Cuando estás en una agencia, tienes recursos limitados con los que jugar: tiempo limitado, dinero limitado y poder humano limitado. No importa qué tan buenos sean tus mejores empleados, es probable que todavía tengan necesidades básicas que deban atender, como dormir, comer y mirar Netflix. Este tipo de limitaciones son un desafío para cualquier empresa. Pero ese desafío se amplifica para agencias: no solo trabaja con los requisitos de los clientes en constante evolución, sino que también debe pensar en el crecimiento de su propia empresa y poder evaluar rápidamente si tiene el ancho de banda para emprender nuevos negocios en un período determinado.

Cuando nos asociamos con HubSpot para entrevistar a expertos de agencias sobre las lecciones que han aprendido de los proyectos que salieron mal, los problemas de recursos surgieron una y otra vez como una de las cosas más difíciles de resolver. (¿Quieres ver qué más hizo la lista? ¡Mira el libro electrónico!)

“Tenemos una cantidad finita de recursos y es suficiente si planifica correctamente ", dijo Jodie Robinson, directora de cuentas grupales de Socios de Velocity nos dijo. “Pero debido a la naturaleza del negocio, no puede estar seguro de lo que sucederá. Nos encontramos con problemas casi a diario: los clientes se retrasan con los comentarios, un nuevo interesado entra inesperadamente, los equipos creativos tal vez simplemente necesitan más tiempo para hacer el trabajo ".

“Eso automáticamente tiene un efecto en todo lo demás ”, explicó. "Pero aún debe atenerse al mismo cronograma para que exista una batalla constante entre cuáles son las prioridades y cómo podemos robar los recursos de otro proyecto sin poner otro en peligro".

Saber cómo asignar sus recursos, y tener una imagen completa de los recursos que tiene disponibles para asignar en primer lugar, es esencial para maniobrar su camino a través de plazos ajustados y cronogramas cambiantes.

Para asignar correctamente los recursos, debe tener siempre en mente el panorama general. Y hacer ese, debe realizar un seguimiento de todo, de modo que sepa exactamente a dónde se destinan el tiempo y la energía de su equipo, qué debe pagar, cuándo y cuántas horas le quedan para distribuir.

Para Perry Nalevka, director ejecutivo y fundador de Estrategias de pingüinos, esos conocimientos son la clave para saber exactamente qué funciona, qué no y qué necesita atención inmediata. "Necesito saber los recursos que se gastan en cada cuenta, todos los meses, para poder identificar cuáles son los problemas y profundizar para ver por qué", explicó Perry. "Eso solo se puede hacer si está rastreando todo". ¿Y si no es así? "Cualquier agencia que no haga eso se dará cuenta de lo importante que es cuando sea demasiado tarde".

Es una práctica que tiene beneficios tanto a largo como a corto plazo. No solo lo ayuda a detectar cualquier problema de recursos o desviaciones de la fecha límite antes de que sucedan, sino que también lo ayuda a construir su propia imagen más amplia sobre cómo está cumpliendo en general y dónde puede crecer.

“Comprender su capacidad y sus recursos es esencial porque necesitamos saber cuándo contratar ”, dijo Perry. "Cuando eres un equipo de cinco o seis personas, puedes resolverlo manualmente. Pero cuando llegas a 30 o 40 personas, no es tan fácil ". Tenerlo todo planeado usando una función como Carga de trabajo significa que puede ver dónde están las brechas, lo que le permite planificar de manera más efectiva para asumir nuevas cuentas y desarrollar su negocio, sin sacrificar la calidad ni perder la confianza y la satisfacción del cliente.

También le ayuda a mantener las cosas en movimiento incluso cuando ocurre algo inesperado. Como Jodie mencionó anteriormente, a veces los problemas del lado del cliente pueden cambiar inesperadamente. Y en una agencia, cuando un proyecto se desvía, por lo general arrastra a muchos otros. (Timberrrrr!)

Por ejemplo, esperar la aprobación del cliente, especialmente cuando se trata de obtener la aprobación de múltiples partes interesadas en trabajos más grandes, puede llevar mucho tiempo. Si no tiene cuidado, puede descarrilar rápidamente sus cronogramas cuidadosamente construidos. Cuando eso sucede, lo que no quiere en absoluto es que su equipo se quede atascado jugando con sus pulgares mientras un proyecto está en espera, solo para terminar con todos sus plazos principales chocando repentinamente en un día.

Usando una función como la Vista del planificador en la carga de trabajo le brinda información visual inmediata (como un mapa de calor codificado por colores) que garantiza que puede evitar este escenario, mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo y brindar a los clientes plazos más realistas cuando cambian los plazos. Ser capaz de verificar rápida y fácilmente las capacidades de todos, reasignar el trabajo y, en última instancia, optimizar sus recursos es la clave para lograr equipos más felices y productivos, y clientes más felices y satisfechos.

(Y si sus recursos están bellamente optimizados, pero descubre que su proyecto está empezando a salirse de control para otro ¿razones? Mira nuestro ebook para obtener más información de los expertos de la agencia que han estado allí, lo hicieron).

El TL; DR:

  1. Tu equipo es el recurso más valioso que tienes. Usted (probablemente) no pueda clonarlos, por lo que debe ser inteligente acerca de cómo distribuye su tiempo y energía.

  2. No importa qué tan preparado esté, las cosas van a cambiar. El plan del proyecto que hizo al principio es valioso, pero es aún más valioso ser flexible, saber dónde hay espacio para mover las cosas y ser capaz de pensar con rapidez.

  3. Realice un seguimiento de todo; de lo contrario, no sabrá que está apagado-rastrear (¡o dirigirse al desastre!) hasta que sea demasiado tarde.