Si no realiza un seguimiento del tiempo en sus proyectos, se está perdiendo una de las herramientas más útiles en la gestión empresarial. A continuación, se explica cómo utilizar las herramientas de seguimiento del tiempo en Proyectos de trabajo en equipo para mejorar la gestión del tiempo y reducir la fricción en los flujos de trabajo. Para muchos equipos, seguimiento del tiempo es una parte esencial de la rutina diaria. Las estimaciones de tiempo son tan importantes como la descripción o la fecha de vencimiento de una tarea, y ninguna tarea comienza hasta que presiona reproducir en el temporizador, pero ¿por qué? Si aún no está rastreando el tiempo en sus proyectos, está perdiendo muchas oportunidades para mejorar la administración del tiempo y aumentar las ganancias. Hay muchos beneficios comprobados de documentar y medir las horas trabajadas. Así que echemos un vistazo a por qué el seguimiento del tiempo y la aplicación de temporizador de escritorio en Teamwork Projects son algunas de las funciones más populares entre nuestros clientes.

Todo lo que se puede medir se puede mejorar

El seguimiento del tiempo dedicado a las tareas no se trata de supervisar cada minuto de su día, se trata de realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica a trabajar en áreas específicas. Aprender cómo gasta su tiempo es una verdadera revelación, ya que genera una mina de oro de datos que ayuda a aumentar la productividad de su equipo. Una vez que se ha registrado el tiempo, puede ver exactamente qué tareas y clientes requieren la mayor cantidad de recursos o ofrecen el mejor ROI. Si aún no lo ha probado, comencemos a descubrir cómo puede identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo, mantener a su equipo enfocado y aumentar instantáneamente sus resultados.

Comience a rastrear el tiempo en las tareas

Para comenzar a registrar su tiempo, coloque el cursor sobre el ícono 🕘 en su tarea y presione Iniciar temporizador. Esto activa el temporizador en la esquina inferior izquierda de la pantalla. ¿Necesitas tomar un descanso? Simplemente presione el botón de pausa y reanude el temporizador cuando esté listo para volver a sumergirse en la tarea. ¿Terminó el día pero no terminó la tarea? Golpear Pausa y Iniciar sesión para marcar su tiempo contra la tarea, marque la casilla facturable o agregue una descripción rápida si es necesario, y presione Guardar registro de tiempo. Para registrar el tiempo manualmente, seleccione Registrar más tiempo desde el icono del reloj. Haga clic en la tarea para obtener una descripción general del tiempo que inició sesión.

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“Si no puede medir su rendimiento, no puede mejorar. Teamwork Projects nos ha brindado las herramientas para analizar e innovar de formas que no podíamos ver antes ". Traffic Jam Media en seguimiento del tiempo

Utilice datos reales para obtener mejores estimaciones de tiempo

Todos nos hemos visto obligados a entrar en una situación en la que el plazo era demasiado ajustado y todos tenían que dedicar horas extra para que el proyecto se cumpliera. Esto sucede con demasiada frecuencia porque la gente subestima la cantidad de tiempo que tomará completar un proyecto. Estos agotadores maratones de trabajo disminuirán drásticamente cuando pueda generar estimaciones informadas utilizando los datos que su equipo tiene a mano. Con un conjunto preciso de estimaciones de tiempo de proyectos similares, puede presupuestar el tiempo con seguridad y precisión para proyectos futuros.

Tiempo estimado en una tarea

Cree una tarea, haga clic en el icono 🕘 y agregue su presupuesto. Si su tarea ya está creada, desplácese hacia el lado derecho de la tarea y haga clic en el ícono ➕. Haga clic para agregar su tiempo estimado.

Registrar tiempo en la tarea

Una vez que haya completado la tarea y haya registrado el tiempo, seleccione Hora en el menú superior del proyecto para ver una descripción general del tiempo registrado. En la sección de tiempo, puede ver la descripción general de todo el tiempo registrado en un proyecto. Ordene por quién registró la hora, la fecha, la tarea o la lista de tareas.

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Usando filtros puedes ordenar la información según tus preferencias: por fecha, persona, etiquetas, trabajo facturable y no facturable, agregado a una factura o no. También tiene la opción de personalizar el informe quitando y agregando columnas. Guarde sus preferencias como un filtro personalizado para que pueda tener la vista que necesita en un instante.

“Con Teamwork Projects, Traffic Jam Media ahora tiene un mejor manejo de las estimaciones de sus proyectos y el proceso de presupuestación, todo gracias a las herramientas precisas de seguimiento del tiempo. En las primeras etapas con un cliente, tienen la confianza de saber que sus pronósticos de costos son precisos en función del análisis de proyectos anteriores ". Traffic Jam Media en seguimiento del tiempo

Libere los cuellos de botella para evitar la pérdida de beneficios

Las estimaciones más precisas le ayudan a identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo. Si ha estimado que una tarea tardará 5 horas en completarse y, 2 días después, aún no ha terminado, es evidente que hay un problema que debe resolverse. Genere informes sobre registros de tiempo para identificar exactamente dónde se están ejecutando los proyectos. Ser capaz de identificar cualquier obstáculo al principio de un proyecto evitará cualquier pérdida adicional de ganancias o tiempo.

Generar informe de tiempo en un proyecto

En su proyecto, vaya a la Hora pestaña para obtener una descripción general de todo el tiempo registrado en un proyecto específico. En el panel de la izquierda, verá un desglose completo de todo el tiempo en el proyecto, incluido el estimado, facturable, no facturable y general. De un vistazo, puede ver si el proyecto se está ejecutando por encima o por debajo del tiempo estimado. Utilice filtros para obtener un desglose más detallado del tiempo y las estimaciones.

