El gigante de la hostelería internacional elige Teamwork para escalar su crecimiento

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Nombre de empresa
Elaf Group
Industria
Hospitalidad
Número de empleados
250 – 300
Sede
Jeddah, Arabia Saudí

Elaf Group es una de las empresas de gestión de viajes y hotelería más grandes que operan en el Reino de Arabia Saudita. Fundada en 1981, es un líder bien establecido en la industria hotelera, peregrinaciones de Hajj y Umrah y paquetes de viaje con más de 1,500 empleados. Elaf Group es propiedad total de SECDO Holdings, que fue votada como "Uno de los mejores lugares para trabajar" en Arabia Saudita, lo que lo coloca en una excelente posición para el crecimiento.

Ahmed Ali Eziza, Director de la Oficina de Gestión de Programas, comenzó a usar Teamwork en 2015 después de alcanzar los límites de MS Project. Después de elegir Teamwork, Elaf Group no solo usó el software para optimizar los flujos de trabajo del proyecto y simplificar la comunicación, sino que también construyó su plan estratégico para toda la empresa utilizando sus funciones y herramientas de informes.

Tratando de mantener el ritmo

En el mercado actual, las empresas necesitan más que hojas de cálculo, correos electrónicos y mensajes instantáneos para establecer objetivos y resultados. En 2013, Elaf Group no contaba con herramientas de gestión de proyectos estándar o un marco establecido, lo que provocó una falta de eficiencia en la empresa.

Un año después, recurrieron a Microsoft Project para ayudarlos a organizar proyectos y compartir información, pero estaban trabajando constantemente en torno a varias deficiencias. El software fue útil para algunas tareas y procesos dentro del departamento de Ahmed, pero otros equipos lo encontraron difícil de usar. La transparencia y la comunicación también fueron difíciles porque el software solo proporcionó el estado más reciente del proyecto, no el registro completo de comentarios y el cronograma de eventos.

“Debido a que el software no proporcionó la funcionalidad que necesitábamos, terminamos usando mensajes de correo electrónico de MS Outlook y WhatsApp. A veces se perdió la comunicación con las partes interesadas importantes y era una pesadilla rastrear el historial de mensajes, la propiedad de las tareas y otras tareas dependientes. Necesitábamos mejores herramientas con funciones más sofisticadas ".

A medida que se dispuso de herramientas mejoradas de comercio electrónico, Asim Abdullah Danish, director de operaciones, decidió que era hora de encontrar una solución mejor para toda la empresa. El equipo de administración solicitó una solución basada en la nube que ayudaría a su equipo a crear un entorno colaborativo, tener una interfaz de usuario fácil de usar y ofrecer un servicio de atención al cliente receptivo. Su equipo de desarrollo quería un software que pudiera integrarse con otras plataformas y proporcionar una seguridad sólida. Además, todos querían un precio asequible.

En general, Elaf Group quería un software de gestión de proyectos que se asociara con ellos para seguir el ritmo del negocio. Vieron que su empresa se volvía más dependiente de la tecnología para identificar tendencias y mantenerse por delante de sus competidores.

" Optimizar el uso de la tecnología es imprescindible para que podamos responder al comportamiento y los intereses de los clientes. Brindar un excelente servicio al cliente es nuestro principal factor de éxito y depende de los esfuerzos coordinados de varios departamentos dentro de Elaf Group. Sin un buen software, estábamos luchando para que eso sucediera

Dirigiendo la empresa

Después de revisar varias otras soluciones de gestión de proyectos, Asim recomendó encarecidamente Teamwork como el mejor software para lograr todas las capas de objetivos que habían planeado. Elaf Group puso el trabajo en equipo a trabajar en tres áreas diferentes de su negocio: implementación de estrategias, transparencia y comunicaciones efectivas, y gobernanza de gestión de proyectos.

Los miembros del equipo ejecutivo diseñaron una estrategia a largo plazo con perspectivas, objetivos estratégicos, mediciones e indicadores clave de desempeño que luego fueron adaptados a cada unidad de la empresa y coordinados dentro del plan operativo anual. Esta empresa fue dirigida por Asim Abdullah Danish y organizada por Ahmed Eziza utilizando el modelo del marco Nine Steps to Success ™ del Balanced Scorecard Institute. Esta planificación no era un proceso nuevo, pero utilizando el trabajo en equipo, el liderazgo de la empresa pudo rastrear y dar seguimiento a la implementación de estas iniciativas por primera vez.

“Ahora todos en la empresa tienen la capacidad de ver y compartir metas en tiempo real. Podemos medir nuestro progreso en cada etapa sin tener que contactar a todos los gerentes por separado para obtener un informe ".

Elaf Group también hace que los informes sean aún más fáciles utilizando la API dentro de Teamwork para automatizar scripts que pueden generar el estado general de un grupo de proyectos. Luego, esos datos se compilan en un informe de una página fácil de leer utilizando Vista de tablero.

“Creemos que somos la primera empresa en utilizar Teamwork de esta manera tanto para la gestión de proyectos como para la implementación de estrategias. No muchas otras herramientas son tan versátiles ".

