Cómo Teamwork Spaces acercó al equipo y a los clientes de YOUNITY

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Nombre de empresa
YOUNITY
Industria
Consultoría de TI de marketing
Sede
Zurich, Suiza

YOUNITY es una consultoría de TI que se especializa en soluciones de marketing digital avanzadas. El sólido equipo de la consultora ayuda a clientes como Migros, Swica y el servicio postal nacional suizo a implementar tecnologías como la automatización de marketing, la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y la tecnología de contenido sin cabeza. El equipo de YOUNITY trabaja de forma remota desde Zúrich.

Todo estaba en Teamwork, excepto el contenido del proyecto

Teamwork ha sido la plataforma para todo el trabajo de los clientes y los proyectos internos de YOUNITY desde 2015. En palabras del cofundador de YOUNITY, Mario J. Kotschner, "Hacemos todo en Teamwork".

Mario y su equipo han aprovechado al máximo las características de Teamwork, así como nuestros otros productos e integraciones. Por ejemplo, han usado Escritorio Teamwork para gestionar los tickets de asistencia de forma más eficaz, y han implementado nuestra función de seguimiento del tiempo para que la facturación del cliente sea más eficiente y transparente.

Pero hay un componente crucial del trabajo de YOUNITY en el que Teamwork no participó hasta hace poco: la colaboración de contenido del proyecto. Younity había estado creando y administrando documentos de proyectos utilizando una solución orientada a desarrolladores llamada GitBook, que tenía una desafortunada tendencia a obstaculizar el trabajo del equipo y su colaboración con los clientes.

"Estábamos en un punto con GitBook en el que se estaba volviendo más caro y carecía de algunas características clave desde la perspectiva de la gestión de proyectos ”, dice Mario.

“Identifiqué que sería más fácil para nosotros trabajar con la nueva versión de Spaces de Teamwork, y después de algunas pruebas, decidimos migrar ".

"Ahora que tenemos esta única fuente a la que acudir, podemos encontrar las cosas más rápido"

Espacios Teamwork es una solución de base de conocimientos. Combina capacidades básicas como la creación de documentos y la administración de activos con algunas innovaciones de colaboración de contenido únicas, incluida una funcionalidad de lectura requerida y widgets interactivos que pueden agregar funciones como listas de tareas a un documento en vivo.

Para YOUNITY, uno de los principales beneficios de Spaces ha sido centralizar el contenido de cada proyecto en un único espacio de trabajo.

“Honestamente, ha ayudado mucho a nuestra productividad ”, dice Mario.

“Ahora que tenemos esta única fuente a la que acudir en lugar de múltiples fuentes, podemos encontrar las cosas que necesitamos mucho más rápido ".

Cada cliente de YOUNITY tiene su propio espacio dentro de Teamwork Spaces. Esto les da acceso a su propio espacio de trabajo seguro, donde la documentación del proyecto se puede almacenar y revisar en tiempo real.

Los espacios dedicados significan que cada vez que los miembros del equipo de YOUNITY necesiten encontrar un artículo determinado, sabrán exactamente dónde buscar.

“Incluso si uno de nuestro equipo está fuera del trabajo durante una semana o algo así, podrán encontrar todo lo que necesitan para consultar dentro de esa área ”, dice Mario.

“Pueden decir "Está bien, es un tema sobre ese cliente, así que buscaré en su espacio" y de inmediato estarán en el mundo de ese cliente o proyecto ".

Teamwork Spaces: una solución ideal para trabajar con clientes

Teamwork Spaces no solo ha ayudado a YOUNITY a administrar el contenido de su proyecto de manera más eficiente; Según Mario, también ha permitido una colaboración más fluida entre la consultoría y sus clientes.

“La mayoría de las empresas que no trabajan en TI encontrarán una plataforma como GitBook demasiado compleja de usar, especialmente durante la época del coronavirus cuando no podemos asesorarlos en persona ", explica Mario.

“Nuestros clientes son personas de negocios normales que necesitan una solución que sea lo más fácil de usar posible, y eso es lo que Teamwork Spaces nos ha brindado. Es muy fácil para nuestros clientes trabajar con ".

Quizás la característica de Spaces más valiosa en términos de colaboración con el cliente es la capacidad de los clientes para comentar el contenido del proyecto en tiempo real.

“Con Spaces, lo que realmente nos llamó la atención es lo fácil que fue para nosotros y nuestros clientes comentar un documento y discutirlo, tal como lo haríamos con un PDF normal en nuestras computadoras portátiles ”, dice Mario.

“Puede ver de inmediato quién cambió qué, y eso es exactamente lo que necesitamos para colaborar en documentos con nuestros clientes ".

Otro aspecto decisivo de la colaboración con el cliente para YOUNITY es el método de compartir contenido. Mientras que muchas soluciones requieren que el cliente inicie sesión para acceder al contenido, Teamwork Spaces le permite a YOUNITY compartir contenido con sus clientes a través de un enlace único.

“Estamos muy agradecidos de que sea posible crear un enlace para compartir, porque los clientes a menudo no quieren iniciar sesión en algún lugar, pero quiero tener esa información en nuestro sistema en lugar de escribirla en otro lugar ", dice Mario.

“Con los enlaces que se pueden compartir en Spaces, puedes simplemente enviárselo al cliente y decir "Oye, ahí está toda tu información".

Teamwork Spaces también juega un papel importante en la conclusión de los proyectos de YOUNITY, cuando llega el momento de informar al cliente.

“Repartimos páginas de Teamwork Spaces al final de un proyecto o trabajo, para mostrar resultados, gráficos, nuestro análisis del trabajo y detalles del trabajo en progreso ”, dice Mario.

Mejores colaboraciones a través de un fácil acceso y un diseño amigable para el cliente

En general, Teamwork Spaces le ha dado a YOUNITY una mejor manera de colaborar estrechamente con sus clientes.

Tener un solo espacio de trabajo para cada cliente ha facilitado la ubicación del contenido del proyecto, incluso para los miembros del equipo que no han estado trabajando en el proyecto relevante durante un tiempo.

Quizás aún más importante, el diseño fácil de usar de Teamwork Spaces ha ayudado a los clientes de YOUNITY a usar la plataforma al máximo, desde la actualización de contenido con comentarios en tiempo real hasta el acceso a documentos a través de enlaces para compartir.

Estos aspectos positivos tanto del lado de la consultoría como del lado del cliente han convencido a Mario de trasladar todo el trabajo digital de YOUNITY a Spaces.

“Cada vez que escribes algo, vas directamente ahí ”, dice Mario.

“Simplemente tiene sentido trabajar juntos en ese único documento, y no por separado en otro lugar ".

“Todo sobre Teamwork Spaces es genial. Es una solución muy fácil para nosotros, y también es muy fácil y está bien hecha para nuestros clientes ". - Mario J. Kotscher, cofundador de YOUNITY

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