Todo lo que necesita saber sobre la gestión ágil de proyectos

¿Qué es la gestión ágil de proyectos, cómo funciona y realmente puede ayudar a su equipo a hacer más y más rápido? A continuación, le mostramos cómo puede aplicar un enfoque ágil de gestión de proyectos a su próximo proyecto.

Cuando se trata de administrar su trabajo, hay decenas y decenas de metodologías de gestión de proyectos para escoger de.

Pero a medida que comienza su investigación sobre qué metodología es la adecuada para usted, probablemente verá una palabra en particular aparecer una y otra vez:

Ágil.

Parece brillar en su visión periférica como una especie de espejismo de gestión de proyectos. ¿Es real? ¿Pueden ser verdaderos todos los beneficios declarados de la gestión ágil de proyectos? ¿O es solo una palabra de moda que promete más de lo que ofrece?

Es seguro decir que hay mucho ruido en torno a los beneficios de la gestión ágil de proyectos. ¿Pero qué es exactamente? ¿Y cómo saber si encaja bien con su equipo?

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¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

Lo primero es lo primero, no existe una “metodología ágil” universal única.

En cambio, lo que encontrará es que el término "gestión ágil de proyectos" cubre muchas metodologías diferentes de gestión ágil de proyectos, todas las cuales se basan en algunos principios ágiles y valores fundamentales compartidos.

Entonces, ¿de dónde vinieron todos?

Una breve historia de ágil

La mayoría de los métodos de gestión de proyectos ágiles actuales tienen sus raíces en el desarrollo de software. En la década de 1990, los equipos de software descubrieron que las metodologías tradicionales de gestión de proyectos altamente estructuradas y "de peso pesado" (por ejemplo, Waterfall) no eran suficientes en lo que respecta a la forma en que necesitaban trabajar.

Descubrieron que las trampas de estos métodos de peso pesado, como la falta de flexibilidad, adaptabilidad e incluso autonomía, les dificultaban responder al cambio o incorporar sus aprendizajes mientras trabajaban. Como los planes del proyecto se describieron desde el principio, no había lugar para las sorpresas y las desviaciones podían resultar costosas.

Pero a diferencia de las industrias en las que el proceso fue fijo y el resultado fue confiable y estable (piense: un proceso de fabricación que crea el mismo producto en una línea de ensamblaje), el cambio es un componente fundamental de los proyectos de software.

Tal vez los requisitos de las partes interesadas cambien, o tal vez las pruebas revelen que algo no funciona como debería una vez que un usuario final lo pone en sus manos.

En lugar de quedar cautivos por el plan de gestión de proyectos que describieron al principio, los métodos de gestión de proyectos ágiles significaban que los equipos podían tener en cuenta esos cambios para hacer el mejor producto posible. Para hacer esto, necesitaban ciclos de desarrollo más cortos (llamados sprints), un proceso más iterativo y comentarios y pruebas continuos.

Luego, en 2001, un grupo de desarrolladores de software se reunió para discutir los principios básicos de ágil y realmente profundizar en la filosofía detrás de él. Se les ocurrió El manifiesto para el desarrollo de software ágil, una colección de valores y principios que sería una estrella del norte para los equipos que se preguntan cómo volverse ágiles.

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La definición de gestión ágil de proyectos

Si todo esto suena muy centrado en el desarrollo de software, no se preocupe. Muchas metodologías de gestión de proyectos ágiles se desarrollaron teniendo en cuenta el software, pero los valores ágiles centrales y los principios de gestión de proyectos ágiles son útiles para muchos tipos diferentes de equipos, desde equipos de productos hasta equipos de marketing.

Conocer la historia de la gestión ágil de proyectos (o al menos el resumen de la misma descrito anteriormente) puede ayudar a contextualizar parte de la terminología y los procesos que aún caracterizan la gestión ágil de proyectos, y que veremos con más detalle en breve cuando Desglosar el Manifiesto Ágil con más detalle.

Pero si solo está buscando una definición de gestión ágil de proyectos ahora, en lugar de la historia de fondo de lo que solía ser, aquí tiene una definición útil de gestión ágil de proyectos.