“Sabíamos que necesitábamos informes de tiempo por tarea y por proyecto cuando descubrimos que uno de los miembros de nuestro equipo pasó cinco días en un proyecto que debería haber tomado cuatro horas ". Traffic Jam Media en seguimiento del tiempo

La facturación precisa significa mayores ganancias

Para las agencias, el seguimiento del tiempo es una de las actividades más importantes que puede realizar el equipo. Si no factura el tiempo registrado, está perdiendo dinero. Para que las agencias sean rentables, el 60% de su tiempo debe ser facturable. Eso deja unas veinte horas a la semana para que los empleados realicen tareas importantes que no generan ingresos, como hacer llamadas telefónicas, revisar correos electrónicos o asistir a reuniones. La realidad es que la mayoría de las agencias luchan por lograr que su índice de facturación supere el 40% porque su tiempo se ve erosionado con frecuencia por trabajos ad hoc "esto solo tomará un minuto" para los clientes. Hacer un seguimiento del tiempo con precisión ayuda a que todos comprendan a dónde va todo el tiempo para que tengan un mejor control de sus días. A medida que su equipo se vuelve más inteligente en cuanto a la utilización del tiempo, los clientes notarán que los resultados se entregan a tiempo y dentro del presupuesto, mientras que su equipo estará feliz porque no están perdiendo los ingresos que tanto les ha costado ganar.

Agregar tiempo a una factura

Ahora que ha realizado un seguimiento de su tiempo, es hora de que le paguen. Selecciona el Facturación pestaña en su proyecto. Seleccione Agregar factura. Cualquier tiempo registrado en un proyecto estará disponible en la sección no facturado. Simplemente arrastre su entrada de tiempo y suéltelo en su factura abierta para agregar su tiempo facturable. Haga clic en su factura y seleccione exportar a una de nuestras integraciones o formato PDF, HTML o Excel.

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Asegúrese de que su equipo no esté cubierto de nieve

Para muchos equipos, trabajar en varios proyectos es la norma. Cuando todos los miembros de un equipo trabajan en muchos proyectos diferentes, puede resultar muy difícil ver si alguien tiene exceso de trabajo o no tiene lo suficiente para hacer. Para algunos miembros del equipo, el trabajo puede acumularse y es posible que otros solo tengan unas pocas tareas pequeñas en cada proyecto. Ahí es donde entra el informe de carga de trabajo. Carga de trabajo le permite comparar los totales del tiempo estimado con el tiempo registrado en todas las tareas asignadas a una persona en todos los proyectos. Esta instantánea de las asignaciones en cada proyecto le muestra exactamente cómo se distribuyen las responsabilidades.

Vea la carga de trabajo de su equipo en todos los proyectos y empresas

Seleccione Todo en el menú superior y seleccione el Carga de trabajo lengüeta. Ordene la carga de trabajo de todo el sitio por Usuario, Empresa o Proyecto. Profundice utilizando los filtros. Por ejemplo, puede filtrar por un usuario específico en un período de tiempo específico, buscar por palabra clave y luego guardar el filtro para compartirlo con su equipo. Todos los datos que recopile se pueden convertir en un PDF para un informe futuro.

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“Las herramientas de seguimiento del tiempo definitivamente han refinado nuestra comprensión de los compromisos de tiempo internos y cómo podemos responder de manera efectiva a ellos. Antes del trabajo en equipo, el trabajo importante simplemente caía entre las grietas y no podíamos entender por qué no se estaba haciendo ". Traffic Jam Media on time tracking

Trabaje de forma más inteligente, aumente la productividad y la rentabilidad

El seguimiento del tiempo se hace mucho más fácil con nuestra aplicación de temporizador de escritorio. Esta aplicación será su herramienta de referencia para rastrear cualquier tarea, desde un elemento específico en Proyectos de trabajo en equipo (que se pueden sincronizar automáticamente) o responder correos electrónicos. Manténgalo abierto en su escritorio para una forma rápida y accesible de realizar un seguimiento de sus tareas.

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Consejo profesional

Cree tareas recurrentes para las tareas administrativas diarias, como revisar correos electrónicos, mensajes instantáneos, llamadas de clientes o reuniones, y comience a cronometrar estas tareas. Se sorprenderá de la cantidad de tiempo que consumen estos trabajos aparentemente rápidos. Al asignar y hacer un seguimiento del tiempo para estas tareas, las resolverá rápidamente y podrá concentrarse en el panorama general.

“Teamwork.com sin duda nos ha ayudado a aumentar los ingresos ahorrando tiempo. Perder 10 minutos buscando un correo electrónico puede no parecer mucho, pero cuando le sucede a cada persona varias veces al día durante 20 días al mes, es una gran pérdida. Con Teamwork Projects, nuestro tiempo ya no se evapora con pequeñas distracciones como esa. Sabemos exactamente lo que estamos facturando ". Beanstalk Internet Marketing seguimiento del tiempo

Los beneficios de realizar un seguimiento del tiempo en los proyectos de trabajo en equipo son enormes, desde un equipo más centrado hasta una mayor rentabilidad. Si no sabe adónde va su tiempo cada día, nunca sabrá qué debe ajustarse para que pueda ser más productivo. Experimente con el seguimiento del tiempo durante un día laborable utilizando nuestro aplicación de temporizador gratuita o las funciones de seguimiento de tareas en la aplicación descritas anteriormente. Se sorprenderá de la cantidad de tiempo que puede recuperar simplemente al ser más consciente de cómo se usa cada día.