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Cómo Teamwork agilizó los flujos de trabajo y la comunicación de Idea Planet

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Nombre de empresa
Idea Planet
Industria
Márketing
Sede
Dallas, Texas, Estados Unidos

Idea Planet comenzó su búsqueda de una solución de gestión de proyectos de grado empresarial confiable cuando el software que estaban usando falló, dejándolos sin datos esenciales.

Stephanie Deits es la directora de contabilidad y operaciones corporativas de Idea Planet, una empresa con sede en Dallas. márketing empresa de innovaciones. Idea Planet se fundó en 2000 y ofrece investigación de consumidores, marketing de marca, diseño, venta minorista y fabricación, todo enfocado en brindar inspiración e innovación a los desafíos comerciales.

Situación de pesadilla Antes de Teamwork, usábamos herramientas básicas que no podían satisfacer nuestras necesidades. Todos los días teníamos que intentar forzar ese software para que se ajustara a nuestro modelo, que era solo un desastre. Idea Planet sabía que necesitaban iniciar la búsqueda de una solución de gestión de proyectos cuando las herramientas básicas que estaban usando comenzaron a ralentizar su proceso. Mantenían las cosas juntas usando su servidor, hojas de cálculo de Excel y mensajes de correo electrónico, pero era incómodo e inconsistente.

“No teníamos una ubicación central para todos los documentos del proyecto actualizados o versiones anteriores, por lo que era difícil encontrar lo que necesitábamos y no había lugar para realizar un seguimiento de los cronogramas y establecer los próximos pasos para un proyecto ".

En un esfuerzo por simplificar sus herramientas y coordinar el equipo, eligieron un software de gestión de proyectos popular, pero los miembros del equipo de Idea Planet todavía tenían dificultades para establecer un sistema de archivo central, realizar un seguimiento de las tareas y coordinar la comunicación en todo el equipo. Aunque ahora tenían un sistema, no todos los miembros del equipo lo usaban de manera constante, lo que dificultaba mucho el seguimiento y la programación. Y luego se encuentran con una pesadilla que ninguna compañía quiere enfrentar: el software falló.

“Hubo una pérdida masiva de datos por parte de esta empresa y no tuvimos absolutamente ningún seguimiento o seguimiento por parte de su equipo técnico y de atención al cliente. Nos dejaron drogados y secos y perdimos una enorme cantidad de trabajo ".

Después de este desastre, la gerencia de Idea Planet estableció un comité selecto de miembros del equipo para investigar las posibilidades de un software de gestión de proyectos de reemplazo en el que la empresa pudiera confiar. A este equipo se le dio la responsabilidad de elegir e implementar nuevo software con mejores estándares de seguridad, y se le dieron criterios específicos:

Necesitábamos un sistema de gestión de proyectos que fuera fácil de usar y que realmente se ajustara a las necesidades únicas de nuestra empresa y modelo comercial. Después de nuestra pérdida de datos, también necesitábamos saber que este software fue creado por una empresa que sería nuestro socio, no solo nuestro proveedor. Más importante aún, necesitábamos estar seguros de que nuestros datos permanecerían seguros y confidenciales. Después de una investigación y revisión en profundidad, este equipo selecto tuvo otra reunión para comparar sus notas, y la selección fue más fácil de lo previsto.

“Aunque no nos habíamos consultado durante nuestra investigación, todos nos sentamos a la mesa con el trabajo en equipo como nuestra mejor opción. Fue bastante fácil para cada uno de nosotros ver cómo este software podía ofrecernos todo lo que necesitábamos tanto en seguridad como en funcionalidad ".

Despertar a las posibilidades Cambiar al trabajo en equipo fue simple, debido a la interfaz de usuario accesible y al entusiasmo del equipo por tener una solución segura y todo en uno para administrar sus documentos, tareas y comunicación.

El trabajo en equipo es muy fácil de aprender, muy intuitivo y fácil de usar. Nuestro equipo hizo un gran uso de los tutoriales en vídeo y los seminarios web cuando nos capacitaron por primera vez, pero no hemos tenido que depender de ellos desde entonces. La mayor ventaja que Teamwork ofrece a Idea Planet es que la empresa ha encontrado una solución de gestión de proyectos que se adapta a sus necesidades exactas. No solo hay una ubicación central para los materiales del proyecto y el intercambio de información, sino que con Teamwork, la capacidad de establecer hitos y vincular tareas con ellos mantiene a todos responsables y encaminados.

Una de las funciones favoritas del equipo es la Vista de tablero, que permite a los gerentes y miembros del equipo ver las tareas dentro de cada proyecto y moverlas a medida que se completan. Esta imagen proporciona claridad sobre las responsabilidades, lo que ayuda a todo el equipo a cumplir con los plazos y mantenerse encaminado porque pueden ver cómo avanza todo el proyecto.

“Al dirigir el día a día del departamento creativo, tener esta descripción general visual ha sido una gran adición, y disfruto aprender a usarlo y hacer que funcione para mí y para todo el equipo ".

Trabajar como un sueño El trabajo en equipo le ha permitido a Idea Planet agilizar el proceso y mejorar el flujo de trabajo mediante el uso de plantillas de listas de tareas y proyectos, la capacidad de establecer tareas repetidas y asignar tareas a varios miembros del equipo en función de su función laboral.

“Sin el trabajo en equipo, el flujo de trabajo y el proceso que usamos involucrarían más entrada manual, lo que lleva mucho tiempo. Las funciones de informes del trabajo en equipo también brindan a los gerentes senior de Idea Planet una vista completa de las prioridades departamentales diarias y asegura que se cumplan "

Además de mejorar el proceso y el flujo de trabajo, el cambio al trabajo en equipo también ha erradicado uno de los mayores temores de Idea Planet: la pérdida de datos. Como todos los datos almacenados en Teamwork están alojados en los servicios web de Amazon (AWS), y todos los datos se respaldan dos veces al día. El software también ofrece a la empresa la tranquilidad de saber que todos sus archivos están protegidos contra la eliminación accidental, una preocupación de muchos en un entorno en el que varios usuarios utilizan la misma plataforma.

Personalmente, no puedo poner una cifra en dólares sobre el impacto de Teamwork. Poder realizar un seguimiento de las tareas, los plazos, los detalles y luego tener esa información en formato de informe para obtenerla en cualquier momento ha hecho que mi trabajo sea inmensamente más eficiente. Stephanie Deits, Director de Contabilidad y Operaciones Corporativas, IDEA PLANET

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