Historias de clientes / GO Creative

Teamwork Desk libera a GO Creative de la sobrecarga de correo electrónico

Más información
Nombre de empresa
GO Creative
Industria
Agencia de marketing y web
Sede
Queensland, Australia

GO Creative es una agencia de marketing y web dedicada a las necesidades de las pequeñas empresas. Desde su sede en Brisbane, Australia, crean sitios web para empresas locales y luego se encargan del trabajo entre bastidores: mantenimiento de sitios web, SEO, CRO, comercio electrónico, marketing, automatización y más.

Cuando GO Creative se inscribió en Teamwork Desk en 2018, estaban buscando una solución de soporte al cliente asequible que se mantuviera al día con su equipo en crecimiento. El director Grant O'Neill sabía que el sistema de emisión de tickets que habían estado usando no era el más adecuado y necesitaban una solución que brindara a su equipo de soporte más herramientas para rastrear las consultas entrantes. Lo que no anticipó fue que Teamwork Desk resolvería las necesidades de comunicación de toda la empresa.

Sobrecarga de correo electrónico

Antes de que la adopción de un sistema de mesa de ayuda se convirtiera en el estándar de la industria, GO Creative intentaba valientemente administrar sus bandejas de entrada. Su equipo de multitarea se mantuvo al día lo mejor que pudo, pero había demasiados correos electrónicos de los clientes y conversaciones entre bastidores mientras intentaban dar las respuestas más precisas. A medida que el equipo crecía, también lo hacía el volumen de comunicación.

Grant quería un software con una bandeja de entrada compartida, por lo que cualquier persona de GO Creative podría recoger un correo electrónico y seguir adelante. Su equipo había pasado por varias situaciones en las que un mensaje se perdió o se retrasó porque estaba dirigido a una persona que estaba de vacaciones o no había revisado recientemente sus cuentas de correo electrónico.

" Los correos electrónicos generaban retrasos innecesarios para nuestro equipo y nuestros clientes. Sabíamos que tenía que haber mejores opciones.

Esperaba poder encontrar una solución que pudiera integrarse con el otro software que usaba GO Creative. Como usuario existente de Teamwork, Grant estaba emocionado de ver que Teamwork Desk se integraría completamente con la solución de gestión del trabajo de Teamwork, y ofrecía características superiores a otras soluciones de emisión de tickets que había estado probando. “El momento fue perfecto. Justo cuando necesitaba mejores opciones, el trabajo en equipo estaba ahí ”, dijo.

Dominio de la comunicación

Grant eligió adoptar la combinación ganadora de Trabajo en equipo, Escritorio de trabajo en equipo y Chat de trabajo en equipo.

Grant pasa una gran parte de cada día en Teamwork Desk, respondiendo metódicamente a los correos electrónicos y resolviendo solicitudes en lugar de aguantar una avalancha de correos electrónicos. “Literalmente, todo lo que hacemos con cada cliente es a través de Teamwork Desk. En realidad, ni siquiera usamos nuestras direcciones de correo electrónico personales internas para ningún otro propósito que no sea iniciar sesión en los sistemas y suscribirse a boletines. Prácticamente abro Teamwork Desk al comienzo de cada día y siempre está abierto ", dijo Grant.

Las funciones avanzadas que despejan el desorden del correo electrónico han convertido a Teamwork Desk en su fuente centralizada de comunicación en toda la empresa. Los tickets entrantes, desde consultas hasta solicitudes de proyectos y facturas, se clasifican inmediatamente en bandejas de entrada inteligentes por dirección de correo electrónico, estado u otras condiciones, para que los miembros del equipo tengan más información desde la primera interacción. GO Creative se mantiene al tanto de las necesidades urgentes al agrupar los tickets en una variedad de bandejas de entrada inteligentes, lo que garantiza que no se pierda ni una sola necesidad del cliente. Notas se puede agregar directamente en el ticket para acelerar el intercambio de información, lo que reduce los intercambios de ida y vuelta al resolver preguntas más desafiantes.

Las integraciones de Teamwork Desk, tanto con el software Teamwork como con otras plataformas que GO Creative utiliza con frecuencia, han ahorrado mucho tiempo en el flujo de trabajo de todos. Los elementos procesables se explican claramente con tareas en tickets, que se puede ver en Teamwork Desk o Teamwork, y asegúrese de que los miembros del equipo nunca tengan que cambiar de pantalla para agregar la información. Las notificaciones, como las confirmaciones de pago de facturas, los registros de actividad del proyecto y los problemas del sitio web, se envían automáticamente a las personas que necesitan verlas usando disparadores. Una vez más, no es necesario iniciar sesión en otro software o mantener varias pestañas abiertas para asegurarse de que se completen todos los detalles.

La combinación de desencadenantes, mayor visibilidad y estados personalizados realmente ha sido clave para resolver rápidamente las incidencias. Dado que Teamwork Desk puede brindar a varias personas visibilidad de los tickets entrantes, no hay cabos sueltos. Los tickets ya no languidecen en cuentas de correo electrónico privadas, y cada ticket tiene un recordatorio de estado automático para seguimiento si no se resuelve durante demasiadas horas o días.

" Estoy muy orientado a los procesos, por lo que he utilizado las funciones de Teamwork Desk para infaltar todo lo posible. Teamwork Desk me permite hacer eso, y al final de cada día, nuestro objetivo es llegar a "bandeja de entrada cero" donde no haya más tickets que necesiten atención inmediata. La API abierta permite a GO Creative conectarse con otros programas en los que confían, como Zapier y su software de facturación favorito. Esta flexibilidad les brinda más información dentro de Desk y menos posibilidades de que se produzcan errores.

Más feliz y más rápido

Después de deshacerse de la confusión del correo electrónico para Teamwork Desk, los flujos de trabajo, las decisiones, los tiempos de resolución y la colaboración en equipo de GO Creative son considerablemente más rápidos. Los miembros del equipo pueden traer rápidamente a otros miembros del equipo si tienen un problema, y los clientes están más contentos con el tiempo de respuesta a sus preguntas. "No hay duda de que Teamwork Desk nos ha hecho más eficientes, lo que ahorra dinero y nos hace ganar dinero", dijo Grant.

Los miembros del equipo colaboran de forma más eficaz y aprenden a resolver problemas por sí mismos. Las notas y las tareas proporcionan instrucciones claras e inmediatas sobre los próximos pasos necesarios, lo que ayuda a los miembros del equipo a comprender rápidamente qué compañeros de trabajo son los expertos internos en determinados temas. Hay menos tiempo de retraso en las respuestas de los clientes, lo que genera más confianza y experiencia sobre la marcha.

La confiabilidad de Teamwork Desk le ha brindado a GO Creative oportunidades para seguir encontrando formas innovadoras de completar su trabajo en menos tiempo, sin complicadas soluciones o interrupciones constantes de copiar y pegar para transferir información a una plataforma diferente.

" No puedo creer que hubiéramos sobrevivido sin Teamwork Desk. Dependemos de él todos los días para la comunicación interna y externa, y la automatización mantiene todos los pequeños detalles de nuestro negocio en su lugar.

– Grant O'Neill, director de GO Creative

Empiece a trabajar en equipo

Empiecen a trabajar juntos de una forma maravillosa. Vea cómo Teamwork puede ayudar a su equipo con nuestra prueba gratuita de 30 días.