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Teamwork allana el camino para el crecimiento de Imaginaire Digital

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Nombre de empresa
Imaginaire Digital
Industria
Agencia de marketing digital
Sede
Nottingham, Reino Unido

Imaginaire Digital es una agencia de marketing en Internet y diseño web de servicio completo en Nottingham, Reino Unido. Desde 2014, la compañía ha crecido hasta convertirse en un líder conocido a nivel local y regional por sus servicios completos de diseño y desarrollo de sitios web que respaldan el crecimiento a largo plazo y ofrecen resultados medibles.

Ryan Jones, ejecutivo de marketing digital de Imaginaire Digital, nos contó los cambios que ha experimentado la empresa en muy poco tiempo. Su equipo de empleados a tiempo completo y autónomos comenzaron a usar Teamwork hace solo unos meses, pero ya han visto resultados que los ayudaron a recuperar el tiempo perdido con herramientas obsoletas que hicieron imposible escalar para el crecimiento.

Productividad estancada

Como una pequeña empresa con múltiples proyectos ejecutándose simultáneamente, Imaginaire Digital necesitaba herramientas que aceleraran la colaboración, la delegación de tareas y el intercambio de información de una manera simple y clara. Durante años, utilizaron herramientas que nunca se ajustaban realmente a sus necesidades, pero todo parecía un compromiso que no estaba a su favor. " Probamos varias herramientas de gestión de proyectos como Basecamp, pero nunca se adaptaron exactamente a nuestras necesidades. Todavía teníamos que resolver el problema de las interminables pistas de correo electrónico y los pequeños trabajos que se acumulaban mientras estábamos preocupados de que algo se escapase por las grietas.

Dentro del equipo, confiaban en Google Drive para compartir materiales y Hojas de cálculo de Google para realizar un seguimiento de las tareas, pero aún había mucha confusión sobre qué tareas debían completarse y quién era responsable de ellas. Con múltiples proyectos en progreso en un momento dado, obtener una actualización del proyecto requirió un análisis extenso de varias hojas de cálculo complicadas. Y no todos en la empresa tenían la misma habilidad para usar las funciones más avanzadas de Google Sheets.

La comunicación con el cliente se gestionaba desde Google Docs, que funcionó durante un tiempo, pero no era una solución escalable. "El uso exclusivo de Google Drive obstaculizaba nuestra productividad debido al hecho de que teníamos tantos proyectos volando y no teníamos una forma eficaz de delegarlos a las personas de la agencia".

Después de investigar las principales plataformas de gestión de proyectos que pudieran manejar el trabajo del cliente, los proyectos personales y el trabajo de ventas, descubrieron el trabajo en equipo. El director de Imaginaire Digital, Seb Dean, decidió que el trabajo en equipo era exactamente lo que necesitaban: era asequible y tenía funciones sólidas que podían ayudar a todo el equipo a administrar intuitivamente todas las tareas que debían abordarse de forma diaria, semanal y mensual.

Sistemas suaves

Casi inmediatamente después de adoptar Teamwork, el equipo de Imaginaire Digital se dio cuenta rápidamente de que su trabajo diario se había simplificado. El intercambio de listas de tareas, asignaciones, hitos y fechas límite claras y transparentes con todo el equipo no requirió reuniones de transferencia repetidas. La información ya estaba disponible para todos en el equipo. " Seguimos siendo una agencia pequeña con mucho trabajo del cliente que completar cada día. El trabajo en equipo nos ha ayudado desde el primer momento al proporcionar un proceso casi listo para agregar tareas, clientes e incluso proyectos personales, delegarlos a los miembros del equipo y realizar un seguimiento de lo que se ha hecho y lo que no se ha hecho en el transcurso de un mes. El marco dio una estructura natural a nuestros flujos de trabajo. Las preocupaciones iniciales sobre cómo gestionar la transición de Google Drive a Teamwork desaparecieron rápidamente a medida que se añadieron proyectos y se hizo evidente la funcionalidad completa del software. Si bien Imaginaire Digital no agrega clientes al trabajo en equipo como usuarios o colaboradores, establecieron rápidamente un proceso para establecer una persona de contacto para la garantía de cada cliente, brindándoles una mejor comunicación, acceso inmediato a los materiales y la seguridad de saber que los documentos o archivos importantes no se estaban perdiendo en el camino.

La comunicación con el cliente se simplificó de inmediato, desde actualizaciones diarias hasta informes mensuales sobre el trabajo realizado. “Antes de Teamwork, había mucha confusión sobre qué trabajo se había hecho y quién lo había hecho”, dijo Ryan. "Con la automática herramientas de informes, tenemos una instantánea más precisa del progreso diario y no tenemos que pasar horas tratando de calcular las horas facturables para cada proyecto. Todo está ahí ".

Tener toda la información en una plataforma simple también ha ayudado al equipo a recuperar su tiempo y concentración. Las horas quemadas al ingresar manualmente puntos de datos en celdas de hojas de cálculo ahora se invierten en horas facturables. Y todos pueden localizar la información por sí mismos, incluso si no son expertos en hojas de cálculo.

Más trabajo en menos tiempo

Hace menos de un año, Ryan no tenía idea de cómo Imaginaire Digital podría crecer para mantenerse al día con las referencias de los clientes. Ahora tiene la respuesta. " Sin el trabajo en equipo, todavía estaríamos usando una cantidad infinita de Hojas de cálculo de Google para administrar nuestro trabajo de proyecto en curso. Hicimos que esto funcionara con una pequeña lista de clientes, pero ahora tenemos las herramientas para cumplir con los plazos a medida que nos llegan más proyectos y clientes. A medida que siguen los datos, los miembros del equipo pueden ver que en realidad están logrando más filtros de proyecto para capturar datos importantes como horas facturables, fechas límite, asignaciones de tareas y más. Tener este circuito de retroalimentación les ha ayudado a adaptarse más rápidamente cuando surgen problemas y a hacer propuestas más precisas y rentables a los clientes. Debido a que las responsabilidades y los plazos son más claros, los miembros del equipo se vuelven más eficientes automáticamente sin reuniones de control ni recordatorios. " Ninguna de las herramientas de gestión de proyectos que hemos utilizado se ha acercado a satisfacer nuestras necesidades tan exactamente como el trabajo en equipo. Es tan fácil de usar y tan fácil de administrar su trabajo y hacer más.

– Ryan Jones, ejecutivo de marketing digital de Imaginaire Digital

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