Imagine este escenario: tiene tres equipos diferentes trabajando en sus respectivas partes del mismo proyecto. Semana tras semana, te informan sobre su progreso; están en el buen camino, algunos de ellos incluso antes de lo planeado. "Lo estamos clavando", piensa para sí mismo. Reporta a sus ejecutivos y todos están listos para celebrar. Luego, realiza el control final con sus tres equipos en el proyecto y aprende una verdad dolorosa: cada equipo estaba a tiempo. Pero cada uno trabajó con un objetivo diferente en mente. Ay. De repente, el proyecto que parecía destinado al éxito se descarta. Diez personas han pasado meses en un proyecto, pero ahora les costará aún más tiempo y recursos volver a encarrilarse. Es la única forma en que sus clientes pueden obtener lo que les prometió. ¿Cómo pasó esto? Vamos a desglosarlo:

  • El equipo 1 siguió sus notas de una reunión con el CMO al comienzo del proyecto

  • El equipo 2 se basó en la documentación del producto elaborada por el líder del producto

  • El equipo 3 siguió las instrucciones que recibió de usted por correo electrónico.

Como muchos otros, sus equipos pueden buscar información de forma predeterminada en el momento en que la necesitan. ¿La cuestión? Han pedido ayuda en canales privados (correos electrónicos, mensajes privados, reuniones cara a cara), por lo que la respuesta se pierde. Como resultado, tiene docenas de canales de comunicación para administrar, cada uno con sus propias versiones de información. Para evitar el escenario anterior, y muchas otras caídas potenciales, necesita una única fuente de verdad. Descubramos qué es y por qué debería importarle.

¿Qué es una única fuente de verdad?

Una única fuente de verdad (SSOT) es una plataforma que almacena toda la información que necesita para tomar decisiones en su empresa y la pone a disposición de todos. Representa la última fuente de información sobre todo lo relacionado con su empresa. Esto incluye decisiones y procesos de producto, marketing, ventas, contratación, soporte, operaciones y todo lo demás. Pero una única fuente de verdad solo funciona cuando está siempre actualizada y mantenida. Si afirma tener la información más reciente y precisa sobre, digamos, la investigación de sus clientes, pero su vicepresidente de marketing tiene un informe más reciente en su disco duro local, entonces su única fuente de verdad se vuelve poco confiable. Para todos los beneficios, crear una única fuente de verdad no tiene por qué ser complicado. De hecho, si ya utiliza una herramienta de gestión de proyectos centralizada, ya está en camino. Esto se debe a que la herramienta de gestión de proyectos adecuada hará que tener una única fuente de verdad sea fácil. Ya es el hogar de todo su trabajo diario; un espacio central donde se encuentran sus archivos, fechas de vencimiento y actualizaciones de estado. Y como subproducto de ese trabajo, establece una única fuente de verdad que siempre está actualizada y es precisa, sin necesidad de trabajo adicional para mantener. A continuación, presentamos algunas formas en las que el uso de su herramienta de gestión de proyectos como su única fuente de información puede ayudarlo a realizar un mejor trabajo.

Recupere el tiempo que dedica al trabajo de administración y preparación

“¿A dónde se fue mi tiempo hoy? Si ha hecho esa pregunta incluso una vez porque sintió que hizo muy poco, algunos posibles culpables son:

  • Reuniones

  • Crear informes manualmente

  • Hacer una tarea de nuevo

  • Esperando que otros le den la información que necesita

Muchas personas guardan la información en la que están trabajando en sus cuadernos, calendarios, correos electrónicos y documentos privados. Y debido a estos silos de información, lleva más tiempo comunicar el progreso, compartir documentos y responder preguntas. No solo eso: puede terminar haciendo trabajos duplicados e incluso completando tareas redundantes. ¿Qué pasaría si hubiera una plataforma unificada que contenga toda su información interna importante, como notas de reuniones, actualizaciones de estado y comentarios de los clientes, para que pueda simplemente trabajar? En lugar de pasar horas cada mes buscando detalles del proyecto, fechas límite y documentos, siempre sabrá dónde encontrar lo que necesita, por lo que puede comenzar directamente con su trabajo, todos los días.

Reducir la necesidad de reuniones

UNA Estudio de Harvard Business Review descubrió que los empleados de una gran empresa dedicaban 300.000 horas al año simplemente a apoyar la reunión semanal del comité ejecutivo. En otras palabras, ¡estos empleados pasaron 34 años colectivos en el lapso de un año solo para comunicar el progreso de su proyecto! Con una única fuente de verdad, puede reducir la necesidad de reuniones de progreso constante para actualizar a las partes interesadas o poner al día a los nuevos miembros del equipo. En cambio, con un registro completo del historial de su proyecto resumido y de fácil acceso, puede capacitar a todos en su empresa con un punto de referencia central. Con acceso instantáneo a cualquier información que necesiten, pueden obtener actualizaciones en tiempo real sin interrumpir su paso o programar otra "sincronización rápida".