La mayoría de los proyectos de Elaf Group incluyen equipos de proyecto en diferentes ubicaciones, ciudades y países, lo que generó un desafío en las comunicaciones del equipo, así como en la propiedad de las tareas en todos los departamentos. El equipo usó Trabajo en equipo para resolver el problema de comunicación y establecer la propiedad de las tareas, y luego se siguieron unos a otros utilizando los comentarios sobre las tareas o en Charla.

" Las herramientas de comunicación en Teamwork le están ahorrando a este equipo una enorme cantidad de tiempo, ya que no tienen que escribir correos electrónicos separados o buscar en sus bandejas de entrada para encontrar mensajes importantes.

Elaf Group también se encarga de la gobernanza de la gestión de proyectos a través del trabajo en equipo. Antes de que se apruebe un proyecto, la oficina de gestión de proyectos debe seguir los estándares de gestión de proyectos establecidos, como un estatuto de proyecto aprobado, una declaración de alcance y un plan de proyecto de alto nivel con hitos claros. Al utilizar las funciones de Trabajo en equipo, la PMO puede implementar la metodología y los estándares de gestión de proyectos, por ejemplo: Un proyecto nuevo no puede comenzar en Trabajo en equipo a menos que se envíen la carta, el alcance y el plan del proyecto.

Además, el proyecto no se puede cerrar a menos que la tarea fija de aprobación se complete con un documento de aprobación adjunto. Esto asegura que todas las partes interesadas estén completamente informadas y comprometidas en todo momento. La propiedad clara establecida por las características en Teamwork hace que sea muy fácil concentrarse y alcanzar una comunicación efectiva entre el equipo.

Incluso el departamento de finanzas puede confiar en Teamwork para sus interacciones con los proveedores. Pueden observar los hitos de cada proyecto y liberar o retener los pagos según las entregas a tiempo o las demoras.

“Ahora tenemos una cantidad de transparencia sin precedentes tanto dentro de nuestra empresa como con los contratistas externos con los que trabajamos. Todo el mundo ha encontrado formas en las que Teamwork facilita su trabajo ".

Corriendo adelante

Las ganancias medibles para Elaf Group han sido dramáticas, con un ROI de seis meses desde que comenzó con Teamwork. Los informes de Ahmed indican avances en varias áreas, que incluyen:

  • Gran mejora en el enfoque de las comunicaciones del equipo.

  • Máxima claridad de la propiedad de la tarea (saber con certeza quién es el responsable de la tarea).

  • Gran ahorro de tiempo y esfuerzo al reducir hasta un 80% los correos electrónicos manuales.

  • 70% mejora de la integración de las prácticas de gestión de proyectos en la cultura de Elaf.

  • Tiempo de ciclo mejorado de toma de decisiones basado en la información de estado de los proyectos LIVE.

  • Mayor optimización del uso de tecnología entre el equipo.

Ahmed y Asim atribuyen esta transformación en su empresa a la forma en que las funciones de Teamwork funcionan juntas para eliminar el trabajo pesado y permitir que los miembros del equipo y los gerentes trabajen juntos sin problemas. La cooperación recibida del liderazgo de todas las unidades del Grupo Elaf también fue un factor de éxito importante.

A nivel de equipo, hitos le han dado a cada persona una responsabilidad y una comprensión más claras sobre las necesidades de cada proyecto. No solo es más fácil planificar, sino notificaciones en fechas de vencimiento significa que las cosas no se escapan por las grietas.

La comunicación también se ha simplificado porque, a diferencia del correo electrónico, comentarios se adjuntan directamente a una tarea y los materiales que la acompañan. Documentos, archivos, los enlaces y las imágenes se pueden cargar a tareas o subtareas específicas dentro de proyectos individuales para que todos puedan encontrarlos de inmediato.

" Al equipo le encanta trabajar con todas estas herramientas, y tenerlas en aplicaciones móviles hace que trabajar de forma remota sea aún más fácil. Los administradores y propietarios de proyectos también han llegado a depender de la transparencia en el trabajo en equipo, lo que les brinda una mejor perspectiva del progreso que sus equipos están logrando cada día. Filtros y atajos ayudarles a ver las tareas exactas o informes que necesitan, y los informes del proyecto proporcionan una descripción general esencial.

Tantas personas dentro del Grupo Elaf están satisfechas con los resultados que han incorporado con éxito a 100 usuarios y planean agregar otros 50-100 en 2018. Son la primera empresa en el Reino de Arabia Saudita en tener un Experto certificado en trabajo en equipo en su equipo, y hoy tienen dos Expertos Certificados en su personal.

" El trabajo en equipo es un producto brillante pero simple con tantas características que se puede adaptar a cualquier proyecto u objetivo que nuestros equipos estén tratando de lograr. Este software ha mejorado por completo la cultura de nuestra empresa y no podemos imaginarnos trabajando sin él.

– Ahmed Ali Eziza, director de la oficina de gestión de programas de Elaf Group

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