Cómo FYB usa Teamwork para construir un proceso transparente

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Nombre de empresa
FYB
Industria
Servicios profesionales
Sede
Melbourne, Australia

FYB proporciona gobernanza de la información y soluciones para que los clientes puedan aprovechar el poder de sus datos. Diversas industrias en Australasia dependen de los servicios de FYB para capturar, administrar y almacenar su información, al mismo tiempo que protegen su privacidad y seguridad.

Michael Grech, Gerente de Servicios Profesionales de FYB, nos contó cómo Teamwork ha ayudado al equipo de FYB a recuperar el tiempo perdido y les ha brindado herramientas para desarrollar relaciones sólidas con sus clientes.

Tiempo perdido, información extraviada

Cuando FYB abrió sus puertas en 2004, Microsoft Projects fue la primera herramienta de gestión de proyectos que el equipo utilizó para realizar un seguimiento de las tareas y compartir información con los miembros del equipo y los clientes.

En su mayor parte, la plataforma manejó bien los proyectos, pero el software local impidió que los miembros del equipo de FYB colaboraran con los clientes en tiempo real. Los retrasos en la programación y los problemas de comunicación surgieron inevitablemente cuando hubo que realizar cambios mediante una serie de llamadas telefónicas, intercambios de documentos y sistemas de mensajería.

Pronto se dieron cuenta de que el correo electrónico era uno de los mayores ladrones de productividad y ganancias.

El correo electrónico no solo era un método de comunicación muy lento, sino que las conversaciones se enturbiaban con complicadas cadenas de respuesta. La búsqueda de comentarios específicos o archivos de Excel importantes solía ser una expedición de caza que consumía mucho tiempo y que frustraba a todos.

“Los comentarios de los clientes de esos días nos dijeron que si bien los clientes estaban encantados con los resultados que obtuvo nuestro equipo, nuestro proceso para llegar allí nos estaba decepcionando ”, dijo Michael. "Necesitábamos un software que no fuera tan complicado para nuestros clientes".

El equipo de FYB sabía que el software basado en la nube habría resuelto muchos de sus problemas, pero ese no era el único obstáculo que debían eliminar. La incorporación de nuevos empleados a los proyectos de Microsoft fue difícil para los nuevos empleados, lo que desvió tiempo de clientes y proyectos valiosos.

"Estábamos perdiendo demasiadas horas facturables para poner al día a los nuevos empleados, y eso nos hizo perder el progreso hacia los plazos. Sabíamos que necesitábamos una mejor solución.

Fácil incorporación a una única fuente de información

La Oficina de Gestión de Proyectos de FYB seleccionó varias soluciones de gestión de proyectos e hizo una comparación lado a lado de características, facilidad de uso, flexibilidad, funciones de búsqueda y herramientas de colaboración.

Después de trabajar internamente con Teamwork, decidieron probarlo en tiempo real trabajando con un cliente existente que nunca antes había usado Teamwork. En cada etapa del proyecto, el cliente les dio una retroalimentación positiva que cimentó su decisión.

La implementación dentro de FYB fue gradual, comenzando con los miembros del equipo y luego avanzando para incluir a cada cliente. “Todo el proceso fue mucho más fluido de lo que esperábamos. Una de las mejores cosas de cambiar a Teamwork fue lo fácil que fue para nuestro equipo y clientes convertirse en expertos en el uso del software sin la necesidad de dedicar tiempo y recursos a la capacitación ”, dijo Michael.

En la actualidad, los miembros del equipo de FYB usan Teamwork para administrar múltiples proyectos internos y de cara al cliente, hasta 60 en ejecución simultáneamente. Algunos de esos proyectos tienen solo 10 tareas, mientras que otros tienen hasta 250 tareas.

La creación de nuevos proyectos se simplifica enormemente con la ayuda de proyecto y plantillas de lista de tareas, que les permiten completar nuevos proyectos con una lista de tareas probadas de un proyecto similar. “Solía llevarnos horas al principio para configurar un proyecto, y ahora solo toma unos minutos”, dijo Michael. "Eso por sí solo ha hecho una gran diferencia".

Dentro de Teamwork, el equipo de FYB utiliza el Vista de tablero opción para organizar visualmente las tareas y dar a los miembros del equipo claridad sobre sus responsabilidades de un vistazo. Todos reconocen de inmediato qué tareas necesitan atención urgente y los plazos siempre son evidentes.

En lugar de luchar con software en las instalaciones, los miembros del equipo y los clientes ahora tienen una solución en la nube que les permite almacenar toda la información que necesitan para cada proyecto. Un inicio de sesión les da acceso a los documentos, tareas, conversaciones, imágenes y seguimiento del tiempo.

" Teamwork es nuestra única fuente de verdad. Ya no tenemos que perder tiempo tratando de rastrear información para clientes en diferentes aplicaciones. Pueden ir a Teamwork y usar la función de búsqueda para encontrar exactamente lo que buscan en segundos.

Beneficios, productividad y máxima colaboración

La plataforma intuitiva brinda a los clientes todas las herramientas que necesitan para un proceso fácil de administrar, pero FYB está obteniendo recompensas aún mayores. La transparencia mejorada para cada proyecto les ha dado más control de su tiempo y mayores ganancias.

Los gerentes solían pasar horas redactando informes de progreso y respondiendo preguntas para los clientes. Ahora, esos clientes tienen acceso a información e informes del proyecto en tiempo real desde cualquier ubicación.

Los miembros del equipo han eliminado el trabajo repetitivo utilizando flujos de trabajo automatizados y flujos de trabajo simplificados, lo que los libera para invertir más energía en el trabajo creativo y establecer relaciones con los clientes. El aumento de las horas facturables y la disminución de los costos administrativos le ha dado a toda la empresa un impulso mensurable.

Profundizando más en las funciones de Teamwork, el equipo de FYB utilizó la API abierta de la plataforma para crear CM2Teamwork, una integración personalizada entre el Administrador de contenido de Micro Focus y Teamwork. Esta integración les permite publicar y mantener revisiones y versiones de documentos desde Content Manager hasta Teamwork.

La integración agiliza el intercambio y la colaboración de la documentación del proyecto interna y externamente con las partes interesadas, al tiempo que cumple con los requisitos de cumplimiento de mantenimiento de registros para el almacenamiento y la administración de documentos y registros.

“Esta integración ha eliminado gran parte de la confusión que ocurre cuando los cambios deben actualizarse en todas las plataformas. Menos pasos en el proceso lo hacen más fácil para todos ”, dijo Michael.

Y con estas mejoras en sus procesos, FYB ha descubierto que los proyectos se completan en menos tiempo, la satisfacción del cliente aumenta, los problemas administrativos disminuyen y los miembros del equipo comparten información sin problemas.

"Teamwork ha cambiado por completo la forma en que hacemos negocios. Los objetivos de presupuesto y tiempo siempre serán puntos de referencia para la finalización exitosa del proyecto para nosotros, pero ahora estamos encontrando mucha más satisfacción trabajando con los clientes y entre nosotros ".

– Michael Grech, gerente de servicios profesionales de FYB

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