Ya sea que se trate de una falla en la comunicación, un aumento del alcance o simplemente un giro inesperado, fue el cliente todo el tiempo! ((Jadear) — - No hay horror como un proyecto que salió mal. Pero no temas. Enfrentarse a un monstruo de gestión de proyectos puede dar miedo, pero hay formas de luchar contra la bestia y salir victorioso. Siga leyendo para ver a qué monstruo arquetípico se parece más el problema de su proyecto y cómo salir ileso al final.

El monstruo:Mummy

El problema: estás envuelto en las pequeñas cosas Los detalles son importantes, pero todos sabemos que estar demasiado atado en las minucias puede hundirte. Ya sea que el administrador lo distraiga de entrar realmente en su punto óptimo productivo, o que esté tan atrapado tratando de hacer que cada detalle sea perfecto que pierda de vista el panorama general, a veces necesita dar un paso atrás y ver el bosque no los árboles. Cómo resolver el problema: Equilibrar sus objetivos a largo plazo con sus tareas pendientes a corto plazo puede ser complicado. Por eso es tan importante trazar su estrategia y mantener sus objetivos generales al frente y al centro en todo momento. Pregúntese a menudo si lo que está haciendo en este momento lo está ayudando a alcanzar esas metas, y si se da cuenta de que está respondiendo con más negativas que sí, es hora de hacer balance. Cuando se trata de crear su esquema de nivel superior de lo que desea lograr, puede ser tan simple, y tan difícil, como tomar una hoja de papel y resumir sus ideas hasta que se conviertan en elementos procesables en los que puede trabajar. medir y completar. Usando las herramientas adecuadas puede ayudarlo a trazar las cosas y realizar un seguimiento de su progreso a medida que realiza las tareas que lo mueven hacia sus objetivos (tan satisfactorio), pero incluso la mejor herramienta está destinada a complementar su estrategia, no a sustituirla, por lo que hacer este trabajo de base correctamente es esencial. En cuanto a la rutina diaria de administración que a menudo puede desviar su atención de esos objetivos a largo plazo, intente contrarrestarla programando un tiempo ininterrumpido regular para concentrarse exclusivamente en las cosas que lo acercan a donde desea estar. Establezca un bloque de tiempo recurrente en su calendario para permitirle entrar en un flujo productivo y dejar que sus colegas sepan que no estará disponible. Luego, haga una lista de sus tres prioridades principales relacionadas con los objetivos para pasar y concentrar sus energías exclusivamente allí. Siéntete realizado. Repetir. (Y luego, cuando haya terminado, recuerde ponerse al día con su administrador).

El monstruo:Vampire

El problema: la vida se la está chupando a tu equipo ¿Tu equipo se siente ... agotado? ¿Le falta algo de vitalidad esencial? Tal vez la actitud de una persona está arrastrando al equipo hacia abajo, o tal vez te encuentras con la moral baja y no estás seguro de por qué, o de dónde viene. En otras palabras: hay un vampiro metafórico entre ustedes, chupando la vida de su equipo. Tu bulbo de ajo: Lo primero es lo primero: identifique la fuente del problema. ¿Puedes decir de dónde viene la negatividad y por qué? ¿Es insatisfacción con la forma en que se está ejecutando un proyecto, frustración con un proceso tedioso, microgestión, o falta de reconocimiento? Todas estas son cosas que pueden derribar a un individuo o un equipo, pero vale la pena intentar abordar la fuente y convertirla en comentarios procesables que se pueden utilizar para mejorar su flujo de trabajo. También es posible, por supuesto, que alguien esté pasando por algo difícil en su vida personal. Esto es más complicado, porque no desea traspasar sus límites, pero si se siente cómodo ofreciendo escuchar, a menudo puede ser más impactante que tratar de brindar soluciones. Si no hay una causa raíz discernible, pero todavía está viendo mucha negatividad, la mayor parte del tiempo, es posible que solo esté lidiando con una persona negativa. Si son su subordinado directo o si tienen que trabajar en estrecha colaboración, podría valer la pena aumentar uno a uno, pero si no lo son, lo mejor que puede hacer es limitar su exposición y evitar contribuir a conversaciones negativas ( incluyendo chismes y conversaciones internas negativas). Otra cosa a tener en cuenta: los vampiros no pueden ver sus propios reflejos. Si puedes sentir la presencia de un vampiro negativo en tu medio, pero no puedes ver uno ... quizás esta vez ... tu eres el vampiro? ? Eso apesta, pero no es el fin del mundo, y darse cuenta de que es el primer paso para remediarlo. Revisa tu lenguaje en busca de signos de negatividad subyacente, como juegos de culpas o comentarios poco positivos sobre los demás, y trata de desafiar tus pensamientos negativos antes de que salgan de tu boca. Volverás al sol en poco tiempo.

