Cómo Teamwork Spaces transformó la comunicación y la colaboración de YMtech

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Nombre de empresa
YMtech
Industria
ESO
Sede
Melbourne, Australia

Hace once años, Yuri Miloslavsky fundó YMtech, una agencia digital que se especializa en soluciones de TI que ayudan a las empresas a funcionar sin problemas. Pero a medida que la tecnología cambiaba, Yuri sabía que los propios procesos internos de YMtech también debían cambiar. Así es como YMtech agregó Teamwork Spaces a su pila tecnológica para crear un centro de documentación que podría crecer con ellos.

Obstáculos de comunicación

Uno de los mayores desafíos para los propietarios de pequeñas empresas es compartir información, y YMtech estaba sintiendo la lucha.

Ya sea que la información se moviera de los gerentes a los miembros del equipo, de los miembros del equipo a otros miembros del equipo o de los miembros del equipo a los clientes, la información crucial se estaba cayendo en el camino. Sabían que necesitaban una ubicación central de fácil acceso para intercambiar ideas y actualizaciones porque todo el mundo pasaba demasiado tiempo repitiendo la misma información o buscando los detalles que necesitaban.

" “Sin una comunicación adecuada, teníamos un verdadero problema de productividad ”, dijo Yuri.

“El problema empezó con nosotros, pero terminó con un mal servicio a un cliente final. No documentamos correctamente la interacción inicial con el cliente y, cuando los representantes de la empresa hicieron un seguimiento, les faltaba información clave, por lo que el cliente necesitaba repetir lo que dijo. Eso no nos hizo parecer profesionales ".

Las conversaciones y los archivos podían estar en cualquier lugar: en correos electrónicos, aplicaciones de mensajería o en documentos, y no había mucha coherencia sobre dónde estaban ubicados o cuándo se necesitaba la última actualización. Mantener las garantías juntas, como notas y enlaces a los medios, fue otro desafío.

Yuri no tuvo que buscar muy lejos una solución mejor. YM Tech ya estaba usando Trabajo en equipo para sus necesidades de gestión del trabajo, y vio que Espacios de trabajo en equipo se ha añadido recientemente a la suite Teamwork como un espacio de trabajo de colaboración de contenido intuitivo. Utilizando Teamwork Spaces, los miembros del equipo podían crear documentos interactivos compartidos con widgets y características originales que organizaban inmediatamente la información y los materiales almacenados en una única ubicación.

Herramientas para la transformación

La mitad del desafío de la comunicación es ofrecer la información adecuada en el momento adecuado. La otra mitad es saber si se ha recibido la información. Teamwork Spaces resolvió ese problema con su Lectura obligatoria característica. Con la lectura requerida, Yuri podía estar seguro de que el contenido importante, como los SOP, los memorandos de estrategia y los cambios organizativos, podrían comunicarse de forma rápida y coherente a todo el equipo o la empresa sin necesidad de reuniones repetitivas.

Las páginas se pueden asignar a cualquier individuo o grupo, que luego se convierte en seguidores de esas páginas. Si se realizan ediciones o actualizaciones en el contenido, los seguidores reciben un correo electrónico que les alerta para volver a leer el material. Los editores de cualquier página de lectura obligatoria pueden obtener un informe sobre cuántas personas han leído la página, con listas que se pueden filtrar para que los editores puedan ver quién aún necesita leer el material. Estos informes son extremadamente útiles en la preparación previa a la reunión: los editores tienen una buena idea de qué material deberían ser familiares para los miembros del equipo o los clientes antes de tiempo.

El equipo de YMtech descubrió que las actas de las reuniones de clientes y miembros del equipo se han transformado por completo con los espacios de trabajo en equipo. Tener una ubicación central para las notas de las reuniones permite a cualquier persona colocar la información en un formato coherente y bien organizado. Ahora es más probable que Yuri y los miembros de su equipo mantengan un registro mucho mejor de las discusiones internas y de cara al cliente, y luego las compartan fácilmente. Independientemente de quién tuvo el contacto inicial con el cliente, las conversaciones de seguimiento de Yuri parecen profesionales y bien preparadas.

" “Dentro de nuestro propio equipo, el formato de notas de la reunión nos ha ayudado a pasar de la idea a la acción con mucha rapidez ”, dijo Yuri. "Todos salen de la reunión sabiendo exactamente lo que deben hacer a continuación".

Una de las características más útiles para YMtech es la integración entre Teamwork Spaces y Teamwork. Usando uno de los widgets, los editores pueden incorporar instantáneamente unTeamwork task list in a document. Yuri uses this feature to give each project more clarity and direction. Keeping pace with change

Elegir Teamwork Spaces como una plataforma dedicada de colaboración de contenido e intercambio de información ha eliminado muchos de los aspectos ásperos de la comunicación, tanto para los intercambios internos como para los clientes.

Yuri puede decir que sus empleados están mejor informados sobre los procedimientos operativos estándar, las políticas, los cambios organizativos y las estrategias clave, lo que ahorra tiempo que antes se usaba para responder preguntas sobre cómo completar el trabajo correctamente. Ahora los miembros de su equipo tienen la libertad de trabajar de forma más independiente y dedicar más horas al trabajo creativo o la resolución de problemas.

" “Teamwork Spaces me permite ver exactamente qué información se ha consumido y qué se ha escapado ”, dijo Yuri. “Antes, enviaba información importante y nunca tenía una confirmación si realmente había sido leída. Ahora sé." Hoy en día, Yuri nunca se pregunta si los nuevos empleados reciben una capacitación constante porque el material que están leyendo es exactamente el mismo, incluso cuando se revisa para que coincida con la capacidad de YMtech para adaptarse al mercado. A medida que ocurren las innovaciones, Yuri puede crear una actualización y notificar a todos simultáneamente.

Los resultados son obvios. El uso de Teamwork Spaces como plataforma central para la colaboración, la discusión y las asignaciones individuales le ha dado a todo el equipo más dirección y motivación. A medida que evoluciona cada proyecto, todos se mantienen actualizados sobre las nuevas tareas y los resultados establecidos.

“Todo cambia en el negocio, ya sean políticas de recursos humanos, revisiones de proyectos, procesos de desarrollo o estándares de la industria. En el momento en que pueda documentarlo, podrá implementar e integrar ese cambio con todas sus partes interesadas. Eso es un progreso ".

– Yuri Miloslavsky, fundador y director general de YMtech

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