¿Qué es un estatuto de proyecto y por qué necesito uno?

¿Realmente necesitas una carta de proyecto? Aprenda para qué es una carta de proyecto, por qué es importante y cómo escribir una que la gente realmente quiera leer.

¿Qué es un estatuto de proyecto en la gestión de proyectos?

Una carta del proyecto es un documento breve que establece los detalles centrales del propósito y los objetivos del proyecto. Se crea de acuerdo con el caso comercial del proyecto, tal como lo describe el patrocinador del proyecto (es decir, la persona responsable de la existencia del proyecto en primer lugar), y es una parte crucial del proceso de iniciación al inicio del proyecto.

En última instancia, el estatuto de su proyecto documenta las metas, los objetivos y el caso comercial del trabajo.

Una vez creado, el estatuto del proyecto sirve como una especie de contrato entre el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto, brindando una descripción general de alto nivel de las expectativas y autorizando al gerente del proyecto a movilizar recursos para lograr los resultados correctos.

Vaya, ¿suena demasiado complejo? No se preocupe, lo tenemos.

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Una definición de estatuto de proyecto realmente simple

Una carta del proyecto es un documento formal que describe el objetivo comercial de su proyecto y, una vez aprobado, inicia el proyecto.

¿Cuál es el propósito de un estatuto de proyecto en la gestión de proyectos?

Como se mencionó anteriormente, el estatuto de su proyecto tiene tres funciones principales:

1. Define las metas, los objetivos y el propósito básico del trabajo (todos los cuales finalmente se incorporarán al plan de su proyecto).

2. Crea una comprensión compartida de las metas, los objetivos y los requisitos de recursos del proyecto, antes de comenzar a analizarlos en mayor profundidad.

3. Le permite presentar todo lo anterior a las partes interesadas del proyecto para obtener la aceptación, la inversión y la autorización para seguir adelante.

Pero no solo se usa en la fase de inicio: el estatuto de su proyecto es algo a lo que puede regresar a lo largo del ciclo de vida de su proyecto para asegurarse de que su trabajo se alinee con las metas y objetivos clave que se propuso lograr de acuerdo con el patrocinador del proyecto y / o partes interesadas clave.

¿Por qué es importante una carta de proyecto?

Además de cumplir con esas funciones principales, hay algunos otros beneficios de tener un estatuto de proyecto.

¿Deja claro el propósito del proyecto?

Debido a que un estatuto del proyecto establece explícitamente el caso comercial del proyecto, significa que todos saben cómo el proyecto contribuye a los objetivos estratégicos generales de la empresa. Garantiza que su proyecto no solo marque casillas arbitrarias, sino que en realidad esté haciendo algo que afectará los objetivos generales de la empresa.

Le ayuda a identificar a sus partes interesadas

La carta del proyecto juega un papel muy importante en la formulación de su plan de gestión de proyectos en general, pero una de las áreas en las que es especialmente útil es para ayudarlo a identificar a las partes interesadas clave del proyecto, temprano.

Tan pronto como se haya completado la carta del proyecto, puede comenzar a hacer su analisis de los interesados, lo que significa que puede comenzar a involucrar a las partes interesadas clave junto con la creación de su plan de proyecto.

Otorga autoridad al director del proyecto.

Está bien, está bien, "otorgar" cualquier cosa puede empezar a sonar un poco medieval. Pero ya sea que lo otorgue, lega, dote o otorgue, el estatuto de su proyecto le otorga oficialmente a su gerente de proyecto autoridad sobre el proyecto. Esto significa que tienen el poder de planificar y controlar el proyecto, y establece su rol para el resto del equipo del proyecto y las partes interesadas.

Es tu estrella del norte

De acuerdo, ya hemos aludido a esto, pero vale la pena repetirlo. Si bien el plan de su proyecto es excelente para ver si está al día con las tareas y los tiempos, a veces todos esos detalles minuciosos pueden ser una distracción.

La carta del proyecto, por otro lado, es la esencia absoluta de su proyecto. Por lo tanto, si alguna vez no está seguro de si algo lo está dirigiendo en la dirección correcta o lo está desviando, el estatuto de su proyecto lo ayuda a usted y a su equipo a superar el ruido y reevaluar si el trabajo que está haciendo se alinea con sus objetivos finales.

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¿Qué se incluye en la carta del proyecto?

Entonces, ¿qué incluye realmente el estatuto del proyecto?

El estatuto de su proyecto es una descripción general de alto nivel, pero aún puede cubrir mucho terreno. Aquí hay algunos elementos de la carta del proyecto que debe considerar incluir en el documento de la carta del proyecto:

El propósito de su proyecto. ¿Por que lo haces? ¿Cuáles son las finalidades y los objetivos? Intente resumirlo en una declaración de objetivos concisa. ¡Y hazlo específico! Compare lo siguiente:

  • Una mala declaración de objetivos:

    “Queremos que este proyecto aumente los ingresos ".

  • Una mejor declaración de objetivos:

    “Este proyecto tiene como objetivo entregar un nuevo producto al mercado X en el tiempo Y para aumentar nuestros ingresos en un Z% en 2 años ".

Asegúrese de tener claro lo que está haciendo y por qué, porque la declaración de objetivo correcta puede marcar la pauta para todo lo demás. (¡Sin presión!)

