Sabemos que cuando los equipos se unen, pueden lograr cosas brillantes. Pero para sacar el máximo partido a su gente, y a su herramienta de gestión de proyectos — debe asegurarse de que estén configurados correctamente.

Con la función Teams en Teamwork, es aún más fácil colaborar con las personas adecuadas. Teams le permite agrupar a los usuarios para que pueda comunicarse rápidamente con todos los miembros relevantes del equipo, asignar trabajo a equipos completos y obtener una mejor comprensión de los recursos en proyectos específicos, todo mientras optimiza sus procesos y reduce el ruido.

¿Listo para empezar? Aquí está nuestra guía completa para trabajar con Teams.

Antes de que empieces

Para aprovechar al máximo el trabajo en equipo, recomendamos invertir un poco de tiempo al principio para configurar sus usuarios correctamente.

Configurar a sus usuarios correctamente, y agruparlos de la manera correcta, al principio es realmente importante, porque hace que hacer muchas otras cosas en Teamwork sea más simple y rápido: podrá aprovechar las funciones de manera más efectiva, ver ganancias inmediatas en eficiencia en todos sus flujos de trabajo y gestione usuarios de forma rápida y sencilla.

Y los beneficios no terminan ahí. La gestión de usuarios tiene un gran impacto en áreas como la gestión y la comunicación de las partes interesadas, que son vitales para el buen funcionamiento de cualquier proyecto o trabajo. Para las agencias, esto es especialmente importante, ya que le permite mantener informados a sus clientes sin abrumarlos con notificaciones innecesarias.

Entonces, ¿cómo configura sus equipos (y Teams) para el éxito? Este es nuestro plan integral de mejores prácticas para definir la estructura de su equipo:

  1. Piense en la estructura de su equipo sin conexión

  2. Escríbelo

  3. Repítelo en Teamwork

¡Sí! Eso es.

Puedes dibujar en cualquier documentación existente ya tiene, como organigramas, para trazar la estructura de su equipo y luego agregar cualquier escenario que necesite para subequipos y otros equipos de proyecto.

Una vez que haya terminado la parte difícil, puede proceder a configurarlos como equipos virtuales en Teamwork para que imiten sus flujos de trabajo de la vida real.

Sección 1: Configuración de sus equipos

Crear un equipo

Para crear un equipo, vaya a la sección Personas de su sitio y verá un área llamada Equipos.

Desde aquí, simplemente seleccione el botón verde que dice "Agregar equipo", que le mostrará un cuadro emergente para que pueda construir su equipo de manera rápida y sencilla.

Detalles: Empecemos con lo básico. En la pestaña Detalles, comience agregando el nombre y @handle de su equipo (por ejemplo, "Equipo de marketing" y @marketing). También puede personalizar el color y los iconos del logotipo para que se puedan distinguir fácilmente (y darles un toque extra).

Miembros: En la pestaña Miembros, puede seleccionar fácilmente a quién desea incluir en este equipo de una lista de personas. También puede agregar colaboradores a Teams o invitar a un nuevo usuario directamente desde el modal emergente.

Proyectos: Utilice esta pestaña para elegir los proyectos predeterminados para todos los miembros de este equipo. Esto significa que tan pronto como agregue una nueva persona a su equipo, esta tendrá acceso inmediato a todos los proyectos adecuados. Por ejemplo, para su equipo de marketing anterior, puede establecer marketing de contenido, sitio web y SEO como proyectos predeterminados.

Avanzado: La pestaña Avanzado contiene algunas configuraciones adicionales, como Descripción, Compañía y Equipo principal. Desde aquí, puede asociar un equipo con una empresa. (Puede seleccionar de la lista de empresas existente o agregar una nueva). Esto le proporciona un "contenedor" adicional para que pueda operar y le impide agregar a un equipo a cualquier persona que no esté en esa empresa, lo que le ayuda a mantener las cosas más limpio y seguro. Es especialmente útil cuando trabaja con muchos clientes y quiere asegurarse de que todo se mantenga organizado y confidencial.

También puede optar por hacer de su equipo un subequipo agregándolo a un Equipo principal.

Barra lateral: ¿qué son los subequipos y los equipos principales?

Como parte de la función Equipos, también tiene la opción de tener subequipos dentro de un equipo. En la lista de equipos en el área de personas, puede ver rápidamente cuántos subequipos tiene cada equipo principal y ampliarla para ver un desglose más detallado.

