Historias de clientes / Brigham Young University

Cómo ayuda Teamwork a la Universidad Brigham Young a ofrecer cursos de aprendizaje electrónico de primer nivel

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Nombre de empresa
Brigham Young University
Industria
Educación
Número de empleados
2,850
Sede
Provo, Utah, Estados Unidos

La Universidad Brigham Young es una universidad privada de primer nivel en Utah (EE. UU.) Con más de 33.000 estudiantes en sus amplios programas de pregrado, maestría y doctorado. Incluso más estudiantes pueden obtener un título a través de ofertas de cursos en línea que son creados por profesores y que cobran vida utilizando la experiencia técnica del Departamento de Servicios Multimedia.

Ryan Beckstead, administrador de servicios multimedia, ha estado utilizando Teamwork para ayudar a su equipo a producir materiales promocionales para la universidad y cursos en línea para educación continua y programas relacionados. Así es como lo utilizan para ayudar a coordinar a artistas gráficos, instructores, videógrafos, fotógrafos y diseñadores instruccionales para crear cursos que puedan llegar a estudiantes de todo el mundo.

Contando costos

Como sabe el equipo de BYU, cuando se trata de cursos en línea, simplemente tener una gran idea para un curso no es suficiente. Necesita todo un equipo de expertos para desarrollar el plan de estudios, registrar el contenido y presentarlo de una manera que atraiga a los estudiantes. Es posible que un profesor en un aula solo se necesite a sí mismo, un escritorio y algunos estudiantes, pero un curso en línea requiere más.

Ryan ha reunido un equipo capacitado, pero en el pasado ha sido difícil estimar el costo de cada clase en línea porque no ha podido precisar números concretos. "Los profesionales creativos con los que trabajo producen trabajos de alta calidad, pero no les gusta documentar las horas que dedican o las tareas individuales involucradas en un proyecto", dijo Ryan. "Sin esa información, es difícil estimar los costos y el cronograma de proyectos similares".

" Debido a que el software no proporcionó la funcionalidad que necesitábamos, terminamos usando mensajes de correo electrónico de MS Outlook y WhatsApp. A veces se perdió la comunicación con las partes interesadas importantes y era una pesadilla rastrear el historial de mensajes, la propiedad de las tareas y otras tareas dependientes. Necesitábamos mejores herramientas con funciones más sofisticadas. Durante años, su equipo trabajó sin el beneficio del software de gestión de proyectos utilizando conjeturas fundamentadas. A medida que crecía la demanda de cursos en línea, el departamento multimedia intentó utilizar algunas herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las tareas y las horas invertidas en el proyecto, pero esas opciones de software eran demasiado caras o no coincidían con el proceso que utilizaba el departamento de Ryan. Algunos profesores que ofrecían clases en línea incluso hicieron que sus estudiantes intentaran construir un sistema que pudiera rastrear las tareas y los costos del proyecto, pero el resultado final no fue una solución funcional para todo el departamento.

Solución todo en uno

Después de investigar a fondo sus opciones, Teamwork convenció al equipo de Ryan. Ahora, el seguimiento, las listas de tareas, el almacenamiento de archivos, los enlaces a material, las conversaciones sobre proyectos y los hitos estaban todos en una única ubicación a la que todos podían acceder.

Debido a la interfaz intuitiva de Teamwork, los miembros del equipo estaban dispuestos a comenzar a registrar las horas dedicadas y a crear listas detalladas de las tareas que completaron para crear un curso en línea. “Creo que algunos de ellos empezaron a hacer listas porque vieron a otras personas haciéndolas y tachando elementos. ¡Vieron lo simple que era el sistema, y de repente tuve más personas agregando sus horas sin ningún recordatorio mío! "

Cuando el Departamento de Servicios Multimedia comparó sus listas de tareas entre sí y de un proyecto a otro, formaron plantillas de lista de tareas que se convirtió en la base para proyectos futuros. Cualquier proyecto que el equipo de Ryan necesitaba producir, a partir de clases en línea, vallas publicitarias o folletos del campus, se podía crear rápidamente a partir de las plantillas, sin importar a qué miembro del personal se le entregara el trabajo. Las plantillas incluso han simplificado la facturación ya que se registran todas las horas estimadas y reales dedicadas a cada tarea y proyecto.

" Las plantillas nos han ahorrado mucho tiempo en el desarrollo y la ejecución de proyectos ”, dijo Ryan. Cualquiera de nosotros puede ver el trabajo y saber de inmediato lo que hay que hacer porque todo está preparado para nosotros. Tareas individuales, fechas límite, ejemplos de otros trabajos: todo está ahí. Muchos equipos del Departamento de Servicios Multimedia utilizan Vista de tablero para organizar sus proyectos y ver instantáneamente qué tareas tienen una importancia primordial para la finalización del proyecto. Ryan vigila todos los proyectos en curso utilizando el portafolio función, que ofrece actualizaciones de alto nivel, informes de estado en tiempo real y resúmenes de proyectos. Incluso al equipo de desarrollo le gusta el trabajo en equipo porque es FUEGO les permite integrar otras aplicaciones directamente con Teamwork.

Software más fuerte e inteligente

El mayor problema del Departamento de servicios multimedia, la estimación de los plazos y los gastos del proyecto, prácticamente se ha eliminado con Teamwork. El historial de auditoría permite al equipo planificar con precisión proyectos individuales comparándolos con trabajos terminados similares, o trazar los proyectos de un año completo con más precisión de lo que jamás imaginaron. Si el alcance del proyecto cambia, tienen información precisa sobre cada cambio y fecha límite modificada. " Recibimos solicitudes todo el tiempo de actualizaciones sobre los costos y plazos del proyecto. Es genial tener suficientes datos en tiempo real para poder proporcionar respuestas de inmediato en lugar de solo dar nuestra mejor suposición. Es una mayor transparencia en nuestro trabajo y para las partes interesadas, y también nos ayudó a construir relaciones más sólidas con todos los que servimos en BYU. Saben que podemos cumplir nuestras promesas. El departamento de Ryan usa Trabajo en equipo para empresas porque no hay límites en la cantidad de proyectos o usuarios que pueden agregar. A medida que se proponen y desarrollan nuevos cursos, el Departamento de Servicios Multimedia puede seguir creciendo para atender a estudiantes de todo el mundo. Como instituto de educación superior consciente del presupuesto, no tienen que preocuparse por el aumento de los costos a medida que amplían su catálogo en línea.

Lo mejor de todo es que ahora que los miembros del equipo tienen una forma sencilla e intuitiva de realizar un seguimiento de su tiempo y responsabilidades, son libres de dedicar más tiempo y energía a los aspectos creativos de sus trabajos.

" No tenemos que pasar horas en reuniones de seguimiento o tratando de realizar un seguimiento de nuestro trabajo. Entonces podemos enfocarnos en lo que importa: crear cursos impactantes y atractivos.

– Ryan Beckstead, administrador de servicios multimedia, BYU

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