Plan de proyecto de línea base

Siempre existe una buena posibilidad de que un proyecto cambie sus parámetros a medida que avanza, en respuesta a factores como los datos recopilados, las lecciones aprendidas y los nuevos desarrollos en la sociedad, la economía o una industria relevante.

Por qué cada proyecto necesita un plan de proyecto básico

Cambios de ch-ch-ch-ch. Siempre existe una buena posibilidad de que un proyecto cambie sus parámetros a medida que avanza, en respuesta a factores como los datos recopilados, las lecciones aprendidas y los nuevos desarrollos en la sociedad, la economía o una industria relevante.

Parafraseando a David Bowie, los equipos de proyecto deben volverse para enfrentar el cambio. Podemos hacer esto acordando actualizaciones al plan del proyecto, mientras un proyecto está en progreso. Por ejemplo, puede aumentar el presupuesto para ayudar a que un proyecto supere los estándares de un nuevo participante en la industria; o puede reducir el alcance de un proyecto, si la entrega resulta más difícil de lo esperado.

Cambiar un proyecto conlleva el riesgo de sobrevirarse en una dirección u otra. Esto puede hacer que un proyecto no pueda cumplir con su factores críticos del éxito.

Cómo crear un plan de proyecto de línea base

Para mantener el cambio dentro de los parámetros necesarios para el éxito, debemos hacer algo llamado línea de base del proyecto. Esto significa poner una cifra en las restricciones más importantes con las que tiene que trabajar el proyecto, que generalmente incluyen:

  • Línea de base de tiempo: ¿cuánto tiempo llevará esto?

  • Línea de base del alcance: ¿cuáles son nuestros entregables?

  • Coste de referencia: ¿cuál es nuestro presupuesto? (¿Y cuánto puede aumentar esto en respuesta al ROI o al ROI proyectado?)

  • Línea de base de calidad: ¿cuáles son los estándares que debe cumplir el proyecto? (Este componente de referencia no se utiliza de forma tan rutinaria como el tiempo, el alcance y el costo; puede optar por incluirlo o no).

Todas las partes interesadas involucradas en un proyecto planificado deben acordar mutuamente las respuestas a estas preguntas. Haga esto a fondo en el transcurso de varias reuniones, antes de que comience el proyecto.

Las cifras que se le ocurran para los diferentes componentes de la línea de base pueden considerarse como que forman conjuntamente un plan de proyecto de línea de base. Piense en ellos como un criterio con el que se puede medir cualquier cambio futuro en el proyecto.

Los planes de proyecto de línea de base a menudo deben actualizarse mediante cambios en el cronograma, los entregables o el presupuesto. Siempre que esto suceda, el gerente del proyecto debe crear un nuevo documento que describa el plan actualizado y agregar el plan del proyecto de línea de base saliente a un archivo que contenga todas las iteraciones anteriores.

Por qué es importante tener un plan de proyecto básico

Mantener un registro de las iteraciones del plan del proyecto de línea base es útil para cambio de gerencia. Permite al director del proyecto y a los demás interesados evaluar, de un vistazo, hasta qué punto el proyecto se ha desviado de la línea de base inicial y si esto representa o no un nivel o variación aceptable. Para decirlo de manera más simple, nos ayuda a responder las preguntas: ¿dónde estamos ahora y qué tan lejos estamos de donde deberíamos estar?

Cuando un proyecto muestra demasiada variación de su plan de proyecto de línea de base inicial, esto puede decirle al equipo del proyecto algunas verdades duras. Su planificación puede haber sido poco realista o quizás el proyecto no se ha ejecutado de manera eficaz. Por otro lado, si un proyecto está bien encaminado y hay poca variación con respecto al plan inicial del proyecto de línea base, podemos inferir que el proyecto goza de buena salud, al menos en lo que respecta a los factores utilizados en la línea de base del proyecto. Algunos directores de proyectos se refieren a este proceso de análisis como "planificado frente a real".

Los planes de línea base del proyecto (y el proceso general de línea base del producto) son parte integral de la gestión eficaz del proyecto. Todos los proyectos tienen que ir con el flujo, pero con un plan de línea de base del proyecto implementado, tendrá una brújula para ayudarlo a navegar las corrientes de cambio en su proyecto.

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