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Cómo Teamwork impulsó los Juegos Mundiales de Olimpiadas Especiales Abu Dhabi 2019

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Entrevistado
Clayton D’Costa, Director of planning and Integration
Shekhar Tamasker, Section Head of Scheduling and Reporting
Nombre de empresa
Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019
Industria
Deporte
Número de empleados
300+
Sede
Abu Dhabi, Emiratos Arabes Unidos

Clayton D'Costa, Director de Planificación e Integración, y Shekhar Tamasker, Jefe de Sección de Programación e Informes, ambos en el Comité Organizador Local de los Juegos Mundiales de Olimpiadas Especiales Abu Dhabi 2019, nos cuentan cómo la flexibilidad y escalabilidad del trabajo en equipo les ayudó a gestionar años de planificación y reunir a varios departamentos diferentes para ofrecer un megaevento excepcional a gran escala.

Preparación mayor

Ofrecer una experiencia de evento increíble requiere una gran cantidad de planificación. Para un evento de la escala de los Juegos Mundiales de Olimpiadas Especiales de Abu Dhabi 2019, los organizadores no solo deben comenzar los preparativos con años de anticipación, sino que también deben reunir a cientos, si no miles, de personas de diferentes equipos e industrias alineadas y en sincronizar.

Eso significa que su software de gestión de proyectos tenía que ajustarse a un complicado conjunto de criterios. "Desde mi perspectiva como Director de Planificación, necesitábamos un producto que se sentara en el centro del Comité Organizador Local (LOC)", nos dijo Clayton D’Costa. “Pero también necesitaba atraer a una variedad de personas de diferentes funciones, departamentos y antecedentes. Tuvimos un COL sin precedentes en términos de diversidad: 47 nacionalidades diferentes dentro de un equipo de 305, 12 personas decididas, 54% mujeres y con más de una cuarta parte del personal emiratí ".

Para cualquiera que no esté familiarizado con el mundo de los grandes eventos, un comité organizador es algo peculiar, en el sentido de que prácticamente puede tener representadas la mayoría de las ocupaciones que pueda imaginar en el edificio.

“Si piensa en la organización de un evento importante, debe pensar en la construcción, la superposición, los servicios médicos, el transporte, las comunicaciones, el marketing ... y esas son solo algunas de las 40 funciones que tenemos ”, explicó Clayton.

Con todo eso en mente, necesitaban algo que tuviera la gestión de proyectos en su núcleo, pero que fuera fácil e intuitivo de usar para alguien que no tiene experiencia en gestión de proyectos para familiarizarse y usar cómodamente todos los días.

“Hay una gran curva de aprendizaje con el software de gestión de proyectos tradicional ”, dijo Clayton. "Cuando inicias sesión, te desanima, incluso antes de que hayas hecho nada. En términos generales, no son los productos más atractivos para usar en el día a día y, a menudo, no son algo que más de 300 personas puedan usar desde el principio ".

La búsqueda estaba en marcha para encontrar algo mejor.

Funcionalidad multifuncional

Clayton y Shekhar Tamasker, Jefe de Sección de Programación e Informes, comenzaron a investigar y probar diversas herramientas de gestión de proyectos. Rápidamente descubrieron que Teamwork era el más simple de usar, al mismo tiempo que ofrecía la funcionalidad robusta que necesitaban.

“Nuestro Director Gerente nos inspiró a pensar de manera diferente. Entonces, luego de una revisión exhaustiva de las opciones en el mercado para los requisitos de nuestros usuarios, seleccionamos Teamwork. Con Teamwork, tenemos un producto que puede hacer prácticamente todo lo que queríamos y más ”, dijo Shekhar.

Implementarlo en una variedad tan diversa de usuarios y equipos podría haber estancado una línea de tiempo ya ajustada, pero afortunadamente descubrieron que los equipos podían comenzar a funcionar con una molestia mínima. “Nuestros gerentes de ejecución de programas ofrecieron capacitación personalizada y resultó que, con el producto tal como está, no necesitábamos mucho más”, dijo Clayton.

Dentro de una herramienta, cada equipo tiene la libertad de trabajar de la manera que más le convenga. “En realidad, nunca impulsamos un punto de vista en términos de cómo la gente usa el trabajo en equipo”, dijo Clayton. En cambio, hay varios gerentes de ejecución de programas, cada uno de los cuales es responsable de sus propios equipos y objetivos relevantes para partes específicas del negocio.

