Historias de clientes / Convince & Convert

La agencia de marketing digital Convince & Convert escala 1,000% usando Teamwork

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Nombre de empresa
Convince & Convert
Industria
Agencia de marketing digital
Sede
Bloomington, Indiana, Estados Unidos

Convencer y convertir es una agencia de marketing digital boutique de primer nivel con clientes tan notables como Oracle, Hilton, adidas, 3M y las Naciones Unidas. Durante los últimos 10 años, la compañía ha estado ayudando a las empresas a desarrollar sus marcas, estrategias de redes sociales y estrategias de marketing de contenido utilizando técnicas de vanguardia. Su posición como líderes de opinión en la industria de la tecnología de marketing también los ha puesto en demanda de eventos educativos basados en contenido en todo el mundo.

El fundador Jay Baer es uno de los expertos en marketing digital más retuiteados en el campo. Eligió Teamwork en 2014 para respaldar la planificación avanzada de toda la lista de proyectos de Convince & Convert, desde campañas individuales hasta presentaciones principales en conferencias históricas.

Yendo al revés

En los años previos a que Jay descubriera Teamwork, su equipo de dos empleados y varios contratistas habían estado colaborando utilizando una de las principales plataformas de gestión de proyectos disponibles: Basecamp. Si bien fue una gran mejora con respecto a las notas dispersas y los recordatorios Post-It que habían estado usando, todavía tenían limitaciones significativas.

A medida que el negocio se expandía, descubrieron que necesitaban un software que les permitiera planificar un proyecto al revés, comenzando con la fecha de su evento y trabajando al revés hasta el día de hoy. Basecamp les permitió comenzar en la actualidad y trabajar hacia una fecha límite en el futuro, pero eso no les ayudó a establecer fechas límite intermedias para múltiples presentaciones.

" Por ejemplo, tuve una presentación en las Naciones Unidas en Roma, y mi equipo y yo sabíamos la fecha de la presentación tres días antes de que tuviera que hablar. Aunque estaba usando un software de gestión de proyectos, tuve que calcular manualmente las líneas de tiempo para todas las subtareas necesarias y luego ingresarlas en Basecamp. Eso fue mucho tiempo perdido. Con tantos viajes de larga distancia, a Jay también le resultaba difícil mantener el impulso del flujo de trabajo al programar importantes llamadas telefónicas, seminarios web y reuniones, además de proporcionar comentarios cruciales a su equipo. Incluso cuando se registró en Basecamp, a menudo tomaba demasiado tiempo revisar lo que se había logrado y qué tareas estaban en la parte superior de la lista de prioridades.

“Viajo aproximadamente el 50 por ciento del tiempo y era difícil planificar mis días laborales y los días de viaje en los flujos de trabajo con Basecamp ".

Corriendo como un reloj

Después de dar su opinión a Basecamp sobre las necesidades de Convince & Convert, se dieron cuenta de que la plataforma no iba a cambiar, por lo que comenzaron a buscar otro software. Una búsqueda en Google apuntó a Jay hacia el trabajo en equipo y, después de una demostración, se incorporó a todo el equipo.

“Mi equipo se puso en marcha con Teamwork en poco tiempo. No teníamos una instancia súper complicada de Basecamp, pero la transición fue INCREÍBLE. El tiempo de inactividad no existía, por lo que no perdimos horas facturables ni tuvimos que retrasar nuestros plazos mientras estábamos aprendiendo el software ".

Dado que trabajar hacia atrás desde los plazos del proyecto era su mayor necesidad, utilizaron la función de plantilla de lista de tareas para estandarizar sus listas de verificación y cronogramas para que pudieran instantáneamente crear un proyecto tan pronto como aceptaron un compromiso para hablar. Todas las tareas pendientes se enumeran y programan desde el envío de la biografía de Jay, la creación de materiales publicitarios y el envío al anfitrión de sus requisitos de equipo audiovisual.

" El trabajo en equipo programa y asigna automáticamente todas las tareas trabajando hacia atrás desde la fecha de la presentación. Es como tener un asistente integrado que recuerda todas mis preferencias y fechas de vencimiento para cualquier proyecto. Para el trabajo del cliente, Convince & Convert utiliza plantillas de lista de tareas para programar publicaciones de blog, podcasts, correos electrónicos y otros detalles para cada proyecto o campaña. Todas archivos y comentarios se almacenan con cada tarea para que los comentarios y los documentos sean fáciles de encontrar para los miembros del equipo interno o los contratistas que trabajan en todo el mundo.

“Las notificaciones de todas las fechas límite y las actualizaciones de progreso son excelentes, y me encanta el equilibrio entre las funciones extensas y el formato fácil de usar. Todo es muy relevante y fácil de entender ".

Crecimiento sin precedentes

Casi cuatro años después, el equipo de Jay ha integrado a fondo las herramientas de la plataforma en sus flujos de trabajo, de modo que las dos son casi inseparables. Las eficiencias que han descubierto le han dado a Convince & Convert más tiempo para concentrarse en su lista de tareas en lugar de preocuparse de cómo van a hacer todo cada semana. " En este punto, no puedo imaginar tener que volver a utilizar otras herramientas de gestión de proyectos. Nuestros días de trabajo serían una colección llena de desastres, notas adhesivas, fechas límite incumplidas y angustias. Tener herramientas de gestión organizativa y de proyectos tan completas ha permitido a la empresa alcanzar niveles de crecimiento y éxito sin precedentes. Desde que adoptó Teamwork, Convince & Convert ha crecido un 1,000% y fue incluido en el Inc. 5000 lista en 2015.

Durante esa fase de crecimiento casi desenfrenado, Teamwork no solo pudo ayudar al equipo de Jay a mantenerse al mando, sino que también les permitió escalar rápidamente utilizando prácticas automatizadas y replicables. Hoy, cada miembro del equipo tiene sus propias funciones favoritas y las usa para aumentar la colaboración.

" El trabajo en equipo supera constantemente mis expectativas. ¡Ha cambiado totalmente la forma en que funciona nuestro negocio, y no puedo comprender cómo solíamos arreglárnoslas sin él!

– Jay Baer, fundador de Convince & Convert

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