Mejores flujos de trabajo, mayor responsabilidad, más transparencia

La visibilidad de la carga de trabajo y la colaboración en equipo se encuentran entre los principales impactos positivos de las herramientas de gestión de proyectos centralizadas, La investigación de Capterra revelado. Tiene sentido: ¿por qué crear una única fuente de verdad cuando no todos están de acuerdo para hacerlo? la única fuente de verdad? El uso de su herramienta de gestión de proyectos como su SSOT ayuda a sacar a la luz importantes comunicaciones. En lugar de trabajar en espacios apartados como el correo electrónico y el chat, puede centralizar toda la información del proyecto. Esto eleva a su organización de tres formas distintas: Primero, los flujos de trabajo se simplifican. Los informes diarios y semanales están en un solo lugar para que todos puedan consultarlos. Las personas pueden configurar sus tareas para el día en función del progreso de los demás y participar cuando se necesitan más cabezas en una parte específica del proyecto. Cualquier área de fricción y estrés se vuelve fácil de identificar y remediar. En segundo lugar, todos son responsables en todo momento. Debido a que es fácil ver quién está trabajando en qué conjunto de tareas, las instancias de "pensé fueron los que se encargaron de eso! " volverse mucho más pequeño. Y con características como el control de versiones de archivos, la herramienta adecuada también hará que el estado actual de cada trabajo sea más claro (por lo que ya no tendrá que trabajar con archivos antiguos y obsoletos). Y tercero, permitir que todos vean el desarrollo actual del proyecto conduce a una cultura empresarial más abierta y transparente. Con una única fuente de verdad, ocurre automáticamente, eliminando la necesidad de que los gerentes y ejecutivos escriban actualizaciones de estado prolongadas y capacitando a sus empleados para que tomen la iniciativa en función de los datos.

Alinee su equipo ...

¿Alguna vez se preguntó por qué fallan algunos proyectos? Un informe descubrió estas causas principales del fracaso del proyecto:

  1. Cambio en las prioridades de la organización (39%)

  2. Cambio en los objetivos del proyecto (37%)

  3. Recopilación de requisitos inexactos (35%)

  4. Visión inadecuada (29%)

  5. Mala comunicación (29%)

Dos de las cinco causas (# 2 y # 3) provienen de la falta de alineación interna del equipo. Esto puede suceder en cualquier nivel organizacional, pero será suceden dentro de su equipo si todos están inmersos en su trabajo sin un lugar central para almacenar el progreso del proyecto. Desde trabajar en función de requisitos obsoletos hasta priorizar tareas de manera diferente, los proyectos pueden desviarse de muchas maneras, y si no se está enfocando en la alineación (y la realineación cuando las cosas cambian), podría encontrar rápidamente que su proyecto se descarrila . No solamente eso, pero 80% de los encuestados en la encuesta de Geneca dijeron que dedicaban la mitad de su tiempo a retrabajos, que es una de las principales causas de retrasos. ¿Y una de las principales causas de retrabajo? Falta de alineación. Si no tiene un SSOT en el que su equipo pueda ver fácilmente en qué deberían estar trabajando (y por qué), es posible que desee abrocharse el cinturón para el trabajo adicional que se le avecina.

... y alinea tu organización

La falta de alineación en toda la organización es la razón detrás de otras dos de las causas anteriores del fracaso del proyecto (# 1 y # 4). Ahora, tener una única fuente de verdad no creará mágicamente una alineación entre todos los equipos, no establecerá objetivos comunes ni definirá una visión de la empresa. Pero lo ayudará a facilitar esa alineación una vez que haya delineado su plan de hacia dónde se dirige la empresa. Los objetivos a largo plazo son los que alimentan las grandes decisiones. Y las grandes decisiones impulsan todas las demás decisiones. Una sola fuente de verdad ayuda a rastrear la dirección que la empresa planea tomar al centralizar la estrategia y la planificación, no solo los proyectos individuales, y compartirla con las personas que lo ayudarán a llegar allí. Y los objetivos a largo plazo desalineados son un gran riesgo. Porque aquí está la cuestión: si alguien no sabe hacia dónde se dirige la empresa durante el próximo año, ¿realmente cree que llamará a la puerta de un ejecutivo para preguntar? No Trabajarán a partir de cualquier información que encuentren. Y si no pueden encontrar ninguno, lo improvisarán. Volarlo difícilmente puede considerarse una buena estrategia. Un buen SSOT de alto nivel pinta el panorama general de su organización porque contiene documentación como:

Con la ayuda de un SSOT, todos en su empresa pueden tratarse entre sí, su mercado y sus clientes de manera consistente, contribuyendo a su dirección y crecimiento a largo plazo.

Planifique proyectos futuros a prueba de fallos

Piense en esto por un segundo: ¿Cómo se siente cuando sus proyectos se completan a tiempo (o incluso antes de tiempo)? Cuando todos los goles son alcanzados o superados? ¿Cuáles son las recompensas y los beneficios que puede obtener durante mucho tiempo una vez finalizado el proyecto? Ahora considere exactamente lo contrario. ¿Qué sucede cuando no cumple con los plazos? ¿Cómo afecta a otros equipos y a su empresa en su conjunto? La ventaja de tener una única fuente de verdad es que puede recopilar datos sobre todos los proyectos que complete y, como resultado, predecir el tiempo que le llevará completar el siguiente. No solo eso, puedes pista cómo personas, recursos y presupuestos específicos afectaron el progreso de un proyecto. Así que ahora, en lugar de confiar en intuiciones y conjeturas, puede planificar basándose en el éxito histórico. La alternativa a esto es perseguir equipos que trabajaron en proyectos anteriores para comprender la eficiencia de su propio proyecto a partir de sus estimaciones y memoria. A menos que hayan realizado un seguimiento meticuloso de su tiempo y las tareas e hitos correspondientes, nunca se puede saber qué tan correctas son sus suposiciones. Con una única fuente de verdad, puede estar seguro de que todos los miembros de su empresa tienen la información que necesitan para hacer su mejor trabajo. Es tan simple como eso. Si este le parece un lugar en el que le gustaría estar, descubra cómo puede llegar allí con Proyectos de trabajo en equipo y Espacios de trabajo en equipo. Inicie una prueba gratuita para comenzar a crear su SSOT y hacer las cosas correctas en el momento adecuado.