Historias de clientes / Illumina Interactive

Teamwork acelera la colaboración para Illumina Interactive

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Nombre de empresa
Illumina Interactive
Industria
eLearning
Sede
Canton, Massachusetts, Estados Unidos

Illumina Interactive es una empresa de desarrollo que proporciona soluciones de aprendizaje electrónico personalizadas basadas en tecnología que transforman los desafíos educativos y las necesidades de formación de sus clientes. Su lista de clientes incluye gigantes de la industria como Dunkin ’Brands, Prestone, Nestlé, Biogen, Williams-Sonoma, State Street Bank, Dassault Systemes 3DS / SolidWorks, Boston Scientific y más.

Hablamos con Jean Marrapodi, arquitecto de aprendizaje sénior, y Michael Getz, presidente de Illumina Interactive, para comprender cómo su equipo utiliza el trabajo en equipo para gestionar de forma eficaz soluciones de aprendizaje electrónico personalizadas para sus clientes.

Cuelgues de archivos y colaboración

Hace varios años, el equipo se dio cuenta de que, mientras continuaban desarrollando el negocio, necesitaban una solución de gestión de proyectos más eficaz para toda la empresa. Los gerentes de proyecto usaban herramientas y documentos dispares para rastrear los activos, cronogramas y fechas límite del proyecto, y una variedad de medios para intercambiar archivos con los clientes, pero haciéndolo todo sin una sola aplicación que pudiera coordinar todas las partes móviles de sus proyectos.

Cada equipo de proyecto estaba perdiendo tiempo organizando documentos en diferentes ubicaciones, creando y actualizando listas de tareas y realizando un seguimiento de los hitos y el progreso. "No teníamos una ubicación única para toda la documentación o el material de garantía de nuestro proyecto", dijo Michael. “Aunque teníamos servidores dedicados, una intranet y una extranet, los archivos se almacenaban en varias ubicaciones y carpetas, y cada director de proyecto tenía su propio sistema de archivo especial. Funcionó, pero pasábamos demasiado tiempo todos los días buscando los materiales que necesitábamos ".

La colaboración y la comunicación con los clientes también necesitaban mejoras. Usar el correo electrónico y el servidor de archivos compartidos para mantener los archivos y los mensajes organizados fue un buen resultado, pero a menudo resultó en versiones superpuestas, correos electrónicos que se enterraban en las bandejas de entrada y problemas cuando era necesario cargar archivos grandes para la revisión del cliente.

" Necesitábamos una mejor manera de hacer avanzar nuestros proyectos. Había demasiados materiales y mensajes que eran difíciles de rastrear y necesitábamos una forma más efectiva y eficiente para que todos se comunicaran.

Mejor organización y comunicación

Durante la búsqueda de una solución todo en uno, Illumina Interactive revisó varias opciones de software, pero decidió profundizar en Teamwork después de que otro profesional de la industria lo sugirió. Jean reconoció rápidamente las capacidades de Teamwork Project y se convirtió en un campeón dentro de la empresa.

El trabajo en equipo ofrecía múltiples funciones para simplificar sus cargas de trabajo, pero Jean tenía que asegurarse de que todo el equipo estuviera a bordo antes de hacer el cambio. “Nuestros gerentes de proyectos utilizaron Microsoft Project y Excel para los cronogramas de proyectos que compartieron con todo el equipo. Algunos de ellos realmente no querían dejar de lado ese software ", dijo.

Inicialmente, algunos miembros del equipo solo se sentían cómodos usando Teamwork para compartir archivos, hasta que los nuevos empleados con experiencia en el uso de software de gestión de proyectos les mostraron los hilos y experimentaron de primera mano lo simple que podía ser configurar hitos y listas de tareas dentro de Teamwork. "Ellos entendieron cómo se debía usar el trabajo en equipo y se convirtieron en evangelizadores de productos para el resto del equipo", dijo Jean.

El cambio de juego fue la capacidad de adjuntar documentos a tareas específicas. En lugar de buscar versiones de archivos en sus bandejas de entrada de correo electrónico, cualquiera que lo necesite puede simplemente encontrar la tarea individual, y el archivo actualizado está allí.

La edición también se ha vuelto más fácil con la ayuda del Integración con Microsoft Office. Los miembros del equipo y los clientes pueden realizar todos sus cambios sin cambiar a otra plataforma para guardar o transferir archivos, lo que ahorra horas de tiempo cada semana.

" Nos encanta poder trabajar en documentos directamente en Teamwork sin tener que lidiar con la descarga y la carga. Ha simplificado la forma en que compartimos archivos y comentarios con los clientes. En un proyecto de ejemplo, el equipo utilizó todas estas características en combinación con Vista de tablero justo cuando estaban construyendo una serie de módulos de microaprendizaje. Cada parte de este proyecto necesitaba ser revisada por ciertas partes interesadas y luego pasar a la siguiente fase de evaluación, por lo que configuraron la vista de tablero con cuatro columnas: Para ser revisada, Revisada, Revisada y Aprobada. Cada tarea se asignó a un miembro específico del equipo, que colocó un elemento en la columna Revisar. Después de que cada parte interesada puso sus ojos en el documento y realizó cambios, lo movieron a la siguiente columna. Disparadores integrado en Teamwork notificaba automáticamente a la siguiente persona que era su turno de revisar el documento, por lo que los miembros del equipo no tenían que recordar a otros miembros del proyecto que se hicieran cargo.

Menos puntos de fricción, clientes más felices

Desde el cambio al trabajo en equipo, Illumina Interactive ha podido completar más trabajo, mejorar los tiempos de respuesta y controlar los detalles de cada proyecto. "Si tuviera que describir la mayor contribución que el trabajo en equipo ha hecho a nuestra empresa, diría que es la eficiencia", dijo Michael. Incluso sin establecer objetivos o incentivos específicos, todo el equipo ha obtenido enormes ganancias de productividad porque ya no pierden tiempo buscando archivos, tratando de determinar prioridades o averiguando qué versión de un documento es la más actual.

Los clientes también están muy contentos con los resultados. Ahora que cada etapa de cada proyecto es más transparente, desde las responsabilidades individuales hasta los hitos, tienen una mejor sensación de progreso hacia los plazos mayores y menores. Nadie se pregunta qué tareas deben realizarse a continuación o si un detalle se ha olvidado.

" No podemos imaginarnos volver al caos del correo electrónico y las hojas de cálculo como nuestras herramientas para administrar todo. Ahora que sabemos cuánto mejor es la vida con Teamwork, nuestros estándares son mucho más altos para la organización de proyectos y los flujos de trabajo. El software ha cambiado por completo la forma en que operamos, para mejor.

– Jean Marrapodi, arquitecto de aprendizaje sénior de Illumina Interactive

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