Uso de software de Teamwork para gestionar los 15.000 proyectos de FCR Media

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Nombre de empresa
FCR Media
Industria
Agencia de mercadeo
Número de empleados
51 – 200
Sede
Dublín 7, Irlanda

FCR Media es una agencia de marketing internacional que se especializa en servicios digitales, ventas y creación de contenido. Ofrecen productos publicitarios y de búsqueda local para pymes en plataformas móviles, online e impresas.

Perdiendo tiempo y visibilidad

FCR Media tiene más de 20.000 clientes en varios productos y servicios diferentes.

Con un volumen de clientes tan grande, cada segundo cuenta. Danielle Doran, líder del equipo de soluciones, diseño y copia, estaba frustrada con la forma en que su combinación anterior de sistemas significaba que cualquier ineficiencia se multiplicaba por diez.

En el pasado, el lento sistema de gestión de proyectos de FCR Media podía agregar un retraso de 20 segundos cada vez que necesitaba cargar algo. Como Danielle se apresuró a señalar, 20 segundos puede no parecer mucho tiempo, pero cuando estás trabajando en miles de tareas, los segundos perdidos pueden convertirse rápidamente en horas perdidas.

No solo eso, sino que cambiar entre diferentes sistemas significaba que estaban perdiendo visibilidad sobre cuánto tiempo realmente les estaba tomando cada tarea, lo que dificultaba estimar los plazos para los clientes y para ellos mismos.

" Debido a que tendríamos tantas personas diferentes involucradas, podría ser difícil saber cuánto tiempo realmente ha dedicado a algo. Podría haber pasado dos horas con un cliente, pero si otras tres personas también hubieran pasado dos o tres horas con ellos, rápidamente se sumaron. Además de duplicar (o triplicar) el trabajo, esto también significaba que les faltaban señales importantes de que algo en su proyecto necesitaba ser abordado. "Si decimos que este cliente con este problema suele tardar 20 horas en completarse y nosotros terminamos en 30, entonces sabemos que hay algún tipo de problema".

Y, debido a que no podían rastrear su progreso a un nivel granular, a menudo estaban subestimando su trabajo y perdiendo todas esas aparentemente "mini" tareas en las que no estaban rastreando su tiempo. "La instalación de análisis en un sitio web puede llevar 10 minutos, lo que no parece mucho, pero si tiene en cuenta que tendríamos tal vez 1500 sitios web o más, en realidad es una gran cantidad de tiempo".

Obtener una nueva perspectiva

Con tantos clientes y proyectos en movimiento en un momento dado, FCR Media necesitaba encontrar una solución que pudiera manejar su vasta carga de trabajo tanto a nivel macro como micro, y permitirles rastrear con precisión cada parte de su proyecto de principio a fin. .

“Establecemos en vivo en cualquier lugar en la región de 15 a 20 sitios web cada semana ", dice Ciaran Morris, director de operaciones de FCR Media para el Reino Unido e Irlanda. "Así que necesitábamos una herramienta que nos ayudara a gestionarlos internamente, nos diera visibilidad sobre dónde estamos con cada proyecto y también encajar en nuestros procesos para comunicarnos con nuestros clientes".

Reemplazar su antigua combinación de sistemas con Trabajo en equipo significaba que tenían un sistema centralizado para rastrear todo, desde la cantidad total de minutos dedicados a una tarea hasta los recursos disponibles actualmente, para poder dirigir mejor su estrategia de ventas y marketing.

“Si vemos que nuestro equipo de desarrollo tiene un retraso, sabemos que no tiene sentido seguir vendiendo sitios web ", explica Ciaran. “Podemos cambiar para enfocarnos en otro producto. Nos permite definir dónde se enfocarán nuestros programas de marketing y generación de clientes potenciales para obtener el mejor ROI ".

Mientras que el sistema antiguo significaba que el estado de sus proyectos vivía en gran medida en un binario de "hecho o no", el trabajo en equipo también les ha permitido llegar al meollo del asunto y registrar cada subtarea, y porque capaces de realizar un seguimiento de cada minuto a lo largo del camino, pueden ofrecer proyecciones más precisas a sus clientes.

" Cualquiera en el negocio puede ir directamente a cualquier proyecto y saber exactamente quién está trabajando en qué, en qué etapa se encuentra y qué queda por hacer. Antes, realmente no teníamos eso. Desde el punto de vista de las operaciones, dice Ciaran, la mayor visibilidad ha sido una de las mayores mejoras para el negocio desde que se implementó Teamwork.

Además de permitir una comunicación más transparente y productiva con sus clientes, tener esta vista integral sobre los qué, cuándo y cómo también tiene aplicaciones internas.

Y, como líder del equipo, poder ver los detalles exactos de dónde se encuentra todo actualmente ayuda a Danielle a asignar el trabajo y asegurarse de que nadie tenga problemas. “Puedo ver la carga de trabajo de cada miembro del equipo”, dice, “así que obviamente si una persona tiene 200 tareas y otra solo 50, bueno, sé que la otra persona tiene más capacidad. Antes de esto, confiábamos en extraer la información de hojas de cálculo y actualizaciones manuales, pero ahora es rápido y fácil juzgar nuestra capacidad en base a datos sólidos ".

Tomando decisiones más inteligentes

Ahora, dicen, en FCR Media no se hace nada fuera del trabajo en equipo: todos en la empresa lo usan.

Han estado usando el software durante 18 meses y, después de unos meses, agregaron Teamwork Desk a su suite.

Además de utilizar Teamwork Desk para la atención al cliente y las comunicaciones, también utilizan una bandeja de entrada de Desk para gestionar las solicitudes de los clientes existentes y convertirlas rápidamente en tareas para llevar a cabo en Teamwork.

El trabajo en equipo también se relaciona con todo lo demás en su pila, desde su plataforma CRM hasta su software de programación. Cuando algo entra en esas otras herramientas, como una factura o una convocatoria de reunión, genera un nuevo proyecto, tarea o evento de calendario según sea necesario, utilizando sus llamadas API personalizadas y plantillas de tareas en Teamwork.

Con 15.000 proyectos activos que gestionar, FCR Media no podía permitirse perder de vista el panorama general. Ahora, con Teamwork, saben en qué deben concentrarse en un momento dado. “Nos permite tomar decisiones más inteligentes”, dice Danielle.

Ha cambiado su negocio por dentro y por fuera.

" Realizamos un cuestionario interno a finales de 2017 preguntando a nuestros empleados cuáles pensaban que eran las mejores mejoras en la empresa ese año. El trabajo en equipo era la clave.

– Ciaran Morris, director de operaciones de Media

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