Cómo se ve el éxito. ¿Qué esperas lograr con este proyecto? Este es un buen momento para empezar a pensar kPI medibles para que pueda crear un plan de proyecto que cumpla de manera tangible con sus criterios de éxito.

Los jugadores clave. Es posible que aún no conozca a todas las personas involucradas, pero debe saber lo suficiente para comenzar: el patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto y cualquier otro interesado clave. Este es un buen momento para enumerarlos, así como sus roles específicos dentro del proyecto.

Riesgos que ha identificado. Nuevamente, descubrirá más de estos a medida que desarrolle el plan de su proyecto, pero este es un buen lugar para reconocer los riesgos de alto nivel que ya conoce desde el principio.

Entregables clave. ¿Qué es lo que realmente necesita entregar como parte de este proyecto?

Visión general de alto nivel de los recursos (presupuesto y poder de la gente). Si ya hay recursos preaprobados asignados a este proyecto, anótelos en la carta del proyecto para que sepa con qué está trabajando.

Un programa resumido de alto nivel. Puede profundizar en el meollo de la cuestión más tarde, pero es útil delinear un marco de tiempo básico para su proyecto, así como trazar cualquier hitos clave en el camino. (Esto puede ser en abstracto para la carta del proyecto, p. Ej. Mes 1, Mes 2, y puede ser más específico cuando se trata del plan del proyecto).

Recuerde, el objetivo aquí no es profundizar en nada de lo anterior; puede hacerlo en el plan del proyecto. En cambio, su objetivo es cubrir suficiente terreno para alinear a todas las partes interesadas clave y hacer que todos estén en la misma página sobre el propósito, el alcance y la amplitud del proyecto, para que puedan embarcarse en el proyecto con confianza.

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¿Cómo se escribe una carta de proyecto?

Ahora para la redacción real de la carta del proyecto. Independientemente de los elementos que decida incluir o excluir de la lista anterior, aquí hay algunos consejos generales que debe tener en cuenta al escribirlos.

Familiarícese con cómo lo hace su organización

Aproveche al máximo los activos de procesos organizativos existentes que tenga a su disposición. ¿Hay ejemplos de estatutos de proyectos anteriores en los que pueda basarse? ¿Su departamento tiene una plantilla de estatuto del proyecto?

Los ejemplos y las plantillas realmente pueden ayudarlo a tener una idea de cómo se hacen las cosas, y qué es importante para su organización, para que pueda seguir su ejemplo y comenzar con el pie derecho.

Escríbalo en un lenguaje básico y fácil de entender.

Cuando está escribiendo el estatuto de su proyecto y defendiendo la importancia de su proyecto, puede ser tentador usar palabras elegantes y terminología complicada para hacer que las cosas suenen más impresionantes. Pero en realidad, cuanto más simple sea el lenguaje, mejor, especialmente cuando se trata de la carta del proyecto.

Cepille la pelusa. Elimine las afirmaciones salvajes que realmente no significan nada ni se aplican a su proyecto. ("Este proyecto aumentará la sinergia y nos permitirá aprovecharlo para lograr el máximo impacto" ... lo siento, ¿qué?) Dígalo como está, sin jerga, para que cualquiera pueda leer la carta del proyecto, comprender el objetivo del proyecto y saber por qué importa. Esto tiene el beneficio adicional de eliminar la ambigüedad y no dejar espacio para la interpretación, lo cual es especialmente importante en la gestión de proyectos, donde la comunicación clara y buena es primordial.

¿Si no puedes hacer eso? Siga trabajando y arreglando las cosas hasta que pueda. Es más difícil de lo que parece, pero te obliga a destilar lo que realmente estás tratando de hacer hasta su esencia más pura y poderosa.

Mantenga el plan de su proyecto cerca y la carta del proyecto más cerca

De acuerdo, quizás no más cerca. Pero para que el estatuto de su proyecto realmente funcione, no puede simplemente meterse en un cajón metafórico. Debe mantenerlo en un lugar central donde usted, los patrocinadores de su proyecto y su equipo de proyecto puedan consultarlo cuando lo necesiten.

Ahí es donde un espacio de trabajo de colaboración de contenido como Espacios de trabajo en equipo viene muy bien. Le permite mantener sus documentos importantes, como la carta del proyecto, en un espacio de trabajo compartido y centralizado, para que todos sepan dónde encontrar la información que necesitan.

También puedes usar caracteristicas y formatos como paneles de información, galerías de imágenes y chips de estado para hacer que su documentación sea más atractiva y marcar los críticos como Lectura obligatoria para que pueda estar seguro de que sus partes interesadas nunca se pierdan una actualización importante.

Y para el estatuto de su proyecto, la integración entre Teamwork Spaces y Teamwork es especialmente útil, ya que le permite vincular la documentación principal de su proyecto en Teamwork Spaces con su plan de proyecto diario en Teamwork.

(¡Obtenga más información sobre el uso de Teamwork Spaces para la fase de ideación e iniciación en nuestro libro electrónico!)

Una buena carta de proyecto puede sentar las bases para todo su proyecto, así que tómese el tiempo para hacerlo bien.

¿Y una vez que hayas hecho eso? Es hora de convertirlo en un plan de gestión de proyectos que signifique negocios.

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