Por ejemplo, puede tener un "Equipo de marketing" como equipo principal, con subequipos de:

  • Diseño

  • PR

  • Sitio web

  • Marketing de contenidos

  • Mercadeo de producto

  • Generación de demanda

Los subequipos son una excelente manera de mantener todo simplificado y organizado, lo que permite comunicaciones y discusiones más granulares.

Por ejemplo, puede optar por enviar un mensaje a todos los miembros del equipo (@marketing) para algo que sea relevante para todos (como la planificación trimestral), o solo al subequipo (@contentmarketing) si se trata de algo más especializado (como planificar su calendario editorial ).

Esto significa que no está saturando las notificaciones de las personas con cosas que en realidad no son relevantes para ellos, por lo que puede reducir el ruido y seguir recibiendo información de las personas adecuadas.

NÓTESE BIEN: Cualquiera que se agregue a un subequipo se convierte automáticamente en parte del equipo principal.

Privacidad dinámica

La privacidad dinámica funciona para los equipos, lo que significa que a medida que agrega nuevos miembros a su equipo, estos heredarán automáticamente la privacidad de cualquier tarea asignada a ese equipo, lo que le ahorrará tiempo y garantizará que los miembros del equipo tengan los niveles de acceso que necesitan.

Sección 2: Actualización de su estructura existente

¿Ya es usuario de Teamwork y se pregunta cómo afectará Teams su flujo de trabajo? No temas, está a punto de hacer todo entonces mucho mejor. Sabemos que nuestros usuarios han estado esperando una solución tipo Teams y, mientras tanto, han estado aprovechando algunas de las otras funciones de Teamwork como soluciones alternativas. Afortunadamente, es muy fácil cambiar a Teams. Esto es lo que necesita saber:

1. Conversión de empresas existentes en equipos

Para convertir una empresa existente en un equipo, simplemente vaya a Personas> Empresas. Desde aquí, seleccione la empresa que desea convertir en Teams. Desde la vista de lista de Personas, usando las casillas de verificación junto al nombre de cada persona, seleccione algunas o todas, y esto le permitirá agregar a todos en esa empresa a un equipo nuevo o existente. Luego, puede eliminar esta empresa si ya no desea usarla.

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2. Conversión de roles en equipos

Retiraremos los roles para dar cabida a los equipos, que tienen el mismo propósito pero con una mayor profundidad de funcionalidad. Para ayudar a que esta transición sea lo más fácil posible, tan pronto como abra un proyecto que tenga roles existentes, ahora se convertirán automáticamente en equipos a nivel de proyecto.

Sección 3: Trabajo diario con Teams

Agregar equipos a proyectos

Ahora que ha configurado sus equipos y subequipos a nivel de sitio, profundicemos en el trabajo con la función de equipos todos los días a nivel de proyecto. Para navegar al área de Teams de un proyecto, vaya a Personas y luego seleccione Equipos del menú en la parte superior.

Es importante tener en cuenta que si incluso un miembro de un equipo es miembro del proyecto, el @handle del equipo aparecerá en esta sección. Si forma parte del equipo dentro del proyecto, solo se notificará a los miembros del equipo que ya están en el proyecto. Es importante tener en cuenta que en el área de Equipos, el Equipo en sí se enumerará según quién en ese equipo esté en el proyecto.

Por ejemplo, en el Proyecto de marketing de contenidos, Anna, la directora de marketing de contenidos, será el único miembro del equipo de marketing en este proyecto, pero el equipo de marketing estará representado aquí, y Anna aparecerá en la vista como el único miembro. Por lo tanto, no tiene que agregar equipos enteros a los proyectos, aún puede agregar personas individuales a los proyectos, pero su equipo estará representado aquí y puede ver fácilmente de un vistazo qué miembros del equipo están en el proyecto.

También significa que no tiene que agregar equipos completos a los proyectos. Aún puede agregar personas individuales a los proyectos, pero su equipo estará representado en el área Equipos, lo que le permitirá ver fácilmente de un vistazo qué miembros del equipo están en el proyecto.

Crear equipos a nivel de proyecto

En el área de Equipos, también verá la opción "Crear equipo de proyecto". Los equipos específicos del proyecto le permiten agrupar a personas específicas dentro del contexto de un proyecto en particular, sin tener que configurarlos como equipos a nivel de sitio.

Esto es especialmente útil para proyectos a corto plazo, agrupaciones multifuncionales y formas ágiles de trabajo. El uso de equipos a nivel de proyecto le permite ser realmente específico al trabajar con equipos informales en todos los proyectos.

