipo, y encuentre una herramienta que lo ayude a ponerlo en acción.

Mantenga sus proyectos encaminados con Teamwork.com

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