Esta publicación cubre todo lo que necesita saber sobre la administración de sus usuarios en Proyectos de trabajo en equipo y cómo puede optimizar su configuración para el éxito.


Sabemos que los equipos, departamentos y organizaciones son complejos. No hay dos iguales. Y cada empresa tiene diferentes requisitos en lo que respecta a la gestión de personas y su acceso a la información. Nuestro objetivo con Teamwork Projects es siempre permitir que nuestros clientes tengan un control total sobre la forma en que administra el trabajo y ayudarlo a personalizarlo según sus propias necesidades. Esto incluye cómo administra a los usuarios. Es por eso que diseñamos Proyectos de trabajo en equipo para tener una jerarquía de usuarios, es decir, algunas capas diferentes que sustentan la forma en que trabajan los usuarios, para ayudarlo a garantizar que todos los miembros de su equipo puedan tener el nivel de participación y aportes adecuados para ellos. Así es como se ve esa jerarquía de usuarios:

undefined

En esta publicación, lo guiaremos a través de cada elemento de este diagrama, lo que significa y cómo usarlo.

Compañías

Empecemos por el principio. Hay dos tipos de empresas en Proyectos de Trabajo en Equipo: la empresa propietaria y las empresas externas. La empresa propietaria se crea cuando configura inicialmente su sitio de Teamwork. Piense en esto como el "hogar" de su equipo. Las empresas externas se crean además de la empresa propietaria y se pueden agregar en cualquier momento. La creación de una empresa externa le permite agrupar a los usuarios según su empresa; proyectos asociados a empresas; asignar permisos predeterminados a todas las empresas; y establecer la privacidad de forma masiva en un elemento según la empresa. Los administradores del sitio en la empresa propietaria son, al menos dentro del ámbito de los proyectos de trabajo en equipo, omniscientes. Es decir, tienen acceso a todo: todos los proyectos, todas las áreas, todos los elementos privados, todo. Están diseñados para usarse de forma selectiva. Los administradores de empresas externas, por otro lado, solo tendrán acceso a los proyectos a los que hayan sido agregados por los administradores del sitio de la empresa propietaria. Los usuarios estándar tanto de la empresa propietaria como de las empresas externas solo verán los proyectos a los que están asignados y estarán más limitados por los permisos de nivel de proyecto que los administradores del sitio apliquen a su cuenta individual. Más información sobre empresas aquí, o vea cómo agregar o editar una empresa leyendo este documento de ayuda.

Tipos de usuario

Dentro de los proyectos de trabajo en equipo, hay dos tipos de licencias de usuario: usuarios estándar y colaboradores. Usuarios estándar se pueden otorgar permisos completos hasta el nivel de administrador. Cada usuario estándar se cuenta en su factura recurrente. Colaboradores tienen permisos y visibilidad limitados, pero pueden realizar acciones básicas. Este tipo de usuario es completamente gratuito y le permite atraer clientes fácilmente a sus proyectos sin incurrir en costos adicionales. Para obtener una comparación más detallada de los diferentes permisos y capacidades de acceso para usuarios estándar y colaboradores, consulte este documento de ayuda. En su sitio, puede saber fácilmente quién es un usuario y quién es un colaborador a partir del color del icono junto a su nombre (verde para usuarios estándar y morado para colaboradores). También puede colocar el cursor sobre este icono para ver el tipo de usuario.

undefined

¿Cómo debo utilizar diferentes tipos de usuarios?

Para los miembros de su propio equipo y cualquier otra persona que necesite usar Proyectos de trabajo en equipo todos los días para crear y administrar su trabajo, por ejemplo, creando o actualizando tareas y listas de tareas, debe agregarlos como usuarios estándar. Algunos ejemplos de personas que recomendaríamos agregar como usuarios estándar:

  • Su equipo o departamento inmediato

  • Personas de otros departamentos de la empresa que pueden ser partes interesadas en su proyecto

  • Gerentes o ejecutivos con gran interés en los informes del proyecto.

Si necesita darle a alguien visibilidad del proyecto o trabajo, pero no necesariamente realizar ninguna acción al respecto, puede agregarlo como colaborador. Por ejemplo, muchos de nuestros clientes establecerán clientes como colaboradores para que puedan interactuar de inmediato con su plan de proyecto sin tener acceso a lo que sucede detrás de escena. También puede asignar tareas para que las completen los colaboradores, lo cual es útil cuando necesita que un cliente apruebe o revise un trabajo. A continuación, se muestran algunos ejemplos del tipo de personas que podría querer agregar como colaboradores:

  • Clientela

  • Proveedores externos

  • Contratistas o autónomos

Si, en el futuro, se da cuenta de que un colaborador necesita más permisos de los que tiene actualmente, puede actualizarlos fácilmente a un usuario estándar.

¿Cómo gestiono quién puede acceder a qué?

Personalizar los permisos para los usuarios en Proyectos de trabajo en equipo es simple, ya sea que esté trabajando con usuarios estándar o colaboradores. Puede establecer estos permisos cuando esté agregando un usuario en primer lugar, o puede editarlos en una fecha posterior desde el Personas sección de su sitio seleccionando el ícono de lápiz en el extremo derecho del nombre de un usuario.

undefined

También puede personalizar los permisos de usuario a nivel de proyecto, según las características del proyecto o la información a la que desee que puedan acceder.

undefined

Si bien los colaboradores tendrán opciones restringidas para elegir, aún puede ajustar los permisos que tienen; solo tenga en cuenta que ciertas opciones no estarán disponibles y aparecerán tachadas. En la segunda parte de esta publicación, analizaremos en profundidad a los colaboradores y explicaremos cómo son una parte fundamental del trabajo con proyectos de trabajo en equipo. Mientras tanto, deje cualquier pregunta en los comentarios a continuación o hable con su Gerente de Éxito del Cliente para obtener más información.