Mas que la mitad de todos los proyectos se entregan después de la fecha límite o por encima del presupuesto. Para la mayoría de las empresas, ya es un problema bastante grande. Pero para las empresas de servicios profesionales (agencias de marketing, consultorías de TI, servicios gestionados), ese es un problema aún mayor. Porque cuando administra un proyecto de servicios profesionales, también es responsable del negocio de su cliente. Si un proyecto se retrasa o supera el presupuesto, cAMPAÑA de Marketing no se lanza a tiempo, los costos de migración de datos se disparan fuera de control; esto tiene un costo inmediato en el negocio de su cliente. Y esto afecta directamente la forma en que su cliente se siente tu negocio. Pero colocar todas las partes móviles en los lugares correctos puede ser complicado. Hay varias razones por las cuales los proyectos se retrasan en el cronograma, se exceden el presupuesto o simplemente no cumplen con las expectativas. Sin embargo, lo que todos tienen en común es que cada una de estas razones da como resultado un resultado menos que perfecto para su cliente y, a su vez, perjudica su relación con ellos. Identificar los problemas es el primer paso para resolverlos. Estas son las principales razones por las que fracasan los proyectos de servicios profesionales.

Mala comunicación

La mayoría de las veces, un proyecto falla porque la definición de éxito no está claramente articulada. Cuando los equipos no conocen el objetivo al que apuntan, es más fácil para ellos fallar el objetivo. A nivel de proyecto, con demasiada frecuencia, los equipos no saben a dónde dirigir sus preguntas, lo que convierte la comunicación en una tarea ardua: los correos electrónicos y los chats van a las personas equivocadas y las preguntas se convierten en hilos desordenados que consumen mucho tiempo. Cuando la comunicación se rompe de esta manera, los miembros del equipo dejan de ver el trabajo que tienen entre manos y, en cambio, ven una serie de preguntas sin respuesta que les impiden hacer su trabajo. Cuando su objetivo es moverse rápidamente y hacer un gran trabajo, una mala comunicación puede impedir que todo el equipo haga su trabajo.

Fluencia del alcance

El deslizamiento del alcance es casi imposible de evitar y, a menudo, está fuera de su control. De hecho, 52% de todos los proyectos completados en los últimos 12 meses experimentó un deslizamiento del alcance o cambios incontrolados en el alcance del proyecto. Esto es especialmente cierto en los servicios profesionales. (De hecho, ya lo hemos hablado antes; cuando nuestros fundadores dirigían una agencia web, llamaban "permitir el avance del alcance" uno de sus 12 errores principales.) Es un problema real, especialmente a medida que aumenta el ritmo de la tecnología. Supongamos que está creando una nueva herramienta de chat para clientes, por ejemplo. Cuando comenzó el proyecto hace seis meses, la inteligencia artificial (IA) ni siquiera existía. Pero ahora su cliente no solo quiere una herramienta de chat, quiere una con IA. Las publicaciones de objetivos se han movido y los beneficios que ofrece se han reducido. Esto lo deja atrapado entre un cliente insatisfecho y una expectativa poco realista.

Falta de transparencia

Administrar un proyecto con un presupuesto y un cronograma es bastante difícil, pero cuando ni siquiera puedes ver todas las partes, o cómo encajan esas partes, es casi imposible. Y no hay forma de que usted o su equipo puedan ver cómo encaja el trabajo con el objetivo general del proyecto. Para complicar las cosas, los equipos a menudo trabajan con múltiples herramientas: una hoja de cálculo aquí, una instancia de software de gestión de proyectos allí. El almacenamiento de información en diferentes herramientas hace que medir el estado de un proyecto sea difícil y requiere mucho tiempo. Además, dedica su tiempo a actualizar hojas de cálculo y redistribuir información en lugar de resolver problemas reales del proyecto. Sin una vista precisa y oportuna del desempeño de su equipo en tareas específicas, es casi imposible administrar los plazos y asignar recursos entre proyectos. Y cuando la información no está disponible, su equipo no sabe dónde encontrarla ni a quién preguntar, se pueden perder días enteros simplemente pensando qué hacer.

Recursos limitados

La falta de recursos puede socavar rápidamente la forma en que se gestiona cualquier proyecto. Sin una sólida comprensión de las personas y las habilidades disponibles para usted, y una comprensión de en qué están trabajando los miembros del equipo todo el tiempo, las prioridades a menudo se gestionan mal. Los miembros del equipo se mueven a trabajar en lo que consideran "trabajos más importantes" o usted termina con el nuevo graduado trabajando en un trabajo crítico.

Falta de alineación entre equipos

La colaboración es compleja. Y esta complejidad a menudo se debe a la distancia, los objetivos desalineados y las personas. No importa la razón, cuando los equipos no están en la misma página sobre cómo abordar un problema, o tienen objetivos divergentes, las posibilidades de que un proyecto tenga éxito disminuyen significativamente.

Que puedes hacer al respecto

Darse cuenta de que tienes un problema apesta. Pero es mucho mejor que tener un problema y no dándose cuenta. Para ayudarlo a identificar los puntos débiles para usted y su equipo, intente el siguiente ejercicio. Piense en los últimos tres proyectos de los que ha formado parte y que no salieron bien. Luego, enumere las razones por las que siente que esos proyectos tuvieron dificultades. Ahora pida a otras personas que trabajaron en esos proyectos que hagan lo mismo. Comparar notas. ¿Ves un tema común? ¿Diferentes personas o sub-equipos tienen diferentes problemas? ¿Ve muchos pequeños detalles que van mal o un problema estructural general que necesita abordar? La mayoría de las veces, es una mezcla de todo. Por eso creemos en gestión de proyectos de imagen grande. La gestión de proyectos con un panorama general se trata de cuidar los detalles, como las tareas y los tiempos, para que pueda concentrar su energía y creatividad en entregar el trabajo que a sus clientes les encanta. Y por eso también juntamos Gestión de proyectos con un panorama general 101, un libro de trabajo práctico con consejos, información y ejercicios, para ayudarle a perfeccionar cómo puede mejorar sus proyectos y ofrecer más a sus clientes. Consulte el libro de trabajo para obtener más. Mientras tanto, nos encantaría saber: ¿cuál crees que es el mayor culpable de los proyectos fallidos? ¿Y qué haces para evitarlo?