La gestión ágil de proyectos es un enfoque de gestión de proyectos iterativo y colaborativo que incorpora pruebas continuas y capacidad de respuesta al cambio.

¿Suena bien? Volvamos al Manifiesto Ágil para aprender más sobre los valores y principios fundamentales que puede utilizar para guiar cualquier proyecto ágil.

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Los 4 valores fundamentales de ágil

Como se mencionó anteriormente, los primeros métodos de gestión de proyectos ágiles se centraron en el software, y el Manifiesto Agile fue creado por desarrolladores de software. Por tanto, verá esa palabra y otros términos relacionados como "desarrolladores" y "clientes" en todas partes.

Pero no se sienta limitado por eso.

Ya sea que esté creando software o algo totalmente diferente (como una campaña de marketing), hay muchas conclusiones que puede aplicar, sin importar en qué industria esté trabajando.

El Manifiesto Agile original declara que Agile tiene 4 valores fundamentales:

  • Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

  • Software de trabajo sobre documentación completa.

  • Colaboración con el cliente sobre negociación de contratos.

  • Responde al cambio sobre el siguiente plan.

Estos valores fundamentales están en el corazón de todos los enfoques de gestión de proyectos ágiles, informando todo, desde las formas estándar de trabajo hasta los 12 principios de gestión de proyectos ágiles.

Lo que queda claro a partir de los valores fundamentales es que los enfoques ágiles son, sobre todo, colaborativos e impulsados por las personas.

Eso se aplica no solo a los procesos de trabajo (se avanza a través de “individuos e interacciones” y “colaboración con el cliente”, poniendo el elemento humano al frente y al centro), sino también a los productos terminados. Es decir, el objetivo es crear algo funcional que ofrezca el mayor valor al usuario final.

Los 12 principios de gestión ágil de proyectos

Según el Manifiesto Ágil, hay 12 principios fundamentales de gestión ágil de proyectos. En las propias palabras del manifiesto, son:

  1. La prioridad número uno es la satisfacción del cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso.

  2. Bienvenidos los desarrollos cambiantes, incluso al final del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para la ventaja competitiva del cliente.

  3. Entregue software que funcione con frecuencia, desde un par de semanas hasta un par de meses, con preferencia a la escala de tiempo más corta.

  4. Los empresarios y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario durante todo el proyecto.

  5. Desarrolle proyectos en torno a personas motivadas. Bríndeles el entorno y el apoyo que necesitan, y confíe en ellos para hacer el trabajo.

  6. El método más eficiente y efectivo de transmitir información hacia y dentro de un equipo de desarrollo es la conversación cara a cara.

  7. El software que funciona es la principal medida de progreso.

  8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deberían poder mantener un ritmo constante de forma indefinida.

  9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.

  10. La simplicidad, el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.

  11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados.

  12. A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia.

Cuando se trata de eso, ya sea que esté hablando de software real o usándolo como una metáfora de lo que esté creando (llamémoslo "The Thing"), los métodos ágiles lo alientan a entregar iteraciones de "The Thing" rápidamente ya menudo, porque es mejor que "The Thing" exista en una realidad defectuosa que en una teoría perfecta.

¿Otro tema recurrente en estos principios? Alinéese, manténgase alineado y trabajen juntos. Eso se aplica a todos los involucrados: su propio equipo, la "gente de negocios", otros departamentos y las partes interesadas. Los métodos ágiles de gestión de proyectos se basan en un proceso altamente colaborativo y sólidas bases interpersonales. Entonces, como Bill y / o Ted dijeron una vez: sean excelentes el uno con el otro.

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¿Cuáles son los beneficios de la gestión ágil de proyectos?

La gestión ágil de proyectos puede parecer solo una metodología de gestión de proyectos de moda del día, pero ha demostrado ser más que un destello en la sartén.

Eso es porque los resultados hablan por sí mismos. Los principios de gestión de proyectos ágiles han permitido que equipos de todo tipo trabajen de forma más iterativa y flexible, lo que les permite adaptarse a los requisitos cambiantes de sus proyectos y entregar más rápido.

Estos son algunos de los beneficios más comunes de la gestión ágil de proyectos.

