Teamwork permite que Blackboard brinde una experiencia educativa completa

Más información
Nombre de empresa
Blackboard
Industria
Educación
Número de empleados
3,000
Sede
Washington, D.C., Estados Unidos

Blackboard es un líder del mercado global que cambia la forma en que opera la educación superior todos los días. Proporcionan a las instituciones educativas software avanzado y consultoría educativa para ayudar a administrar la vida de los estudiantes y permitir a los profesores simplificar sus trabajos desde todos los ángulos, incluida la administración del aula, el aprendizaje remoto, los problemas de accesibilidad, las identificaciones de los estudiantes y más. También ofrecen servicios educativos para ayudar a sus usuarios a maximizar todas las funciones.

Hablamos con Rebecca Smart, jefa de la Oficina de administración de programas, para conocer cómo Blackboard Consulting usa Teamwork para estructurar sus proyectos internos, desarrollar nuevas funciones dentro del software y crear programas de capacitación que ayuden a las universidades a desarrollar las mejores prácticas para usar Blackboard.

Las operaciones complejas exigen mejores herramientas

Blackboard ha sido el estándar en la gestión del aula durante años. A medida que su negocio crecía, se dieron cuenta de que los clientes querían el software más servicios educativos personalizados.

Los colegios y universidades adoptaron los servicios rápidamente, lo que dificultaba mantenerse al día con la demanda de nuevos productos y los mejores métodos para incorporar a toda una institución. Blackboard descubrió rápidamente que necesitaban herramientas de gestión de proyectos que pudieran conectar equipos remotos que trabajaban en varios proyectos simultáneamente.

Rebecca recuerda que cuando comenzó con Blackboard, los equipos usaban diferentes métodos para administrar sus propios proyectos internamente. La mayoría dependía de hojas de cálculo o herramientas de gestión personal para realizar un seguimiento de los materiales, las responsabilidades, las tareas, los plazos y más. Técnicamente, se tenía en cuenta cada detalle, pero actualizar archivos y compartir la información entre departamentos estaba causando verdaderos dolores de cabeza.

A medida que los proyectos se adaptaban con el tiempo, las hojas de cálculo no podían contar toda la historia. Las discusiones y los historiales de cambios estaban completamente aislados en mensajes privados o hilos de correo electrónico, por lo que hacer un seguimiento y ver exactamente cómo y cuándo se realizaron los ajustes llevó mucho tiempo.

" Sabía que podíamos hacerlo mejor que eso, y que si realmente queríamos escalar, necesitaríamos algo más sofisticado. Ella organizó un equipo de gerentes de proyectos dentro de la empresa para revisar sus opciones, herramientas de demostración, resolver las realidades financieras y elegir un ganador. De un campo de aproximadamente diez competidores, Teamwork se enfrentó cara a cara con el software líder en el mundo, y obtuvo las mejores calificaciones por facilidad de uso, costo, características y más.

Eliminando la ineficiencia

Para la implementación de Trabajo en equipo de Blackboard, comenzaron con un pequeño equipo de usuarios y poco a poco lo expandieron a otras áreas de la empresa, generalmente a pedido después de que otros departamentos lo vieron en acción. " El mayor impacto para mí desde el cambio es tener todo en un solo lugar. Es fácil mantener informadas a las partes interesadas y todos nuestros productos se mantienen juntos para que no se pierda nada. Rebecca usa el trabajo en equipo para cada reunión. Crea resúmenes para conversaciones y reuniones, y utiliza actualizaciones de estado del proyecto para ayudar a todos a mantener el rumbo sin la necesidad de múltiples mensajes o reuniones en persona. diagramas de Gantt también son una de sus características favoritas en Teamwork, ya que le permiten trazar proyectos en una línea de tiempo visual.

Los clientes también han notado los beneficios. “Al comienzo de un proyecto, enviamos a los clientes un correo electrónico con sus datos de inicio de sesión de Teamwork y les hacemos saber que pueden encontrar todo allí mismo”, dijo Rebecca. “Saben que pueden encontrar todo lo relacionado con su proyecto en ese único lugar. Los materiales, los hitos, la comunicación y las tareas son de fácil acceso ".

Desde la perspectiva de la gerencia, tener una pista de retroalimentación auditable ha sido un activo importante. “Cuando creamos documentos para que los clientes los revisen, podemos utilizar los comentarios para realizar un seguimiento de las aportaciones y las decisiones. Facilita ver cómo ha evolucionado la discusión y nos da más contexto para una mejor colaboración ”, dijo Rebecca.

Escalando con éxito

Hacer que todos estén en la misma plataforma ha aumentado el sentido de organización en todos los niveles: para los equipos remotos y en la oficina, para la administración y para los clientes. Tener una única ubicación para toda la información necesaria, así como diferentes formas de compartir o representar esa información en función de sus necesidades específicas, les ha ahorrado tiempo y esfuerzo.

“Nunca nos dimos cuenta de cuánto tiempo se dedicaba a la colaboración diaria ”, dijo Rebecca. “Todo el tiempo que habíamos usado para buscar, actualizar y verificar archivos ahora está de vuelta en nuestros horarios. El intercambio de información parece casi sin esfuerzo ahora ".

Ya no tienen que perder tiempo tratando de coordinar diferentes preferencias organizacionales. Al permitir que cada equipo trabaje de la manera que mejor funcione para ellos y sus clientes, pueden minimizar las distracciones y concentrarse en progresar. Con todas sus tareas y horarios descritos, “todos tienen una mejor idea de qué hacer sin explicaciones y discusiones en profundidad”, dijo Rebecca. “Saben cómo encajan sus responsabilidades en el esquema más amplio y pueden ver lo que hacen los demás”.

Los gerentes también están descubriendo que el trabajo en equipo facilita la comunicación de las mejores prácticas a los miembros de su equipo. Herramientas como plantillas de tareas bríndeles la capacidad de incorporar documentos de referencia, SOP y la progresión de tareas preferidas directamente en los flujos de trabajo. Las mejores prácticas se refuerzan simplemente siguiendo la lista de tareas.

Un beneficio que Rebecca no había anticipado fue la forma en que el trabajo en equipo apoyó el desarrollo del personal, especialmente en el desempeño de sus gerentes de proyecto. A medida que algunos de sus PM experimentaron para encontrar formas de aumentar la eficiencia, el trabajo en equipo les dio las herramientas para crear un proceso, presentarlo claramente al equipo y luego tener datos para usar en los ajustes si fuera necesario.

“El trabajo en equipo no les dio automáticamente a nuestros PM mejores habilidades. Todavía necesitaban invertir tiempo para crear buenos procesos y encontrar las funciones de software adecuadas para respaldarlos. Pero una vez que lo hicieron bien, tener la capacidad de planificarlo y automatizarlo les permitió concentrarse en el ajuste en lugar de en las revisiones de última hora ”, dijo.

" Realmente hemos mejorado nuestras mejores prácticas y estándares, y se está extendiendo a todas las partes de nuestro negocio a medida que recibimos una mejor capacitación y encontramos nuevas formas de aprovechar las funciones. Cualquier empresa que se tome en serio la ampliación no debería dudar en empezar a utilizar Teamwork.

– Rebecca Smart, directora de PMO en Blackboard

Empiece a trabajar en equipo

Empiecen a trabajar juntos de una forma maravillosa. Vea cómo Teamwork puede ayudar a su equipo con nuestra prueba gratuita de 30 días.