Cómo preparar un informe de gestión de proyectos

Un informe de gestión de proyectos es una herramienta de gestión de proyectos esencial.

Cómo preparar un informe de gestión de proyectos

Un informe de gestión de proyectos es una herramienta de gestión de proyectos esencial.

Proporciona una descripción general resumida del estado del proyecto que puede compartir con las partes interesadas, los clientes y los miembros del equipo. Idealmente, el informe del proyecto tiene solo una página o dos. Y garantiza que todos puedan evaluar rápidamente lo que está programado y lo que está retrasado o vencido.

Una buena comunicación, gestión y organización son fundamentales para la eficacia gestión de proyectos. Los informes periódicos de gestión de proyectos ayudan a garantizar que su proyecto se mantenga por buen camino. Y también puede utilizar los informes del proyecto para gestionar el riesgo, así como supervisar los presupuestos y los plazos.

Además, el informe del proyecto puede funcionar como una herramienta de mantenimiento de registros de decisiones y acciones pasadas.

La frecuencia de su informe de gestión de proyectos depende del tamaño y la complejidad del proyecto. Los informes mensuales son un requisito mínimo para la mayoría de los proyectos y muchos producen informes de estado semanales.

También es una buena práctica producir informes de gestión de proyectos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

¿Qué información se debe incluir en un informe de gestión de proyectos?

El propósito del informe es actualizar todos partes interesadas del proyecto sobre el progreso e identificar cualquier problema importante que pueda haber surgido.

El detalle puede variar de un proyecto a otro, pero todos los informes de gestión de proyectos deben incluir la siguiente información:

El objetivo es proporcionar una instantánea de alto nivel de dónde están las cosas. Los interesados en el proyecto quieren poder ver de un vistazo el estado del proyecto. Asegúrese de que el informe de su proyecto identifique claramente lo siguiente:

  • Una evaluación del progreso del proyecto en comparación con el plan del proyecto: ¿El proyecto está adelantado o retrasado?

  • Un resumen de las tareas completadas y lo que sigue en el proceso: ¿La finalización general de las tareas está bien encaminada?

  • Un resumen de los costos reales contra el presupuesto: ¿El presupuesto se excede o no se gasta?

  • Una descripción general de los riesgos del proyecto y cualquier problema identificado: ¿Ha cambiado el perfil de riesgo del proyecto que requiera acción?

  • Además, cualquier punto de acción o elementos pendientes que requieran atención.

Consejos sobre cómo redactar un informe de gestión de proyectos

Manténlo corto y simple. Los interesados en el proyecto no quieren empantanarse en demasiados detalles. El informe debe proporcionar una descripción general accesible del estado del proyecto. Un documento semanal de 20 páginas simplemente no se leerá.

Sea conciso y evite la jerga técnica. No todas las partes interesadas estarán familiarizadas con las siglas o los términos técnicos del proyecto. Haga que sea una lectura fácil para todos utilizando el lenguaje cotidiano.

Hágalo visual. Los cuadros, gráficos y diagramas darán vida a los datos, haciéndolos mucho más accesibles. En Teamwork, los informes de gestión de proyectos están codificados por colores para mostrar el estado de si está completo, activo o retrasado. Esto hace que sea más fácil para las partes interesadas del proyecto ver de un vistazo dónde están las cosas.

Sea honesto sobre el progreso. Si el proyecto está retrasado o sobrepasa el presupuesto, es mejor ser sincero. Después de todo, cuanto antes se identifique un problema, antes se podrá resolver y el proyecto podrá avanzar.

Resalta los puntos de acción. Facilítelo a las partes interesadas del proyecto. Si un cliente, miembro del equipo o parte interesada necesita hacer algo, identifique claramente qué se requiere, quién y cuándo.

Informes de gestión de proyectos: conclusión

Un informe de gestión de proyectos bien preparado es una herramienta excelente para mantener a todos actualizados. Además, le ayudará a gestionar eficazmente el proyecto y mantenerlo encaminado.

Para obtener más información y asesoramiento sobre la gestión de proyectos, consulte nuestro libro de trabajo de gestión de proyectos.

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