Más adaptabilidad (y menos riesgo)

Uno de los mayores beneficios de los métodos ágiles es la capacidad de gestionar prioridades cambiantes. Con el enfoque iterativo de Agile y el énfasis en la retroalimentación continua, puede obtener los datos que necesita durante el proceso de desarrollo, no después, lo que le permite al equipo tomar decisiones más impactantes basadas en las condiciones reales, no solo en las condiciones predichas.

Y con ciclos de sprint cortos designados, visibilidad del proyecto más clara y actualizaciones de informes regulares, los equipos pueden mejorar la previsibilidad del proyecto y reducir el riesgo.

Mayor satisfacción del cliente

Quizás recuerde que la colaboración con el cliente es uno de los 4 valores fundamentales de la gestión ágil de proyectos.

Bueno, uno de los principales beneficios de esto es que con una mayor colaboración con el cliente, se obtiene una mayor satisfacción del cliente.

Las metodologías ágiles de gestión de proyectos ponen en primer plano al cliente y le animan a trabajar estrechamente con él, así como con otras partes interesadas, para asegurarse de que está creando algo que realmente resuelva su problema.

Y debido a que los proyectos ágiles incorporan pruebas y revisiones periódicas con cada sprint, puede obtener sus comentarios reales, en tiempo real, con cada iteración de su producto de trabajo.

Equipos más felices

Los equipos ágiles son más autónomos. Es decir, a menudo se les concede la libertad de sugerir nuevas ideas, innovar y resolver problemas que pueden faltar en las metodologías tradicionales de gestión de proyectos.

Con ese tipo de responsabilidad, se confía en las personas para hacer el trabajo y se les anima a verse a sí mismos como miembros integrales del equipo que pueden marcar una diferencia tangible en el resultado final del proyecto.

No solo eso, sino que el énfasis en la colaboración y la comunicación puede ayudar a fomentar equipos más transparentes, eficientes, creativos y, sí, más felices.

Cómo volverse ágil

Resultados de mayor calidad, clientes y usuarios más satisfechos, mejor moral del equipo: puede parecer demasiado bueno para ser verdad.

Pero aquí está la cuestión: la gestión ágil de proyectos no es una panacea mágica que resolverá todos los problemas de gestión de proyectos. Y no existe en el vacío.

Para que los métodos ágiles tengan este tipo de impacto transformador, necesita apoyo, aceptación y algunas personas verdaderamente excepcionales en el equipo.

Entonces, si se pregunta cómo volverse ágil, esto es lo que debe tener en cuenta.

Consiga a las personas adecuadas a bordo

Las metodologías ágiles de gestión de proyectos se basan en la contratación de excelentes personas y en capacitarlas para que hagan su mejor trabajo. Incluso se describe en los valores centrales ágiles: personas sobre procesos.

Eso significa que necesitas centrarse en reclutar y contratar a las personas adecuadas primero y ante todo. Encuentra a las personas adecuadas y libera su talento para resolver problemas, no seguir órdenes sin pensar, y ya estarás a mitad de camino.

Y consigue las personas adecuadason board

De acuerdo con la 13o Informe anual sobre el estado de Agile, las tres principales barreras para adoptar o escalar prácticas de gestión de proyectos ágiles tienen su origen en cuestiones de cultura organizacional. Son:

  1. Cultura organizacional reñida con valores ágiles

  2. Resistencia de la organización general al cambio

  3. Apoyo administrativo y patrocinio inadecuado

Para trabajar con agilidad, debe obtener la aceptación y el compromiso de todos, incluido el liderazgo. Los encuestados elogiaron a los entrenadores ágiles internos, el patrocinio ejecutivo, los programas de capacitación proporcionados por la empresa, las prácticas y procesos consistentes en todos los equipos y la implementación de una herramienta común en todos los equipos como los 5 consejos principales a la hora de implementar métodos ágiles de gestión de proyectos en toda la empresa.

Obtenga una certificación

Existe la idea errónea de que ágil es simplemente un "todo vale" y es gratis para todos, pero ese no es el caso en absoluto. Ágil no es la ausencia de metodología; es un tipo de marco en sí mismo.

