Historias de clientes / Ella’s Kitchen

Ella's Kitchen gana el premio APM Project Management Award con la ayuda de Teamwork

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Entrevistado
Ellen Jarrett, Programme Manager for Ella’s Kitchen
Nombre de empresa
Ella’s Kitchen
Industria
Comida
Sede
Henley-on-Thames, Reino Unido

Ella's Kitchen es un fabricante de alimentos orgánicos para bebés y niños pequeños que se vende en supermercados a nivel internacional en toda Europa, Canadá y Estados Unidos. La empresa fue fundada hace más de 13 años por Paul Lindley, con la intención de brindarles a los niños la oportunidad de comer mejor y también descubrir que la comida saludable puede ser divertida, sabrosa y fresca. La empresa lleva el nombre de la hija de Paul, Ella.

Ella's Kitchen cuenta actualmente con más de 200 productos, adecuados para bebés de 4 meses a 3 años o más. Incluyen alimentos para bebés y niños pequeños, batidos, gamas de bocadillos y más, todos con ingredientes 100% orgánicos. Fueron la primera marca en llevar bolsas innovadoras al mercado de alimentos para bebés y actualmente es el líder del mercado en la categoría de alimentos para bebés en el Reino Unido con una facturación global de 70 millones de libras. Hablamos con Ellen Jarrett, quien se unió al equipo como directora de programas en 2016 como parte de una iniciativa de proceso de gestión de proyectos en la empresa.

El equipo de Smoothly

La empresa formó el equipo “Hace que las cosas funcionen sin problemas” en 2016, en reconocimiento de la necesidad de que los proyectos interorganizacionales sean dirigidos por un equipo imparcial y experimentado a medida que la empresa crece en tamaño.

Hasta este punto, el desarrollo de nuevos productos (NPD) y el desarrollo de productos existentes (EPD) estaban a cargo del equipo de proyecto que proponía un cambio. Como resultado, los equipos enfrentaron muchos desafíos. Los procesos no eran adecuados para su propósito, lo que provocó que muchas cosas se perdieran. Los equipos se encontraron tomando decisiones mal informadas y enfrentando retrasos en la comercialización de productos. También hubo una falta de claridad sobre roles y responsabilidades.

La empresa llevó a cabo una serie de talleres durante un período de 6 meses para desarrollar un nuevo proceso y forma de trabajo, que resultó en la formación del equipo Smoothly y un nuevo proceso de gestión de proyectos Stage Gate.

"Cuando me uní, se estaban ejecutando más de 30 proyectos diferentes al mismo tiempo ”, nos dijo Ellen. “El equipo estaba usando hojas de cálculo con diferentes pestañas para cada una. Tendrían una pestaña para acciones, discusiones, problemas, riesgos y más ... ¡era una anarquía! Con 30 hojas de cálculo y 5 pestañas cada una, eso significaba 150 lugares que teníamos que buscar para estar al tanto de todo.

Cambiar para mejor

Habiendo definido su iniciativa, el equipo de Smoothly ahora necesitaba una herramienta para ayudar a facilitar su nuevo proceso. "Antes de usar Teamwork, probé Asana, Basecamp, Wrike e incluso algunos más, pero Teamwork fue un éxito", dijo Ellen.

Uno de los factores principales para Ellen fue poder hacer que la herramienta fuera lo más fácil posible para que todos la usen y se relacionen con ella, y le encantó el hecho de que Teamwork fuera tan personalizable. Cualquier cosa demasiado formal no encajaría con la cultura de Ella’s Kitchen, por lo que fue la combinación perfecta de gran funcionalidad y facilidad de uso.

“No fue una interfaz intimidante. La interfaz de usuario era tan amigable que hacía que otros sistemas parecieran Excels congestionados. ¡La gente no podía creer que no se hubiera creado a medida para nosotros! También es un gran sistema para las personas que son nuevas en la gestión de proyectos precisamente por esa razón ".

"Era la primera vez que implementamos un sistema como este, por lo que, naturalmente, nuestro equipo senior estaba un poco preocupado. Querían probarlo primero implementándolo en solo 5 equipos de proyecto. Pero para mí, eso no habría reflejado con precisión el valor que ofrece el trabajo en equipo, como impulsar la colaboración entre equipos y tener todo en un solo lugar, así que presioné para una implementación completa. ¡Por suerte para mí, fue un gran éxito! Ellen y el equipo realizaron algunas sesiones de inducción al trabajo en equipo con grupos más pequeños y luego sesiones de apoyo individualizadas con individuos cuando fue necesario. También llevaron a cabo talleres que mostraban a las personas cómo configurar sus propias vistas personalizadas, ya que era realmente importante para ellos capacitar a cada persona para ver la información que era más relevante para ellos.

“Encuentro todo el sistema tan intuitivo que la incorporación fue muy fácil para nosotros. También me gusta que la aplicación siempre reciba actualizaciones periódicas, muestra que el equipo siempre se esfuerza por mejorarla y que se toma en serio los comentarios de los clientes ".

Resultados premiados

“Nuestro enfoque de proyectos se revolucionó. Ahora tenemos la propiedad individual de las tareas, comunicaciones infinitamente mejoradas y un gran sentido de colaboración ".

“Nuestras tareas atrasadas cayeron del 7% (de todas las tareas en vivo) al 2% entre julio de 2017 y enero de 2018, por lo que obtuvimos importantes beneficios incluso en los primeros 9 meses después de la implementación ".

Ella's Kitchen realiza una encuesta interna cada 6 meses sobre los comentarios del proyecto. Un encuestado dijo que el trabajo en equipo era la "mejor herramienta empresarial que jamás haya visto implementada en el negocio". Una instantánea de los resultados indicó que:

  • Hubo una calificación de satisfacción del 85% en general.

  • 85% del personal encuentra que el sistema les ayuda a rastrear sus acciones en todos los proyectos

  • 97% del personal ahora tiene una mejor visibilidad en todos los proyectos

  • 76% del personal encuentra que el sistema ha mejorado notablemente la comunicación con los equipos del proyecto

  • 82% del personal descubre que el sistema ha mejorado notablemente la comunicación en toda la empresa

También encontraron que su puntaje NPS había subido a 58,33 en enero de 2017, en comparación con 14 en agosto de 2016.

No solo eso, sino que en el año posterior a la implementación del trabajo en equipo, también participaron en los premios APM Project Management Awards 2018 y ganaron el premio APM PMP del año. "Nos sorprendió ganar, ya que nos enfrentábamos a algunas PMO realmente avanzadas en empresas mucho más grandes", dijo Ellen.

Antes de realizar este cambio e introducir al equipo de Smoothly en el de Ella, el proceso NPD y EPD era el principal problema que enfrentaba la empresa. La falta de claridad que teníamos en los roles anteriores provocó repetición, confusión y falta de autonomía entre los equipos. La gente se estaba frustrando y la culpa también comenzaba a infiltrarse en el negocio. Nuestro nuevo enfoque de gestión de proyectos ha transformado el éxito comercial de Ella’s Kitchen. No es de extrañar que, tras lanzar este nuevo proceso, el Sunday Times nombrara a Ella's como una de las 100 mejores empresas para trabajar.

– Mark Cuddigan, director de marketing de Ella’s Kitchen Europe

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