El uso de equipos a nivel de proyecto le permite ser realmente granular y específico para ciertas piezas de trabajo. Por ejemplo, puede crear un "equipo de gestión de proyectos de libros electrónicos" dentro de su proyecto de marketing, de modo que pueda comunicarse rápidamente solo con las personas que trabajan en ese libro electrónico en mensajes y comentarios (sin tener que recordar a quién etiquetar cada vez).

Los equipos a nivel de proyecto también son realmente útiles para las personas que trabajan con proyectos a gran escala. Por ejemplo, si es una agencia que trabaja en el desarrollo de software personalizado para un cliente, puede asignar a ciertos miembros de su equipo para que trabajen en este proyecto en función de los recursos y la disponibilidad. Esto significa que la próxima vez que realice un trabajo similar, no tendrá que cambiar su equipo definido a nivel de sitio, sino que podrá crear equipos específicos del proyecto cuando lo necesite.

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Equipos + Tareas

Al asignar una tarea, tiene la opción de asignar una tarea a todo un equipo, o puede asignarla a un miembro relevante del equipo navegando por su equipo y seleccionándolos desde allí.

Asignar una tarea a un equipo es útil cuando no importa quién en el equipo realmente complete el trabajo, lo que permite que el equipo decida entre ellos en función de su Cargas de trabajo o agregarlo a su cartera de pedidos. Por ejemplo, puede asignar la tarea "diseñar una nueva interfaz de usuario" al equipo de diseño en su conjunto para que la tenga en su radar, y ellos pueden asignarla más específicamente desde allí.

Es importante tener en cuenta que asignar algo a un equipo actúa como una asignación dinámica. Es decir, si agrega más miembros a ese equipo en una fecha posterior, también se les asignarán las tareas abiertas asignadas a ese equipo. Para continuar con el ejemplo anterior, si luego contrata a un nuevo diseñador para el equipo de diseño, también verá la tarea "diseñar una nueva interfaz de usuario" que había agregado anteriormente para todo el equipo.

Esto ahorra mucho tiempo al asignar nuevos recursos a proyectos porque no tiene que hacer un seguimiento y revisar el trabajo que necesita traspasar; ya está todo bien.

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Equipos + Comentarios + Mensajes

Ahora puede mencionar equipos completos en los comentarios y notificarlos en mensajes mediante el identificador de equipo (@marketing). Esto significa que no necesita escribir manualmente (¡y recordar!) A todas las personas que necesita agregar, lo que le ahorra tiempo (y posibles incomodidades). Esto es muy útil cuando trabaja con equipos grandes en organizaciones grandes, equipos remotos o dispersos o novatos que aún no han aprendido los nombres de todos.

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Equipos + Filtrado

En cualquier lugar donde pueda filtrar tareas, también puede filtrar su vista por tareas asignadas a un equipo en particular. Esta vista mostrará todas las tareas asignadas a las personas individuales dentro de ese equipo, así como las tareas que se han asignado dinámicamente a todo el equipo. Esto lleva la visibilidad personalizada para los gerentes a un nivel completamente nuevo, brindándole información mucho más profunda sobre las tareas pendientes y atrasadas de su equipo.

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Equipos + Plantillas

Dentro de las Plantillas, puede asignar una tarea a un Equipo. Cuando usa la plantilla, puede elegir qué equipos desea agregar al proyecto, y las tareas asignadas a su equipo se asignarán automáticamente a ese equipo.

Equipos + Carga de trabajo

En la vista Carga de trabajo, puede filtrar por equipos, lo que le permite ver la capacidad de solo las personas de ese equipo. Esto es realmente útil para los gerentes que buscan comprender cómo asignar un nuevo trabajo, dónde se pueden reasignar los recursos entre el equipo y si tienen el ancho de banda para asumir más proyectos.

También es muy poderoso para las agencias que configuran equipos que trabajan en varios proyectos de clientes, para que puedan ver cómo avanza el trabajo. Este es otro lugar donde la funcionalidad de los equipos a nivel de proyecto realmente brilla, lo que le permite profundizar en los entregables específicos del cliente para asegurarse de que están bien encaminados.

Como siempre, si tiene alguna pregunta, puede contactarnos enviando un correo electrónico support@teamwork.com y estaremos encantados de ayudarte. También puede consultar nuestra lista de documentos de ayuda dedicados de Teams aquí. Obtenga más información sobre los planes que incluyen la función de equipos aquí.