Cómo gestionar varios proyectos a la vez

Sería bueno pensar que si sabe cómo administrar varias tareas al mismo tiempo, también sabría cómo administrar varios proyectos a la vez.

Gestionar múltiples proyectos

Sería bueno pensar que si sabes cómo administrar múltiples tareas al mismo tiempo, también sabría cómo administrar varios proyectos a la vez.

La realidad es que equilibrar varios proyectos es un animal ligeramente diferente. Mientras que las tareas en un proyecto generalmente son administradas y realizadas por las mismas personas dentro de un proceso de administración de proyectos hermético, múltiples proyectos simultáneos a menudo se mantienen en gran medida separados, con sus propias configuraciones de equipo y gerentes de proyecto.

En esta guía, hablamos de los factores que agregan complejidad a la gestión de varios proyectos y cómo acomodar estos complicadores en la gestión de proyectos.

¿Cuál es la forma más eficaz de gestionar varios proyectos a la vez?

En nuestra opinión, la estrategia más eficaz para gestionar varios proyectos al mismo tiempo es reunir todos los proyectos de su equipo en un solo sistema.

Usamos específicamente la palabra sistema, porque es importante que los diferentes proyectos y factores situacionales dentro de él puedan comunicarse y adaptarse entre sí. El sistema debe poder responder a nivel de proyecto a eventos como:

  • Cambio en la disponibilidad de los miembros del equipo

  • Cambio en la disponibilidad de recursos

  • Cambio de dependencias entre proyectos

Muchas organizaciones utilizan software de gestión de proyectos para ayudarles a gestionar varios proyectos. (Debemos saber: la gestión del trabajo es lo que hacemos).

Algunos gerentes de proyectos aún prefieren administrar varios proyectos a la antigua, con calendarios y gráficos impresos, pero la mayoría estaría de acuerdo en que el software tiene un mayor potencial de eficiencia y precisión.

Compartir personas y recursos entre proyectos

Uno de los desafíos inherentes a la gestión de varios proyectos es realizar un seguimiento de los recursos de su equipo. Siempre que se aumenta la asignación de recursos de un proyecto, esto reduce la disponibilidad de recursos para los otros proyectos activos del equipo. Por el contrario, si un proyecto se completa por debajo del presupuesto, pueden estar disponibles más recursos para otros proyectos.

El tiempo de los miembros del equipo es un recurso que todo equipo deberá compartir en varios proyectos. ¿Quién va a trabajar en qué proyecto y cuándo lo harán?

La plataforma de Teamwork facilita la asignación de personas con Workload, un panel donde los gerentes de proyecto pueden ver la disponibilidad de cada miembro del equipo y asignarles o reasignarles tareas. Esto asegura que todos puedan ser utilizados al máximo de su potencial, y podría ayudar a evitar que los miembros del equipo estrella terminen en medio de un tira y afloja entre proyectos.

Otros ejemplos de recursos que un equipo puede necesitar para compartir entre proyectos incluyen presupuesto, capacidad de fabricación, espacio de almacenamiento y acceso a canales de marketing. Dado que los recursos más pertinentes varían entre industrias, depende del liderazgo de cada equipo determinar qué recursos deben ser monitoreados como parte de la gestión del proyecto.

Las cosas pueden ponerse interesantes cuando los requisitos de recursos de un proyecto cambian inesperadamente, especialmente si esto sucede cuando los recursos del equipo ya se están utilizando al máximo. A veces ocurre que un proyecto solo puede continuar si es posible recortar el presupuesto de recursos para otro proyecto.

La asignación de recursos puede causar conflictos entre los gerentes de proyectos cuyos respectivos proyectos necesitan una porción del mismo delicioso "Pastel de recursos". En tales casos, depende de las partes interesadas principales mediar entre proyectos y llegar a una resolución basada en el valor, las necesidades y la prioridad de cada proyecto.

Gestionar dependencias entre proyectos

La entrega de un proyecto solo puede ser posible después de que se haya entregado otro proyecto o una parte de otro proyecto. Por ejemplo, es posible que el proyecto de una marca para crear un nuevo sitio web deba completarse antes de que también se pueda completar un proyecto separado para lanzar un nuevo producto.

La mayoría de los directores de proyectos están familiarizados con la idea de las dependencias entre las tareas de un proyecto. Sin embargo, las dependencias entre proyectos deben manejarse de manera diferente. Puede haber diferentes directores de proyecto que dirijan los proyectos, en cuyo caso es fundamental tener una comunicación clara y completa entre los directores de proyecto. Esto puede fomentarse organizando llamadas periódicas para ponerse al día entre los gerentes de proyecto, donde las actualizaciones de estado de las dependencias son una prioridad.

La mejor forma de identificar las dependencias entre proyectos es la planificación detallada del proyecto. En particular, los gerentes de proyectos deben intentar sacar a la luz las posibles dependencias durante las entrevistas con las partes interesadas.

Gestionar los objetivos y plazos de varios proyectos

Para algunos miembros senior del equipo, la parte más importante de la gestión de varios proyectos es garantizar que se completen los objetivos y se cumplan los plazos. Esto se facilita mejor a través de una vista analítica de alto nivel de todos los proyectos del equipo. La vista debe mostrar información en vivo sobre puntos clave como fechas límite e "hitos" para cada proyecto activo.

En este nivel, la gestión de múltiples proyectos se fusiona en la gestión de proyectos empresariales (EPM), la vocación de gestionar todos los proyectos de una gran organización. Los miembros del equipo responsables de EPM tienden a no administrar ningún proyecto en particular a nivel granular. En su lugar, miran métricas de alto nivel para cada proyecto y las miden con los objetivos generales de la organización.

Mantenga sus proyectos encaminados con Teamwork.com

Línea actual. Conectar. Colaborar.

Una cuenta funciona para todas las aplicaciones de Teamwork.com. ¿Tiene una cuenta? Firme aquí.

Empiece a trabajar en equipo

Empiecen a trabajar juntos de una forma maravillosa. Vea cómo Teamwork puede ayudar a su equipo con nuestra prueba gratuita de 30 días.