El monstruo: Frankenstein’s monster

El problema: tu creación se ha salido de control Tenías las mejores intenciones, pero una vez que todos los interesados, y varios no interesados, se involucraron, tu proyecto se transformó en algo completamente diferente. Ya sabes lo que dicen: demasiados científicos estropean el experimento. Y demasiados gerentes de proyectos improvisados arrastran el alcance. Dale un propósito: El monstruo de Frankenstein no era intrínsecamente un tipo malo, simplemente le faltaba un propósito. Para evitar el deslizamiento del alcance, debe delinear los parámetros de su trabajo antes de comenzar y ser claro desde el principio cuando algo se desvíe de ese plan. Esto es especialmente importante cuando se trata con clientes y cambiar el alcance de su proyecto a la mitad tendría efectos significativos en la entrega de su trabajo y, lo que es más importante, en su resultado final. Pero es igualmente importante cuando también establece expectativas internamente. Sea sincero: siempre puede decir algo como: "Estaremos encantados de aceptar eso, pero no está en el alcance de nuestro proyecto actual. ¿Quiere conversar sobre cómo sería incorporarlo, en términos de costos y plazos? " Pero tampoco siempre tienes que decir que sí; si no tienes los recursos para realizar un trabajo fuera de lo que se acordó originalmente, sé firme y reconoce que no formaba parte del plan que presupuestaste. Todo eso podría estar muy bien en un mundo ideal, pero ¿cómo puedes reducir el alcance cuando ya estás en él? ¿Puedes un-Frankenstein tu proyecto? En este caso, tiene que evaluarse. Siéntese y grabe su proyecto, incluidos los nuevos compromisos que haya prometido. Reducirlo a lo esencial: ¿qué necesita entregar? ¿Cómo se ve el éxito de su proyecto? Identifique lo que es necesario y elimine lo que no lo sea. Luego, comunique esto a sus partes interesadas, para que sepan lo que deben esperar y para que pueda limitar cualquier alcance adicional en el futuro.

El monstruo: The house itself

El problema: estás atrapado en procesos antiguos Telarañas, tablas del piso que crujen, luces que se encienden y apagan por sí solas ... la estructura que una vez te sirvió bien ahora se ha convertido en tu enemiga. Te aferras a viejos procesos y formas de hacer las cosas, aunque claramente ya no son aptas para tu propósito. Francamente, es hora de renovar o mudarse de casa por completo. Llame a los decoradores: Si su proceso lo está decepcionando, no es suficiente aplicar una nueva capa de pintura y esperar lo mejor; necesitas arreglar los cimientos. Si ha estado utilizando una herramienta para administrar su trabajo, ahora es un buen momento para hacer uso de sus funciones de informes para ver exactamente dónde y cómo se está gastando su tiempo. ¿Está encontrando que su equipo se retrasa en la misma etapa de su flujo de trabajo cada vez? Tal vez se ralentice la espera de la aprobación de los tomadores de decisiones o de los clientes. O tal vez descubra que la mayor parte de lo que hace todos los días ni siquiera es parte de su flujo de trabajo definido, sino que se presenta en forma de solicitudes de último minuto, fuera de línea o ad-hoc que se están escapando pero devorando todo tu tiempo. El primer paso es encontrar dónde tiene fugas la tubería de productividad y repararla. La verdad (a veces incómoda) es que, para que cualquier proceso sea efectivo, debe construirlo en torno a su flujo de trabajo real, no a su flujo de trabajo ideal. Entonces, si eso implica muchas solicitudes de última hora o ad-hoc, debe encontrar una manera de incorporarlas, en lugar de fingir que no existen y dejar de lado y luchar para cumplir. Interrogue el problema preguntando cinco por qué hasta llegar al meollo del asunto. En el ejemplo de solicitudes ad-hoc que consumen su tiempo, es posible que descubra que esto se debe a que no tiene un proceso oficial de solicitud de tareas. O tal vez la falta de visibilidad sobre las cargas de trabajo de otras personas significa que creen que estás más disponible que tú. Tal vez incluso les falte una definición sobre su función y lo que abarca. Sea lo que sea, si su proceso lo está decepcionando, no es suficiente aplicar una nueva capa de pintura y esperar lo mejor. Necesitas arreglar los cimientos.

Y finalmente…

¡No te separes!

Es inevitable: siempre suceden cosas malas tan pronto como nuestro grupo de valientes héroes se separan. Eres más fuerte como equipo. Esos monstruos de gestión de proyectos también se habrían salido con la suya, si no fuera por ustedes, niños entrometidos. ¿Alguna vez te has enfrentado a un monstruo de gestión de proyectos? ¿Cómo manejas los proyectos aterradores? Háganos saber en los comentarios (pero no nos asustes, somos sensibles).