Ahora que tienes el conceptos básicos de la gestión de usuarios hacia abajo, centremos la atención en los colaboradores: lo que pueden y no pueden hacer en los proyectos de trabajo en equipo y la mejor manera de usarlos.


Como recordarás de parte 1, Los colaboradores son uno de los dos tipos de licencia en Proyectos de trabajo en equipo. Sin embargo, los colaboradores no ocupan un puesto de usuario dentro de su suscripción a Teamwork Projects, es decir, son un usuario gratuito. El tipo de licencia Colaborador fue diseñado para clientes, socios y otras personas fuera de su organización que requieren visibilidad del proyecto o son responsables de un alcance de trabajo limitado. Introdujimos el tipo de licencia de Colaborador porque sabemos que la naturaleza de trabajar en proyectos requiere que diferentes partes interesadas tengan acceso y visibilidad sobre el proyecto en diferentes momentos. Si bien es posible que necesite que tomen ciertas acciones para hacer avanzar el trabajo, puede no necesita necesariamente que sea un usuario de tiempo completo, porque a) no es un miembro de su equipo, ob) su entrada solo se requiere esporádicamente. De esta manera, Collaborators le permite dar visibilidad inmediata a las partes interesadas sin revelar el funcionamiento interno del proyecto. Esto reduce una gran cantidad de informes manuales a los clientes (una tarea que le tomó a Strencom más de 34 horas a week). Además, el nivel adicional de transparencia también fomenta mejores relaciones de trabajo con las partes interesadas.

Entonces, ¿qué pueden hacer los colaboradores?

Por todas las razones que acabamos de describir, los colaboradores tienen permisos restringidos. Es más fácil recordar lo que pueden hacer en los proyectos de trabajo en equipo que lo que no pueden hacer. Como ocurre con todo en Teamwork Projects, lo hemos hecho completamente personalizable, por lo que aún puede editar los permisos de cualquier colaborador individual. También puede configurar permisos predeterminados para colaboradores en la configuración general de su sitio. Sin embargo, es importante tener en cuenta que esto solo se aplica a los permisos a nivel de proyecto. Los colaboradores pueden realizar acciones básicas como:

  • Convertirse en administrador del sitio o del proyecto

  • Agregar nuevos proyectos

  • Administrar plantillas de tareas

  • Gestionar personas y empresas

  • Ver o administrar la cartera

  • Sea un observador en los proyectos

A nivel de sitio, solo pueden ver las pestañas Inicio y Proyectos, por lo que un colaborador no puede realizar ninguna de las siguientes acciones:

  • Cree nuevas tareas, listas de tareas, hitos o enlaces

  • Actualizar hitos, listas de tareas, tareas, cuadernos, enlaces

  • Tiempo de registro

  • Ver el calendario

  • Establecer estados

  • Facturación de acceso

Los colaboradores no pueden:

  • Completar tareas e hitos asignados a ellos

  • Ver archivos

  • Editando archivos que cargan

  • Agregar y responder mensajes

  • Agregar comentarios

  • Configurar la privacidad en los elementos del proyecto

¿Debo convertir a alguien en colaborador o usuario?

Las licencias de usuario regulares son excelentes para las personas dentro de su organización o equipo, mientras que las licencias de colaborador suelen ser las mejores para personas fuera de su organización. Si la persona realiza alguna de las siguientes acciones, es mejor convertirla en un usuario habitual:

  • Es el dueño de un proyecto

  • Crea o asigna trabajo (es decir, necesitará crear tareas)

  • Agrega contexto al trabajo (es decir, necesita editar descripciones de tareas)

  • Necesita registrar el tiempo

  • Ejecuta informes o necesita ver información granular

Las licencias de colaborador son más adecuadas para:

  • Múltiples contratistas o autónomos que trabajan en diferentes proyectos en diferentes momentos.

  • Usuarios que no necesitan crear trabajo, pero que trabajan contigo

  • Alguien que solo necesita aprobar el trabajo o dejar comentarios ocasionalmente

  • Alguien que solo necesita leer información instructiva (es decir, ver un archivo o mensaje)

Háganos saber cómo su equipo usa a los colaboradores en los comentarios a continuación. ¿Alguna pregunta? Ponerse en contacto o comuníquese con su Gerente de Éxito del Cliente.