Historias de clientes / Liberty Marketing

Cómo la principal agencia digital de Gales utilizó Teamwork para hacer responsable el tiempo del proyecto

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Nombre de empresa
Liberty Marketing
Industria
Agencia de mercadeo
Sede
Cardiff, Gales

Liberty Marketing es la agencia de marketing digital más grande de Gales, con 35 empleados que trabajan desde su sede de Cardiff. La firma ofrece servicios que incluyen SEO, PPC, relaciones públicas digitales y marketing de contenido a clientes como Penguin Books, Morphe Cosmetics y Universal Music Group. Liberty fue preseleccionada como una de las mejores empresas para trabajar en el Reino Unido en los Employee Experience Awards 2020 y preseleccionada como Agencia Digital del Año en los Premios de Agencia del Reino Unido (¡los ganadores se anunciarán a finales de este año!).

Nicci Beacham se unió a Liberty Marketing como Gerente de Calidad y Recursos en 2018. Su principal objetivo era optimizar las operaciones y los recursos de la agencia.

“Mi primer año consistió en encontrar un nuevo sistema de gestión de proyectos que fuera “mi bebé” ”, dice Nicci.

En este punto, Liberty Marketing estaba usando una herramienta de gestión de proyectos llamada WorkflowMax, que la agencia consideró inadecuada para su propósito. “No había claridad sobre lo que la gente necesitaba hacer día a día, realmente no podíamos ver cuánto tiempo estaba registrando el equipo porque la funcionalidad era bastante difícil de usar y había problemas de adopción de la plataforma, como los miembros del equipo en las tareas de un mes en lugar de trabajar con los plazos establecidos ”, dice Nicci.

" Había muchas cosas sobre la plataforma que simplemente no eran adecuadas para su propósito, así que me dieron el proyecto para buscar algo mejor y, por supuesto, elegí Trabajo en equipo.

Mission Onboardable: implementación de una plataforma de gestión de proyectos que funciona para todo el equipo

Liberty Marketing tuvo dificultades para lograr que todos los miembros del equipo adoptaran completamente su plataforma de gestión de proyectos anterior. Como tal, una excelente experiencia de incorporación fue uno de los puntos clave que Nicci estaba buscando en la nueva solución de la agencia. " La experiencia de incorporación con Teamwork fue muy fluida. El lado del servicio al cliente es asombroso. Cada vez que envío un correo electrónico, uno de los miembros del equipo se comunicará conmigo durante el día.

Fundamentalmente, la incorporación también fue bien para el resto del equipo de Liberty Marketing. Nicci ha dirigido sesiones de capacitación con grupos de miembros del equipo, ha realizado clases de actualización y ha pedido constantemente a sus colegas sus comentarios y preguntas sobre la plataforma. " Ha sido realmente sencillo y, después de un año de implementación, ahora estamos en la fase de utilizar todas las capacidades de la plataforma.

Ahora están utilizando funciones de trabajo en equipo que incluyen etiquetas, intercambio de archivos, comentarios y chat de trabajo en equipo, el tipo de funcionalidades que realmente pueden ayudar a un equipo a trabajar como uno solo.

Como dice Nicci: "Antes solo usábamos las habilidades básicas de la plataforma, ahora realmente la estamos adaptando a cómo necesitamos usarla como negocio".

Misión accesible: gestión de proyectos complejos

Según Nicci, uno de los beneficios clave del trabajo en equipo para Liberty Marketing es que ha hecho que los proyectos complejos sean más manejables. " Algunas plataformas hacen que sea realmente difícil trabajar con proyectos de forma visual, porque una vez que se pone mucha información en un proyecto, de repente se vuelve realmente grande.

“En Teamwork, es muy fácil encontrar la información. Hemos podido generar informes sobre todo lo que necesitamos en términos de cuánto tiempo la gente está trabajando en las cosas, y luego podemos profundizar en cuánto tiempo lleva hacer ciertas cosas y por qué, qué equipos están alcanzando sus objetivos y quién está entregando lo que debería ser ".

Para Nicci, son las características básicas de la plataforma Teamwork las que han marcado la mayor diferencia cuando se trata de gestionar grandes proyectos.

“Las mejores características probablemente se encuentran dentro de los proyectos donde tiene cada tarea individual y luego puede agregar tareas en proyectos, asignarlas a personas, agregar fechas límite, archivos, tiempo estimado, descripción y etiquetas. Estas son las cosas en las que más confiamos ". ella dice.

Misión responsable: seguimiento eficaz del tiempo en varios clientes

Aproximadamente el 80% del trabajo de los clientes de Liberty Marketing se basa en un anticipo, por lo que es especialmente importante poder hacer un seguimiento del tiempo dedicado al proyecto de cada cliente. " Necesitamos que los empleados realicen un seguimiento de su tiempo, necesitamos administrar los presupuestos de nuestros clientes y debemos poder agregar descripciones detalladas y archivos adjuntos y tener conversaciones sobre diferentes tareas. El equipo utiliza el seguimiento del tiempo en el proyecto todos los días para registrar exactamente cuánto trabajo se ha realizado en cada tarea, para cada cliente. Los miembros del equipo pueden activar el seguimiento en el espacio de unos pocos clics usando el temporizador de trabajo en equipo, que pueden dejar ejecutándose en su escritorio para facilitar el acceso.

Nicci también ha estado utilizando la función Presupuesto de tiempo del proyecto para tener más control sobre el tiempo dedicado a proyectos individuales. Presupuesto de tiempo del proyecto hace que sea más fácil estimar cuánto tiempo se necesita por proyecto, muestra en tiempo real cómo se rastrean los proyectos en comparación con el tiempo asignado y proporciona una advertencia temprana cuando un proyecto se está quedando sin horas de retención del cliente. Sobre todo, su objetivo es aportar claridad al elemento de seguimiento del tiempo de la gestión de proyectos.

Captación mejorada de seguimiento del tiempo entre el equipo de Liberty Marketing les ha ayudado a hacer la cantidad correcta de trabajo para cada cliente.

" “Soy aún más defensora del trabajo en equipo que antes ". El trabajo de Nicci en la implementación del trabajo en equipo en Liberty Marketing le ha dado a la principal agencia digital de Gales una plataforma de gestión de proyectos a la altura de su influencia y ambición. El proceso de incorporación se desarrolló sin problemas y Nicci ahora está guiando a la agencia a través de la adopción de las funciones más avanzadas de Teamwork. Los miembros del equipo han realizado un seguimiento de su tiempo de forma más fiable, lo que ha facilitado la tarea de garantizar que se realiza la cantidad correcta de trabajo para cada cliente. Y lo que es más importante, las características de la plataforma "básicas", como la adición de descripciones, etiquetas y archivos a las tareas, han facilitado la gestión de proyectos complejos.

" No hay nada parecido a lo que he visto. Con Teamwork, obtenemos más visibilidad sobre la capacidad del equipo y los recursos disponibles, así como también más visibilidad en términos de quién es el dueño de una tarea y qué es exactamente lo que se debe hacer.

– Nicci Beacham, Gerente de Proyectos y Calidad, Liberty Marketing

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