“Al ofrecer el primer megaevento en la historia de los EAU, tuvimos que pensar de manera innovadora ", agregó Fatmah Alkaabi, gerente de ejecución de programas adscrito a Etihad Airways. “El trabajo en equipo es muy diferente a algunos de los otros productos que existen, ya que tiene una capacidad inmensa, pero igualmente la interfaz de usuario es discreta. Además, los informes de Teamwork proporcionan una solución de autoservicio para interrogar nuestros datos y garantizar que no tengamos que depender de hojas de cálculo torpes y análisis de tablas dinámicas asociadas ".

Nuestra forma de implementar el trabajo en equipo fue educar a todos sobre las numerosas formas diferentes de hacer las cosas, y dejar que ellos decidan cómo acceder o manipularlo como mejor les parezca, en función de sus propios requisitos. Por ejemplo, los equipos pueden cambiar entre Vista de lista, Vista de tablero o diagramas de Gantt según sus propios datos y preferencias.

Colaboración a gran escala

El uso del trabajo en equipo ayudó a garantizar que el personal principal y miles de personas involucradas en los Juegos trabajaran juntos hacia el mismo objetivo. Con eventos de esta magnitud, no hay lugar para demoras, y la comunicación sincronizada es vital.

“Tuvimos que entregar este proyecto en muy poco tiempo ”, nos dijo Clayton. “Un comité organizador olímpico tiene básicamente de cinco a siete años. Realizamos este gran evento, que es de escala olímpica (200 naciones, más de 7.000 atletas, compitiendo en 24 deportes en 10 sedes) en menos de dos años. El trabajo en equipo estaba en el centro de eso en términos de planificación. Era nuestro sistema central ".

Además de ayudarlos a lograr esos objetivos estratégicos a más largo plazo, Clayton también ideó una forma novedosa de usarlo en el campo para resoluciones inmediatas a más corto plazo.

En la época de los Juegos, también utilizamos Teamwork como nuestro sistema de gestión de problemas operativos. Por ejemplo, si tuviéramos una escasez de catering para voluntarios, nuestro jefe de catering podría inmediatamente, en el terreno, en el medio del lugar, agregar una tarea en Trabajo en equipo, y nos notificaría en nuestro centro de operaciones principal que teníamos un problema con el catering. Esto fue ayudado por el hecho de que los miembros del equipo y los voluntarios podían usar la aplicación móvil en lugar de tener que estar conectados a un escritorio, lo que les permitía trabajar desde cualquier lugar. “A la hora de los Juegos, operamos en varios lugares. Pero incluso si las personas estuvieran dispersas, todas podrían acceder al trabajo en equipo allí mismo si lo necesitaran.

Al final, Clayton nos dijo que el trabajo en equipo funcionó porque no solo les ayudó a facilitar la colaboración y la integración, sino porque les ayudó a mantenerse fieles a sus valores.

“Creo que rompimos la norma ”, dijeron. “Siempre hemos dicho que somos un comité organizador de EP²IC: es decir, queremos ofrecer excelencia, pioneros y pasión, innovación y colaboración. Básicamente, creo que nuestro éxito con Teamwork se debe a que se mantiene fiel a los principios básicos de la gestión de proyectos, pero aún nos permite hacer las cosas de una manera sencilla ".

“Es una olla de pescado realmente diferente a los grandes proyectos "tradicionales", explicó Clayton. “Por ejemplo, no tenemos una ruta crítica per se. En cuanto a la planificación operativa, éramos adaptables: no podíamos entregar algo, pero aún así entregaríamos los Juegos. La flexibilidad del trabajo en equipo realmente nos ha ayudado a vigilar el panorama general y, al mismo tiempo, administrar las complejas facetas multifuncionales ".

Clayton y Shekhar creen que, como organización, solo han utilizado aproximadamente la mitad de la funcionalidad de Teamwork. "Para mí, eso es algo bueno", dijo Shekhar. “Si hubiéramos necesitado más funcionalidad para nuestras operaciones de resumen, es bueno saber que estaba ahí. Significa que siempre podemos probar nuevos enfoques y nuevas formas de ver las cosas, sin tener que invertir en un sistema diferente o transferir todos nuestros datos ".

¿Pero cuando se trata de eso? Tener flexibilidad en el proceso ha sido indispensable, pero al final del día, todo depende de los resultados. “Son los resultados los que importan. Y tener una solución elegante y realmente capaz al alcance de la mano es lo que nos ayuda a ofrecerlas ".

Lo que nos tranquilizó durante la planificación previa a los Juegos y las operaciones durante los Juegos fue el servicio al cliente confiable y rápido de Teamwork. El sistema funcionó según lo prometido, pero cuando surgía un problema, Teamwork respondía y lo resolvía de inmediato. - Shekhar Tamasker, jefe de sección de programación e informes

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