Historias de clientes / ACT Security

Cómo ACT Security utiliza Teamwork para realizar un seguimiento de los proyectos de varios años

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Nombre de empresa
ACT Security
Industria
Servicios profesionales
Sede
Nashville, Tennessee, Estados Unidos

ACT Security es un experto líder en seguridad comercial y residencial con sede en Nashville, Tennessee, que ofrece control de acceso avanzado, videovigilancia y sistemas de seguridad contra incendios y vida. Su experiencia cubre todos los aspectos de los sistemas de seguridad, desde el diseño y la instalación hasta el servicio y la supervisión continuos.

Sean Morey, especialista en sistemas internos de ACT, describe cómo Teamwork le dio a su equipo de 90 personas las herramientas para gestionar una gran carga de trabajo y atraer cuentas destacadas como la sede norteamericana de Nissan, el edificio Pinnacle, Bridgestone Arena y Dollar General.

Soluciones de patchwork

Durante años, ACT Security ha creado sistemas de seguridad multifacéticos para clientes comerciales y residenciales de todos los tamaños. Aunque los miembros del equipo se desempeñaban bien en cada etapa del proceso, les resultaba difícil intercambiar información u obtener el estado de un proyecto sin múltiples conversaciones, particularmente cuando varios departamentos necesitaban trabajar juntos.

Continuaron encontrando obstáculos de comunicación porque ACT Security no tenía un solo sistema para rastrear tareas y datos.

" Todos usaban una aplicación diferente para hacer el trabajo. Algunos eligieron herramientas de gestión de proyectos, algunos tenían su información en hojas de cálculo y algunos incluso usaban lápiz y papel. Era difícil saber exactamente qué estaba pasando en un momento dado. Sean incluso terminó creando sus propios paneles para cada departamento como una forma de ayudar a todos a mantenerse organizados, pero rápidamente descubrió que tampoco resolvían el problema. “Todo fue muy meticuloso, casi demasiado para gestionar 50 proyectos a la vez. La granularidad era importante, pero necesitábamos una forma de ver el panorama general ". Sabía que era hora de cambiar a una herramienta que ofreciera más transparencia y menos complicaciones.

Viendo el panorama completo

El trabajo en equipo rompió las barreras de comunicación de ACT Security. De repente, los miembros del equipo podían intercambiar información u obtener actualizaciones en segundos, lo que despejó el camino para una mejor colaboración y procesos más eficientes.

“La comunicación y los flujos de trabajo son mejores en todos los niveles ”, dijo Sean. “Tenemos ocho vendedores y cuando venden un nuevo trabajo, creamos un nuevo proyecto en Teamwork. Se asigna un gerente de proyecto y esa persona crea tareas para todos, desde los técnicos hasta la facturación. Tenemos un proceso continuo en lugar de muchos pasos fragmentados ".

El equipo de ventas inicia el proceso creando un Cuaderno para incluir información relevante que todo el equipo necesitará a lo largo del proyecto, como información de contacto para las partes interesadas y protocolos esenciales. A partir de ahí, el resto del equipo puede sumergirse de inmediato, sin necesidad de esperar a los traspasos o preocuparse de que se pierda información importante.

Los proyectos de ACT Security a menudo tienen plazos mucho más largos que los de otras industrias, por lo que deben poder vigilar cómo avanzan sus proyectos incluso cuando el final aún no está a la vista. “Tenemos una cantidad fija de trabajo por hacer, una cantidad determinada de tiempo para hacerlo y un presupuesto establecido, pero la naturaleza de la construcción es que podríamos estar esperando meses ”, dijo Sean. Para asegurarse de no perder el impulso, los miembros del equipo dejan comentarios para actualizarse mutuamente sobre su progreso, de modo que no pierdan la noción de dónde está todo y corran el riesgo de ir más allá del tiempo o del presupuesto.

Cada departamento tiene sus características favoritas dentro del Trabajo en equipo, pero hay algunas que son parte integral de sus operaciones diarias. Mensajes son parte de su arsenal diario, especialmente para los técnicos de campo que necesitan recapitular sus logros y establecer una agenda para el día siguiente. Plantillas de lista de tareas han reducido drásticamente el tiempo de configuración del proyecto y son una herramienta de comunicación clave para las órdenes de cambio.

" Esta característica única ha aclarado las discusiones sobre las órdenes de cambio. Las plantillas de listas de tareas se encargan de todos nuestros procesos de administración e informan a nuestros técnicos sobre los cambios. Realmente hemos reducido las actualizaciones en persona, y ahora se pierden menos detalles.

Transparencia es igual a eficiencia

Darle a todo el equipo visibilidad de cada aspecto de cada proyecto ha sido un cambio total para ACT Security. Con Teamwork, tienen la capacidad de comunicarse de manera más efectiva y reducir los puntos de fricción que les impedían escalar la empresa.

“Es difícil transmitir el nivel de eficiencia que tenemos ahora. Cuando éramos una empresa más pequeña, era fácil hablar con todos sobre lo que estaba sucediendo, pero ahora, con docenas de compañeros de trabajo, es difícil y un desperdicio tener conversaciones para explicar todo. Ahora tenemos una forma de ofrecer transparencia a todos sin tener que repetir la misma conversación 100 veces ".

Todos tienen un mejor acceso a la información, desde los miembros individuales del equipo que necesitan una respuesta a sus preguntas hasta los gerentes de proyecto que están tratando de evaluar quién podría estar sobrecargado de trabajo y quién podría tener ancho de banda para asumir nuevas tareas. Los PM informan que su tiempo dedicado a monitorear proyectos ha disminuido a medida que ha aumentado su capacidad para encontrar soluciones efectivas.

El trabajo en equipo le ha dado a ACT Security una ubicación única para todas las tareas, materiales y comunicación del proyecto, y también se ha convertido en el lugar donde la empresa puede crecer. Sean ha estado trabajando en estrecha colaboración con el equipo de éxito del cliente de Teamwork para encontrar nuevas formas de usar el software a medida que se expanden.

Su relación con Teamwork se ha desarrollado hasta el punto de que ahora presenta regularmente sugerencias de nuevas funciones al equipo de desarrollo y las ve integradas rápidamente en el software.

" Si está buscando una plataforma que crezca y se vuelva más poderosa todo el tiempo, necesita trabajar en equipo. En mi experiencia en TI, he visto a demasiadas empresas tomar decisiones de software basadas en conjuntos de funciones en lugar del crecimiento y la escalabilidad del producto. Nadie lo hace mejor que el trabajo en equipo. Sé que están comprometidos con el crecimiento de mi empresa.

– Sean Morey, especialista en sistemas internos de ACT

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