Si está comprometido con la gestión ágil de proyectos, siempre puede invertir en conseguir una certificación de gestión de proyectos para obtener más información sobre los valores y principios ágiles y obtener una gran comprensión de cómo pueden funcionar para su equipo.

Utilice las herramientas de gestión de proyectos adecuadas

La implementación de una herramienta común en todos los equipos no solo es una de las cinco formas principales de escalar sus prácticas ágiles, sino que también es esencial para ayudar a su equipo a ser ágil en primer lugar.

Busque una herramienta de gestión de proyectos flexible que apoye su forma de trabajar, en lugar de dictarla. Trabajo en equipo tiene todo lo que necesita para brindarles a todos los miembros de su equipo la visibilidad, la flexibilidad y la colaboración que necesitan para que el trabajo siga avanzando, ya sea que prefiera los tableros Scrum o Kanban, y cuando sea el momento de escalar, puede escalar junto con usted.

Agile vs Scrum: ¿cuál es la diferencia?

Ya mencionamos cuántos tipos de gestión ágil de proyectos existen (respuesta: solo tantos), pero de esas muchas metodologías ágiles, hay una en particular que quizás desee repasar.

Scrum es, sin duda, una de las metodologías ágiles más populares que se utilizan en la actualidad, con un enorme 72% de los encuestados en el informe State of Agile más reciente diciendo que usan "Scrum o un híbrido que incluye Scrum".

Al igual que otras metodologías de gestión de proyectos ágiles, Scrum se rige por los principales valores y principios ágiles (iteraciones, capacidad de respuesta al cambio, todo lo bueno que se discutió anteriormente).

Sin embargo, hay algunos términos y procesos específicos de Scrum que necesita saber si está pensando en implementar una gestión de proyectos ágil con Scrum.

Gestión ágil de proyectos con Scrum

Hay tres roles principales en un equipo Scrum:

Dueño del producto

La persona responsable de maximizar el valor del trabajo realizado por el Equipo de Desarrollo. Una forma de hacerlo es gestionando el Backlog.

Equipo de desarrollo

Un pequeño grupo de personas que finalmente están trabajando en The Thing. El equipo tiene una jerarquía plana y se autoorganiza; Una vez que se establecen las metas, los miembros del equipo son libres de abordarlas como quieran.

Scrum Master

Trabaja para facilitar y apoyar el proceso de Scrum en todo el Product Owner, el Equipo de Desarrollo y, lo que es más importante, la organización en general.

A continuación, se ofrece una descripción general aproximada de cómo funciona:

  1. Todo lo que el equipo necesita hacer (por ejemplo, todo lo que se necesita en un producto) se incluye en un Backlog y el Product Owner lo clasifica en orden de prioridad. El trabajo del Product Owner es optimizar el trabajo del Equipo de Desarrollo asegurándose de que el Backlog sea el mejor Backlog posible (es decir, claro, accesible y organizado para el éxito).

  2. Scrum usa sprints de una duración fija (generalmente unas pocas semanas, siempre menos de un mes). Cada sprint tiene un objetivo de sprint predefinido. Los elementos del Backlog se identifican y se trabaja como parte de cada Sprint.

  3. Antes de que pueda suceder un Sprint, debes hacer un poco de Planificación de Sprint para determinar cuál será tu Objetivo de Sprint y cómo lo vas a lograr.

  4. Una vez que el Sprint está en marcha, el Equipo de Desarrollo tiene una breve reunión diaria, llamada Daily Scrum, para informar sobre el progreso del día anterior, en qué se centrarán hoy y cualquier riesgo que hayan identificado.

  5. Al final de cada Sprint, el equipo lleva a cabo una Revisión del Sprint (algo así como un Sprint específico reunión post-mortem) para evaluar su desempeño e informar la próxima ronda de Sprint Planning.

  6. Iterar, iterar, iterar.

¿Qué metodología ágil es la adecuada para mí?

Si todavía está tratando de decidir qué metodología debe seguir: ¿ágil vs Scrum vs Kanban vs Scrumban vs algún otro híbrido? - recuerde que puede comenzar tomando prestados los principios y procesos que tengan sentido para usted y su equipo.

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