Historias de clientes / Moravian College

Cómo Teamwork ayuda a las universidades a gestionar proyectos interdepartamentales

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Nombre de empresa
Moravian College
Industria
Educación
Número de empleados
700-1000
Sede
Bethlehem, Pensilvania, Estados Unidos

Colegio de Moravia es una universidad privada de artes liberales en Bethlehem, Pensilvania, con un departamento de marketing que necesitaba un proceso más eficaz para planificar y gestionar proyectos de marketing para otros departamentos.

En este estudio de caso, hablamos con Mike Corr, director de marketing y comunicaciones de Moravian College, para descubrir cómo presentar Trabajo en equipo ha transformado la colaboración entre departamentos y mejorado el rendimiento del equipo.

El agujero negro del correo electrónico

El departamento de marketing y comunicaciones de Moravian College es responsable de dar forma a la marca de la universidad y optimizar su reputación a través de relaciones públicas, medios de comunicación y actividades de marketing. Una responsabilidad adicional del departamento es proporcionar material de marketing a otros departamentos del campus.

Cuando Mike Corr se unió a Moravian College en noviembre de 2016 como Director de Marketing y Comunicaciones, uno de sus primeros objetivos fue encontrar un sistema para realizar un seguimiento de las docenas de responsabilidades y solicitudes de proyectos que el departamento recibía cada semana. En ese momento, el equipo de marketing dependía completamente del correo electrónico, lo que hizo que la búsqueda de solicitudes de proyectos, documentos y otra información fuera una pérdida de tiempo.

Colaborar con los departamentos que necesitaban ayuda con las actividades de marketing también estaba causando problemas a Mike y su equipo. Dado que las solicitudes de comentarios y revisiones se realizan a través de llamadas telefónicas, correo electrónico y conversaciones personales, era difícil realizar un seguimiento de todos estos intercambios, realizar cambios precisos y mantener a las partes interesadas de los diferentes departamentos informadas sobre el progreso del proyecto.

" Cuando me uní a Moravian College, el equipo usaba el correo electrónico para administrar proyectos y compartir información. ¡Todavía me sorprende lo mucho que pudieron lograr sin tener un software que los ayude a realizar un seguimiento de todo!

Flujos de trabajo optimizados

Uno de los primeros cambios que realizó Mike dentro del departamento fue la implementación de software de gestión de proyectos para ayudar a su equipo a colaborar, optimizar su flujo de trabajo y realizar un seguimiento de los plazos. Trabajo en equipo fue la elección obvia para Mike, ya que había utilizado el software ampliamente durante sus años en empresas privadas. Si bien nunca había utilizado el software en un entorno académico, estaba seguro de que ofrecería a su departamento los mismos beneficios que experimentó en el mundo empresarial.

Dado que el Departamento de Marketing de Moravian College trabaja en proyectos para otros departamentos, agregan cada departamento como usuarios a Teamwork. Esto ha mejorado la transparencia al brindar a todos actualizaciones inmediatas y en tiempo real sobre el progreso del proyecto. Funciones de privacidad y permisos inside Teamwork asegura que los usuarios de cada departamento solo tengan permiso para acceder a ciertos aspectos de sus proyectos, sin darles permiso para ver los proyectos en curso de otros departamentos.

" Como equipo, vemos claramente el impacto del trabajo en equipo cuando comparamos el tiempo que nos llevó completar los proyectos con nuestros plazos actuales. Los cuellos de botella que anteriormente atrofiaban el progreso durante días se han ido porque colaboramos con personas de otros departamentos como si todos estuviéramos en la misma oficina

Colaboración entre departamentos

Ya sea que el departamento de marketing de Moravian College esté trabajando en maquetas para una nueva página en el sitio web de la universidad o planeando una campaña desde cero con el departamento de inscripción, Teamwork ha simplificado el ciclo de comentarios para las revisiones. Usando comentarios y el incorporado editor de documentos, el equipo de marketing y las partes interesadas de otros departamentos pueden comentar directamente sobre el material que están produciendo sin enviar archivos actualizados de un lado a otro.

Para Mike, otro beneficio del software es que le da a su equipo la capacidad de medir su producción y demostrar su valor a quienes revisan los presupuestos en los niveles de administración y departamento.

“Al utilizar las herramientas de informes en Teamwork, podemos transmitir con precisión el valor que ofrece nuestro equipo. Siempre es difícil medir el ROI en marketing, pero el trabajo en equipo nos permite cuantificar nuestro impacto ".

Si bien las herramientas y estrategias de marketing que funcionan bien en el mundo empresarial no siempre funcionan con la misma eficacia para los equipos de marketing en la educación superior, Mike descubrió Trabajo en equipo para funcionar excepcionalmente bien en ambos entornos.

" Creo que más facultades y universidades deberían analizar más de cerca el trabajo en equipo. Demostró su valor para mí en el mundo empresarial y sé que es una de las tecnologías que también tiene un valor real en la educación superior.

– Mike Corr, director de marketing y comunicaciones de Moravian College

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