Cómo Teamwork se convirtió en la solución todo en uno para Scopic

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Nombre de empresa
Scopic
Industria
Software
Número de empleados
201 – 500
Sede
Rutland, Massachusetts, Estados Unidos

Scopic es una de las empresas de software virtual más grandes del mundo, con casi 250 miembros de equipos remotos repartidos en 30 países diferentes. Su especialidad son las soluciones de TI personalizadas para web, dispositivos móviles y de escritorio para una amplia gama de industrias, incluidas finanzas, fitness, atención médica, fabricación y más.

Después de luchar con cuatro herramientas de gestión de proyectos diferentes para ayudar a gestionar más de 150 proyectos y casi 250 miembros del equipo distribuidos, Scopic eligió Teamwork como su solución todo en uno. En este caso de estudio, hablamos con Tim Burr, fundador y presidente de Scopic, para descubrir cómo Teamwork ha simplificado el proceso de gestión de proyectos de la empresa.

Herramientas dispares, flujos de trabajo divergentes

Mantener los proyectos encaminados antes del trabajo en equipo era un trabajo complicado y que requería mucho tiempo para el equipo de Scopic. La empresa había superado todas las soluciones de gestión de proyectos disponibles, con diferentes equipos que dependían de cuatro herramientas independientes para gestionar diferentes aspectos de sus trabajos, como la comunicación, la programación de tareas, el seguimiento de proyectos y el tiempo de registro.

La herramienta elegida por Scopic para administrar la comunicación con el cliente estaba causando problemas importantes porque carecía de funciones avanzadas de mensajería. El equipo dedicaba un tiempo valioso a intentar proteger a los clientes de documentos y discusiones que no los involucraban.

Sin configuraciones de privacidad y control granular sobre los destinatarios de los mensajes, los miembros del equipo con frecuencia tenían que crear proyectos espejo o iniciar discusiones por correo electrónico para evitar que cierta información se compartiera con todos. Esto creó algunas situaciones muy incómodas.

" A menudo, la gente iniciaba una discusión privada sobre el proyecto y, sin saberlo, enviaba mensajes a todos, incluido el cliente.

Además de esto, dado que su herramienta anterior no tenía una función de etiquetado para filtrar y agrupar elementos, clasificar a través de hilos de conversaciones desorganizados fue otro dolor de cabeza. Con discusiones abiertas sobre múltiples proyectos, localizar información específica fue una tarea abrumadora.

Otro desafío para el equipo de Scopic fue producir informes precisos y completos para los gerentes de proyecto. Con tantos proyectos activos, rastrear y evaluar el progreso fue extremadamente difícil, requiriendo un mosaico de métodos para recopilar y compartir los datos.

“En primer lugar, utilizamos el correo electrónico para realizar un seguimiento y almacenar los informes diarios y semanales de cada director de proyecto. Luego, creamos más de 20 proyectos para cada gerente de proyecto que normalmente supervisaba entre 4 y 6 proyectos. El proceso fue complicado y llevó mucho tiempo, con una importante comunicación de ida y vuelta ".

Una plataforma para todo

Cuando Scopic decidió que necesitaban una mejor solución para sus necesidades de gestión de proyectos, a un empleado se le asignó la tarea de encontrar un programa que pudiera hacerlo todo. Le tomó más de 40 horas completar la investigación, y su conclusión apuntó a Trabajo en equipo como la mejor opción.

Un año después, el equipo ha abandonado todas las demás herramientas de gestión de proyectos y se basa completamente en Trabajo en equipo. Ahora, los miembros del equipo y los clientes se comunican exclusivamente dentro de Teamwork. Las funciones de privacidad y permisos brindan niveles más granulares de control sobre el intercambio de mensajes y archivos, lo que significa que la información solo se comparte con los miembros del equipo o los clientes que la necesitan.

“Cuando usamos mensajes, podemos ver conversaciones completas frente a nosotros, lo que nos permite etiquetar a las personas para llamar su atención. Si nuestro equipo todavía estuviera usando el correo electrónico, habría problemas de comunicación y búsquedas interminables en los hilos ".

Programar tareas y crear informes ahora solo requiere unos pocos clics en lugar de horas de ingresar información manualmente, compararla con otras bases de datos y luego buscar toda la información esencial necesaria para producir informes útiles para los gerentes.

" El trabajo en equipo nos ha permitido planificar y gestionar más de 150 proyectos para clientes a nivel internacional. El software ha hecho que nuestro proceso sea tan sencillo que no podemos imaginarnos trabajando sin él.

Mejores procesos, clientes más felices

La respuesta de cada equipo y cada gerente de proyecto de Scopic ha sido abrumadoramente positiva. Desde que se cambió al trabajo en equipo, Scopic está viendo mejoras en el cumplimiento de los plazos, la localización de información importante y el mantenimiento de proyectos dentro del presupuesto.

“Hemos visto que los proyectos avanzan con mayor rapidez y nuestros clientes ahora participan más activamente en el ciclo de vida del proyecto. Como resultado de nuestros procesos más eficientes, estamos asumiendo más proyectos, lo que nos ha permitido hacer crecer nuestro negocio y nuestras ganancias ".

Trabajo en equipo también está aumentando la satisfacción del cliente al facilitar que cada cliente controle el progreso del proyecto, proporcione comentarios y se comunique con su gerente de proyecto en un lugar central.

" Básicamente, Teamwork es nuestra ventanilla única cuando se trata de eficiencia en proyectos tanto a nivel externo como interno. No puede encontrar un sistema mejor para una empresa virtual que se acerque a lo que ofrece Teamwork en características y precio.

– Tim Burr, fundador de Scopic

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