Historias de clientes / Cork Institute of Technology

Cómo CIT utilizó la suite Teamwork para hacer que los proyectos repetidos sean más eficientes

Más información
Nombre de empresa
Cork Institute of Technology
Industria
Educación
Número de empleados
1000 – 1500
Sede
Cork, Irlanda

El Instituto de Tecnología de Cork (CIT) es una institución de educación superior de nivel universitario ubicada en Cork, Irlanda. CIT ofrece una amplia gama de cursos flexibles de tiempo completo y parcial en ciencia y tecnología de la información, negocios, ingeniería, humanidades, música, estudios náuticos y arte y diseño.

Philip O'Reilly, director de sitios web y marketing digital de CIT, presentó el trabajo en equipo y el escritorio de trabajo en equipo al equipo de marketing para ayudarlos a estructurar su trabajo y comunicarse de manera más eficiente con sus audiencias de amplio alcance, que van desde estudiantes potenciales hasta partes interesadas organismos gubernamentales y responsables políticos.

Dando vueltas y vueltas

Cuando Philip se unió al equipo de marketing en 2015, una de las primeras cosas que notó fue la falta de herramientas que se utilizaban para administrar sus procesos, y cuánto tiempo les estaba costando.

Como venía de un puesto de TI en la misma institución, Philip había utilizado previamente software para gestionar sus proyectos y sabía de primera mano cuánto ayudaba a cumplir con los plazos y organizar los detalles incluso en los proyectos más complicados.

" Cuando comencé, el equipo de marketing administraba sus tareas diarias con lápiz y papel, los archivos se almacenaban en unidades compartidas y las conversaciones se realizaban a través de hilos de correo electrónico. Era difícil hacer un seguimiento del progreso individual y del proyecto sin tener reuniones constantes. También notó que el equipo no estaba usando software de mesa de ayuda. En cambio, toda la comunicación (con los futuros estudiantes, los más de 30 departamentos de CIT y las empresas y contratistas externos) se llevaba a cabo en largas cadenas de correo electrónico aisladas que eran difíciles de leer y llevaban mucho tiempo.

Con este sistema, los miembros del equipo tenían que leer cada mensaje, identificar a qué proyecto pertenecía, categorizarlo manualmente y luego reenviarlo a la persona correcta. Con cientos de correos electrónicos por día, este proceso podría llevar más de una hora para cada persona.

Necesitaban una forma mejor. Con gran parte de su trabajo en proyectos y correos electrónicos siguiendo un proceso estándar y repetible, Philip sabía que estaban perdiendo tiempo y que podían recuperar fácilmente con las herramientas adecuadas.

Agilizando el proceso

Con la combinación de Teamwork y Teamwork Desk, Philip y su equipo pudieron eliminar el trabajo manual repetitivo, organizar sus proyectos y gestionar de forma más productiva su comunicación.

Ahora, el equipo de marketing tiene todas las facetas de sus proyectos en un solo lugar: tareas, conversaciones, archivos y más. En lugar de tener que buscar detalles importantes distribuidos en unidades compartidas e hilos de correo electrónico privados, el equipo puede identificar la información que necesitan en segundos.

Al utilizar el trabajo en equipo para optimizar y sistematizar sus flujos de trabajo, han logrado volverse significativamente más eficientes. Debido a que gran parte de su trabajo es cíclico, que implica proyectos anuales como la creación de un prospecto actualizado para estudiantes potenciales, a menudo tienen proyectos que deben repetirse todos los años. El uso de plantillas de proyectos y tareas les permite configurar nuevos proyectos instantáneamente, lo que les ahorra la molestia de comenzar desde cero ... y potencialmente horas de trabajo cada mes. Todo lo que tienen que hacer es completar una nueva plantilla con las fechas de vencimiento actualizadas.

" Configurar listas de tareas para nuevos proyectos solía llevar una eternidad, y parecía que siempre nos perderíamos algo. El trabajo en equipo nos ha brindado una manera de refinar nuestro proceso y asegurarnos de que todos tengan claras sus responsabilidades en cada paso del camino. Como parte de su proceso recientemente optimizado, el equipo también eliminó todos los protocolos de correo electrónico ineficientes que consumían gran parte de su tiempo. Ahora, las conversaciones de equipo ocurren dentro de proyectos y tareas específicos en Teamwork, de modo que cada detalle se puede recuperar, contabilizar y, lo más importante, centralizar.

Con Teamwork Desk en la mezcla, las conversaciones con colaboradores externos son igualmente más transparentes. Todos los miembros del equipo pueden ver las discusiones en Teamwork Desk; ya no están encerrados en intercambios de correo electrónico individuales. "No importa cuál sea el problema, tenemos un historial de toda la correspondencia por contexto, para que cualquiera pueda ponerse al día rápidamente y participar".

Más eficiente donde importa

Usando Teamwork y Teamwork Desk, el equipo de Philip ahora tiene herramientas integradas dentro de un paquete de software que les ayuda a reducir la grasa y lograr más cada día. Los miembros del equipo usan Teamwork para administrar sus tareas y la comunicación interna, manteniendo a todos organizados y actualizados sobre el progreso del proyecto.

La combinación de las dos herramientas ha ayudado al equipo de marketing a mejorar por completo sus comunicaciones y sus procesos. Dependen del trabajo en equipo para sus propias conversaciones sobre el trabajo del proyecto interno y canalizan los correos electrónicos de fuentes externas a cuentas de correo electrónico compartidas a través de Teamwork Desk. Cada correo electrónico se convierte en un ticket, que se puede asignar a un miembro específico del equipo con solo unos pocos clics y, si es necesario, se puede convertir rápidamente en una tarea procesable en Teamwork directamente desde su bandeja de entrada de Teamwork Desk.

Al igual que las plantillas de proyecto, las respuestas predefinidas en Teamwork Desk permiten al equipo ahorrar tiempo al reducir la cantidad de trabajo manual que tienen que hacer y, al mismo tiempo, garantizar que todos los que se pongan en contacto con ellos obtengan las respuestas que necesitan y una experiencia de comunicación fluida. Los miembros del equipo también pueden agregar notas privadas a estos tickets si necesitan discutir problemas sin que la correspondencia sea visible para colaboradores externos.

Lo mejor de todo es que mejores procesos conducen a mejores proyectos. Cada año, cuando el equipo de Philip repite un proyecto, pueden comparar su éxito con las iteraciones anteriores. Debido a que tienen un historial de proyectos documentado, es más fácil detectar patrones y corregir el rumbo si es necesario. A medida que avanzan, pueden ajustar las plantillas para lograr la máxima eficiencia, lo que significa que sus procesos pueden crecer con su equipo. Lo mismo ocurre con Teamwork Desk; El equipo de Philip usa las calificaciones de felicidad para obtener comentarios y saber dónde pueden mejorar.

" Usar el trabajo en equipo nos ha permitido cumplir con nuestros plazos, ser más eficientes y mejorar la forma en que trabajamos.

– Philip O’Reilly, responsable de marketing digital y sitios web de CIT

Empiece a trabajar en equipo

Empiecen a trabajar juntos de una forma maravillosa. Vea cómo Teamwork puede ayudar a su equipo con nuestra prueba gratuita de 30 días.